Các trường hợp doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ thông báo trong quá trình hoạt động

Nghĩa vụ thông báo trong quá trình hoạt động là một nghĩa vụ quan trọng, tồn tại xuyên suốt giai đoạn hình thành, tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Với những quy định pháp luật quy định về nghĩa vụ này, Luật Long Phan PMT sẽ cung cấp đến khách hàng các thông tin hữu ích để tìm hiểu các trường hợp tiêu biểu doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ thông báo trong quá trình hoạt động.

Các trường hợp doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ thông báo trong quá trình hoạt động

Nghĩa vụ thông báo của doanh nghiệp trong quá trình hoạt động

Thông báo nội dung đăng ký doanh nghiệp

Pháp luật doanh nghiệp đã quy định những thông tin trong nội dung đăng ký mà doanh nghiệp phải thông báo công khai một cách rộng rãi, hiểu rộng hơn là công bố những nội dung này đến công chúng trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Theo quy định tại Điều 32 Luật Doanh nghiệp 2020 thì nội dung công bố bao gồm các nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và các thông tin sau đây:

• Ngành, nghề kinh doanh;
• Danh sách cổ đông sáng lập; danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài đối với công ty cổ phần (nếu có).

Thời hạn thông báo công khai thông tin về doanh nghiệp là 30 ngày kể từ ngày được công khai.

Thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh

Theo Điều 31 Luật Doanh nghiệp 2020 thì trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi doanh nghiệp phải thông báo ngay với Cơ quan đăng ký kinh doanh khi thay đổi một trong những nội dung sau đây:

• Ngành, nghề kinh doanh;
• Cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài đối với công ty cổ phần, trừ trường hợp đối với công ty niêm yết;
• Nội dung khác trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.

Đặc biệt, đối với loại hình công ty cổ phần, có thay đổi đối với cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài được đăng ký trong sổ đăng ký cổ đông của công ty. Thông báo phải bao gồm các nội dung sau đây trong thời hạn quy định như trên:

• Tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính;
• Đối với cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài chuyển nhượng cổ phần: tên, địa chỉ trụ sở chính của cổ đông là tổ chức; họ, tên, quốc tịch, địa chỉ liên lạc của cổ đông là cá nhân; số cổ phần, loại cổ phần và tỷ lệ sở hữu cổ phần hiện có của họ trong công ty; số cổ phần và loại cổ phần chuyển nhượng;
• Đối với cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài nhận chuyển nhượng cổ phần: tên, địa chỉ trụ sở chính của cổ đông là tổ chức; họ, tên, quốc tịch, địa chỉ liên lạc của cổ đông là cá nhân; số cổ phần và loại cổ phần nhận chuyển nhượng; số cổ phần, loại cổ phần và tỷ lệ sở hữu cổ phần tương ứng của họ trong công ty;
• Họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của công ty.

Trường hợp việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp theo quyết định của Tòa án hoặc Trọng tài thì doanh nghiệp đề nghị đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp gửi thông báo thay đổi nội dung đăng ký đến Cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày bản án, quyết định của Tòa án hoặc phán quyết của Trọng tài. Kèm theo thông báo phải gồm bản sao bản án, quyết định của Tòa án có hiệu lực pháp luật hoặc phán quyết của Trọng tài có hiệu lực.

Trong mọi trường hợp thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, những thay đổi tương ứng phải được thông báo công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Thời hạn thông báo công khai thông tin về doanh nghiệp là 30 ngày kể từ ngày được công khai.

>>>Xem thêm: Mẫu thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh chi nhánh, văn phòng đại diện 

Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

Thông báo thông tin định kỳ, thông tin bất thường

Việc thông báo công khai thông tin định kỳ và thông tin bất thường là một trong những nghĩa vụ cần thiết để cung cấp những thông tin cần thiết liên quan đến doanh nghiệp cho công chúng cũng như các cơ quan quản lý nắm bắt. Theo đó, doanh nghiệp phải công bố thông tin định kỳ theo quy định tại Điều 109 Luật Doanh nghiệp 2020 và công bố thông tin bất thường theo quy định tại Điều 110 Luật Doanh nghiệp 2020.

Công bố thông tin định kỳ

Công ty phải công bố định kỳ trên trang thông tin điện tử của công ty và của cơ quan đại diện chủ sở hữu những thông tin sau đây:

• Thông tin cơ bản về công ty và Điều lệ công ty;
• Mục tiêu tổng quát; mục tiêu, chỉ tiêu cụ thể của kế hoạch kinh doanh hằng năm;
• Báo cáo và tóm tắt báo cáo tài chính hằng năm đã được kiểm toán bởi tổ chức kiểm toán độc lập trong thời hạn 150 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính; bao gồm cả báo cáo tài chính của công ty mẹ và báo cáo tài chính hợp nhất (nếu có);
• Báo cáo và tóm tắt báo cáo tài chính giữa năm đã được kiểm toán bởi tổ chức kiểm toán độc lập; thời hạn công bố phải trước ngày 31 tháng 7 hằng năm; bao gồm cả báo cáo tài chính của công ty mẹ và báo cáo tài chính hợp nhất (nếu có);
• Báo cáo đánh giá về kết quả thực hiện kế hoạch sản xuất, kinh doanh hằng năm;
• Báo cáo kết quả thực hiện các nhiệm vụ công ích được giao theo kế hoạch hoặc đấu thầu (nếu có) và trách nhiệm xã hội khác;
• Báo cáo về thực trạng quản trị, cơ cấu tổ chức công ty được quy định tại khoản 2 Điều 109 Luật Doanh nghiệp 2020.

Công bố thông thông tin bất thường

Công ty phải thông báo bằng việc công bố trên trang thông tin điện tử, ấn phẩm (nếu có) và niêm yết công khai tại trụ sở chính, địa điểm kinh doanh của công ty về các thông tin bất thường trong thời hạn 36 giờ kể từ khi xảy ra một trong các sự kiện sau đây:

• Tài khoản của công ty bị phong tỏa hoặc được phép hoạt động trở lại sau khi bị phong tỏa;
• Tạm ngừng một phần hoặc toàn bộ hoạt động kinh doanh; bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy phép thành lập, giấy phép thành lập và hoạt động, giấy phép hoạt động hoặc giấy phép khác liên quan đến hoạt động của công ty;
• Sửa đổi, bổ sung nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy phép thành lập, giấy phép thành lập và hoạt động, giấy phép hoạt động hoặc giấy phép khác liên quan đến hoạt động của công ty;
• Thay đổi thành viên Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Giám đốc, Phó giám đốc hoặc Tổng giám đốc, Phó Tổng giám đốc, Kế toán trưởng, Trưởng phòng tài chính kế toán, Trưởng Ban kiểm soát hoặc Kiểm soát viên;
• Có quyết định kỷ luật, khởi tố, có bản án, quyết định của Tòa án đối với người quản lý doanh nghiệp;
• Có kết luận của cơ quan thanh tra hoặc của cơ quan quản lý thuế về việc vi phạm pháp luật của doanh nghiệp;
• Có quyết định thay đổi tổ chức kiểm toán độc lập hoặc bị từ chối kiểm toán báo cáo tài chính;
• Có quyết định thành lập, giải thể, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi công ty con, chi nhánh, văn phòng đại diện; quyết định đầu tư, giảm vốn hoặc thoái vốn đầu tư tại các công ty khác.

Thông báo tạm ngưng kinh doanh, tiếp tục kinh doanh

Thông báo tạm ngừng kinh doanh, tiếp tục kinh doanh được quy định tại khoản 1 Điều 206 Luật Doanh nghiệp 2020. Theo đó, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản cho Cơ quan đăng ký kinh doanh chậm nhất là 03 ngày làm việc trước ngày tạm ngừng kinh doanh hoặc tiếp tục kinh doanh trước thời hạn đã thông báo. Cụ thể:

• Trường hợp doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh tạm ngừng kinh doanh hoặc tiếp tục kinh doanh trước thời hạn đã thông báo, doanh nghiệp gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh đặt trụ sở chậm nhất 03 ngày làm việc trước ngày tạm ngừng kinh doanh hoặc tiếp tục kinh doanh trước thời hạn đã thông báo.
• Trường hợp doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh có nhu cầu tiếp tục tạm ngừng kinh doanh sau khi hết thời hạn đã thông báo thì phải thông báo cho Phòng Đăng ký kinh doanh chậm nhất 03 ngày làm việc trước ngày tiếp tục tạm ngừng kinh doanh. Thời hạn tạm ngừng kinh doanh của mỗi lần thông báo không được quá một năm (Điều 66 Nghị định 01/2021/NĐ-CP).

Thông báo về việc tổ chức lại doanh nghiệp

Hoạt động tổ chức lại doanh nghiệp thường diễn ra dưới nhiều hình thức, đối với từng hình thức, doanh nghiệp hoạt động trong một số loại hình nhất định sẽ phải thực hiện nghĩa vụ thông báo về việc tổ chức lại doanh nghiệp như là một thủ tục bắt buộc:

• Đối với trường hợp chia công ty: Nghị quyết, quyết định chia công ty sau khi được Hội đồng thành viên, chủ sở hữu công ty hoặc Đại hội đồng cổ đông của công ty bị chia thông qua phải được gửi đến tất cả chủ nợ và thông báo cho người lao động biết trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày ra quyết định hoặc thông qua nghị quyết;
• Đối với trường hợp tách công ty: Nghị quyết, quyết định tách công ty sau khi được Hội đồng thành viên, chủ sở hữu công ty hoặc Đại hội đồng cổ đông của công ty bị tách thông qua  phải được gửi đến tất cả chủ nợ và thông báo cho người lao động biết trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày ra quyết định hoặc thông qua nghị quyết;
• Đối với trường hợp hợp nhất công ty: Hợp đồng hợp nhất sau khi được các thành viên, chủ sở hữu công ty hoặc cổ đông của công ty bị hợp nhất thông qua phải được gửi đến các chủ nợ và thông báo cho người lao động biết trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày thông qua;
• Đối với trường hợp sáp nhập công ty: Hợp đồng sáp nhập sau khi được các thành viên, chủ sở hữu công ty hoặc cổ đông của công ty bị sáp nhập thông qua phải được gửi đến tất cả chủ nợ và thông báo cho người lao động biết trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày thông qua.

Thông báo tạm ngừng hoạt động của dự án đầu tư

Theo quy định tại Điều 47 Luật đầu tư 2020 thì với vai trò là nhà đầu từ, doanh nghiệp khi ngừng hoạt động của dự án đầu tư phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan đăng ký đầu tư. Việc thông báo này phải được thực hiện trước khi tạm ngưng hoạt động của dự án đầu tư.

Đây là trường hợp doanh nghiệp tự quyết định ngừng hoạt động của dự án đầu tư. Vì vậy, theo điểm a khoản 3 Điều 56 Nghị định 31/2021/NĐ-CP thì doanh nghiệp phải thông báo cho Cơ quan đăng ký đầu tư trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày quyết định.

Thông báo phát hành hóa đơn giá trị gia tăng

Theo quy định tại khoản 3 Điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC (sửa đổi Thông tư 39/2014/TT-BTC & Thông tư 26/2015/TT-BTC) thì doanh nghiệp phải tiến hành thông báo phát hành hóa đơn giá trị gia tăng như sau:

• Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất 02 ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn. Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn;
• Tổ chức kinh doanh khi gửi thông báo phát hành từ lần thứ hai trở đi, nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn phát hành thì không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu;
• Trường hợp tổ chức có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn của tổ chức nhưng khai thuế giá trị gia tăng riêng thì từng đơn vị trực thuộc, chi nhánh phải gửi Thông báo phát hành cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp;
• Trường hợp tổ chức có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn của tổ chức nhưng tổ chức thực hiện khai thuế giá trị gia tăng cho đơn vị trực thuộc, chi nhánh thì đơn vị trực thuộc, chi nhánh không phải Thông báo phát hành hóa đơn;
• Trường hợp cơ quan thuế phải có văn bản thông báo cho tổ chức biết về việc phát hiện thông báo phát hành không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định. Tổ chức có trách nhiệm điều chỉnh để thông báo phát hành mới.

Doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ, kịp thời nghĩa vụ thông báo của mình

Nghĩa vụ thông báo dù không được quy định cụ thể tại Điều 8 Luật Doanh nghiệp 2020 về Nghĩa vụ của doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động doanh nghiệp, nghĩa vụ thông báo luôn được đặt ra và được lồng ghép như một thủ tục và buộc doanh nghiệp phải nghiêm túc thực hiện đúng, đủ và kịp thời.

Song song với nghĩa vụ chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của thông tin kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và các báo cáo, nghĩa vụ thông báo của doanh nghiệp đảm bảo sự minh bạch trong hoạt động của doanh nghiệp, đồng thời góp phần nâng cao hiệu quả, củng cố chức năng quản lý của nhà nước đối với các doanh nghiệp.

Nghĩa vụ thông báo phải thực hiện đầy đủ, kịp thời

Dịch vụ luật sư hỗ trợ hỗ trợ pháp lý cho doanh nghiệp

Tư vấn, lên phương án thực hiện các thay đổi nội dung đăng ký.

Soạn thảo, chuẩn bị hồ sơ, tài liệu thực hiện nội dung đăng ký thay đổi.

Thay mặt doanh nghiệp thực hiện thủ tục thay đổi và thông báo.

>>>Xem thêm: Dịch vụ Luật sư thực hiện thủ tục chuyển đổi loại hình doanh nghiệp theo thủ tục mới nhất

Hỗ trợ gửi tài liệu, đặt lịch gặp luật sư trao đổi thông qua tổng đài 1900.63.63.87, Luật sư của Long Phan PMT TƯ VẤN LUẬT DOANH NGHIỆP hy vọng có thể giúp đỡ được nhiều người với nhiều nhu cầu dịch vụ pháp lý khác nhau. Hotline 1900.63.63.87 luôn sẵn sàng lắng nghe những thắc mắc từ quý khách hàng mọi lúc, mọi nơi, kết nối bạn đến với những tư vấn từ những luật sư giỏi về chuyên môn, nhiệt tình trong công việc.