Hướng dẫn đàm phán hợp đồng thuê mặt bằng bán lẻ dài hạn

Đàm phán hợp đồng thuê mặt bằng bán lẻ dài hạn sai ngay từ giai đoạn đặt cọc có thể khiến bên thuê mất điểm bán, mất chi phí fit-out và khó yêu cầu bồi thường khi bị đơn phương chấm dứt. Về bản chất, đây là quan hệ hợp đồng dân sự đồng thời có thể là hợp đồng thuê tài sản hoặc hợp đồng kinh doanh bất động sản, nên cần chốt trước tư cách của bên cho thuê, điều kiện pháp lý của mặt bằng, cơ chế sử dụng ổn định, quyền cải tạo và điều khoản phạt, bồi thường. Doanh nghiệp kinh doanh bất động sản còn bắt buộc sử dụng và công khai hợp đồng mẫu, vì vậy việc đàm phán phải được kiểm soát chặt chẽ ngay từ đầu cùng Luật Long Phan PMT.

Thẩm định pháp lý trước khi đàm phán ký kết hợp đồng thuê công trình xây dựng thương mại

Nhiều doanh nghiệp F&B, chuỗi cửa hàng tiện lợi hoặc showroom chốt cọc rất nhanh để giữ vị trí đẹp, nhưng lại bỏ qua bước kiểm tra tư cách của bên cho thuê và tình trạng pháp lý của mặt bằng. Đây là sai sót dễ dẫn đến rủi ro ký hợp đồng với người không có quyền cho thuê, mặt bằng đang bị thế chấp, hoặc công trình chưa đủ điều kiện khai thác. Với hợp đồng thuê công trình xây dựng thương mại, bước thẩm định phải được thực hiện trước khi bàn đến giá thuê, thời gian fit-out hay quyền gia hạn. Chỉ khi hồ sơ chủ thể và hồ sơ mặt bằng rõ ràng, việc đàm phán mới thực sự đặt bên thuê vào thế chủ động.

Điều kiện của chủ thể cho thuê và năng lực giao dịch

Bên thuê cần xác định ngay từ đầu bên cho thuê có đúng là chủ sở hữu tài sản, chủ đầu tư hoặc chủ thể có quyền định đoạt hợp pháp đối với công trình hay không. Nếu bỏ qua bước này, mọi thỏa thuận về cọc, sửa chữa, độc quyền ngành hàng hoặc bàn giao mặt bằng đều có thể phát sinh tranh chấp về hiệu lực và khả năng thực hiện. Theo Khoản 1 Điều 9 Luật Kinh doanh bất động sản số 29/2023/QH15, tổ chức, cá nhân kinh doanh bất động sản phải thành lập doanh nghiệp. Trường hợp ngoại lệ, cá nhân kinh doanh bất động sản quy mô nhỏ không phải thành lập doanh nghiệp nhưng vẫn phải kê khai, nộp thuế theo Khoản 3 Điều 9 Luật Kinh doanh bất động sản số 29/2023/QH15.

Trước khi đàm phán, bên thuê nên yêu cầu đối tác xuất trình tối thiểu các căn cứ sau để xác minh năng lực giao dịch:

• Giấy tờ chứng minh tư cách pháp lý của bên cho thuê, gồm đăng ký doanh nghiệp, giấy tờ nhân thân hoặc văn bản ủy quyền hợp lệ nếu người ký không phải đại diện trực tiếp.
• Tài liệu chứng minh quyền cho thuê như giấy chứng nhận, hồ sơ sở hữu công trình hoặc văn bản thể hiện quyền khai thác hợp pháp đối với mặt bằng.
• Thông tin về mô hình kinh doanh bất động sản để xác định có thuộc trường hợp phải áp dụng điều kiện kinh doanh và hợp đồng mẫu hay không.
• Tình trạng pháp lý của giao dịch cho thuê để loại trừ trường hợp ký với cá nhân, pháp nhân không có quyền định đoạt hoặc vượt quá phạm vi ủy quyền.
• Đối tượng được thuê công trình xây dựng cũng cần được kiểm tra tương thích với chủ thể thuê, vì pháp luật cho phép tổ chức, cá nhân trong nước, người Việt Nam định cư ở nước ngoài, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài và cả tổ chức, cá nhân nước ngoài được thuê công trình theo đúng công năng sử dụng, căn cứ Khoản 1, Khoản 2, Khoản 3 Điều 15 Luật Kinh doanh bất động sản số 29/2023/QH15.

Nếu bên cho thuê né tránh cung cấp hồ sơ hoặc chỉ đưa ra bản chụp không đủ căn cứ đối chiếu, bên thuê không nên đặt cọc ngay. Trong thực tiễn, đây là dấu hiệu cho thấy rủi ro về quyền cho thuê, nghĩa vụ thuế hoặc tranh chấp nội bộ đối với tài sản vẫn chưa được làm rõ. Việc thẩm định kỹ chủ thể không làm chậm giao dịch, mà giúp ngăn ngừa nguy cơ ký nhầm hợp đồng không đủ nền tảng thực thi.

Checklist hồ sơ pháp lý mặt bằng và quy định về hình thức hợp đồng

Sau khi xác minh chủ thể, bên thuê phải chuyển sang thẩm định chính mặt bằng. Trọng tâm ở giai đoạn này không phải là “mặt bằng đẹp hay xấu”, mà là công trình có đủ điều kiện được đưa vào kinh doanh cho thuê hay chưa. Căn cứ Khoản 1, Khoản 2 Điều 14 Luật Kinh doanh bất động sản số 29/2023/QH15, công trình xây dựng đưa vào kinh doanh cho thuê phải có đăng ký quyền hợp pháp, không có tranh chấp, không bị kê biên, không bị đình chỉ hoặc cấm giao dịch, đã được nghiệm thu đưa vào khai thác sử dụng và đã hoàn thành nghĩa vụ tài chính về đất đai.

Bên thuê nên kiểm tra theo checklist sau trước khi ký hoặc đặt cọc:

• Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất hoặc hồ sơ pháp lý tương đương chứng minh quyền đối với công trình.
• Giấy phép xây dựng, hồ sơ hoàn công, biên bản nghiệm thu hoặc tài liệu thể hiện công trình đã đủ điều kiện đưa vào khai thác.
• Tài liệu chứng minh công trình không có tranh chấp, không bị kê biên, không bị cấm giao dịch để tránh rủi ro bị phong tỏa hoặc thu hồi giữa thời hạn thuê.
• Hồ sơ về nghĩa vụ tài chính đất đai của chủ đầu tư hoặc bên cho thuê, nhất là với mặt bằng trong trung tâm thương mại, tòa nhà hỗn hợp hoặc dự án khai thác thương mại.
• Hồ sơ PCCC và hiện trạng vận hành kỹ thuật để bảo đảm việc bàn giao mặt bằng không kéo theo rủi ro đình chỉ hoạt động sau khi bên thuê đã đầu tư fit-out.
• Dự thảo hợp đồng và phụ lục bàn giao để rà soát hiện trạng, diện tích tính tiền thuê, công năng sử dụng, sơ đồ mặt bằng, hệ thống điện nước, quyền treo biển hiệu và giới hạn sửa chữa.

Hình thức hợp đồng cũng là điểm không thể xem nhẹ. Luật yêu cầu hợp đồng kinh doanh bất động sản phải được lập thành văn bản; hiệu lực phát sinh từ thời điểm các bên ký hoặc từ thời điểm công chứng, chứng thực nếu có thỏa thuận như vậy, theo Khoản 1, Khoản 5, Khoản 6 Điều 44 Luật Kinh doanh bất động sản số 29/2023/QH15. Đối với doanh nghiệp kinh doanh bất động sản, việc sử dụng và công khai hợp đồng mẫu là nghĩa vụ bắt buộc theo Khoản 2 Điều 45 Luật Kinh doanh bất động sản số 29/2023/QH15. Căn cứ Điểm c Khoản 3 Điều 12 Nghị định số 96/2024/NĐ-CP, khi đã sử dụng hợp đồng mẫu, doanh nghiệp không được tự ý thay đổi nội dung đã công khai hoặc đưa điều khoản trái đạo đức xã hội, trái điều cấm của luật.

Vì vậy, bên thuê không nên chỉ đọc phần giá thuê và đặt cọc. Điều quan trọng hơn là rà soát toàn bộ phụ lục kèm theo, nhất là biên bản bàn giao hiện trạng, sơ đồ mặt bằng và danh mục hồ sơ pháp lý mà bên cho thuê cam kết cung cấp. Một hợp đồng được ký nhanh nhưng thiếu nền tảng hồ sơ thường khiến bên thuê mất lợi thế khi phát sinh tranh chấp về giao mặt bằng, thời điểm tính tiền thuê hoặc trách nhiệm pháp lý của chủ đầu tư.

Kỹ năng đàm phán hợp đồng thuê mặt bằng bán lẻ dài hạn: Các điều khoản thương mại trọng yếu

Đây là phần quyết định doanh nghiệp có giữ được điểm bán ổn định hay bị dồn rủi ro vào giai đoạn vận hành. Ngoài giá thuê, bên thuê phải chốt rõ mục đích sử dụng, phạm vi ngành hàng, thời hạn thuê, cơ chế gia hạn và quyền cải tạo. Theo Điều 480 Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 và Khoản 2 Điều 21 Luật Kinh doanh bất động sản số 29/2023/QH15, sử dụng mặt bằng sai mục đích hoặc sai công năng có thể trở thành căn cứ để bên cho thuê chấm dứt hợp đồng và yêu cầu bồi thường.

Thiết lập thời hạn thuê, thời gian Fit-out và cơ chế miễn tiền thuê

Căn cứ Khoản 1 Điều 474 Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13, thời hạn thuê trước hết do các bên thỏa thuận; nếu không thỏa thuận rõ, thời hạn có thể bị xác định theo mục đích thuê. Vì vậy, bên thuê không nên chỉ ghi “thuê dài hạn”, mà cần chốt cụ thể ngày bắt đầu tính tiền, ngày bàn giao thực tế, mốc khai trương và điều kiện gia hạn. Với chuỗi F&B, showroom hoặc nhà thuốc, thời hạn thuê quá ngắn thường không đủ để thu hồi chi phí đầu tư nội thất và xây dựng nhận diện điểm bán.

“Fit-out period” nên được hiểu là thời hạn bàn giao tài sản và thực hiện quyền cải tạo trong phạm vi được chấp thuận. Pháp luật không ấn định cứng thời gian fit-out hay thời gian miễn tiền thuê; các nội dung này hoàn toàn phụ thuộc vào quyền tự do thỏa thuận của các bên theo Khoản 1 Điều 11 Luật Thương mại số 36/2005/QH11 và Điều 3 Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13. Vì vậy, bên thuê nên ghi rõ ít nhất 4 nhóm nội dung: thời gian fit-out không tính doanh thu, thời điểm bắt đầu tính tiền thuê, số ngày miễn tiền thuê, và điều kiện kéo dài nếu việc bàn giao chậm do lỗi của bên cho thuê.

Cơ chế đặt cọc, định giá thuê và giới hạn tỷ lệ điều chỉnh định kỳ

Giá thuê và lịch thanh toán phải được khóa bằng công thức rõ ràng ngay từ đầu. Theo Khoản 1 Điều 47 và Khoản 1 Điều 48 Luật Kinh doanh bất động sản số 29/2023/QH15, giá cho thuê và phương thức thanh toán do các bên thỏa thuận nhưng phải ghi rõ trong hợp đồng. Nếu chỉ ghi một mức giá tổng quát mà không tách cấu phần, bên thuê rất dễ bị đội chi phí vận hành sau khi khai trương.

Đặt cọc là việc giao tài sản để bảo đảm giao kết hoặc thực hiện hợp đồng. Nếu bên đặt cọc từ chối ký hoặc không thực hiện hợp đồng, tiền cọc có thể bị mất; ngược lại, nếu bên nhận cọc từ chối, họ phải trả lại cọc và thêm một khoản tương đương giá trị cọc, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác, theo Khoản 1, Khoản 2 Điều 328 Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13. Vì vậy, điều khoản đặt cọc phải gắn với điều kiện hoàn trả, quyền khấu trừ hợp pháp và các tình huống bất khả kháng hoặc hồ sơ pháp lý không đạt yêu cầu.

Trước khi ký, bên thuê nên bóc tách riêng các khoản chi phí phụ sau:

• Phí quản lý: phải xác định rõ đơn giá, diện tích tính phí và dịch vụ đi kèm.
• Điện, nước, điều hòa, giữ xe: cần chốt đơn giá, cách đo đếm và chủ thể thu.
• Phí quảng cáo, phí vận hành chung: chỉ nên chấp nhận nếu có căn cứ tính minh bạch.
• Điều khoản trượt giá: cần giới hạn tỷ lệ tăng và chu kỳ điều chỉnh để tránh bị ép giá sau năm đầu.

Với hợp đồng dài hạn, bên thuê nên đàm phán trần tăng giá theo từng chu kỳ và gắn việc tăng giá với mốc thời gian cụ thể, thay vì để bên cho thuê “điều chỉnh theo thị trường”. Cách viết an toàn là xác định mức tăng tối đa, thời điểm áp dụng và loại chi phí nào không được tăng chồng lên giá thuê cơ bản.

Thỏa thuận hạn chế cạnh tranh (Độc quyền ngành hàng) tại trung tâm thương mại

Trong trung tâm thương mại hoặc khối đế bán lẻ, độc quyền ngành hàng là điều khoản mang giá trị thương mại rất lớn. Nếu không thỏa thuận trước, bên thuê có thể đầu tư mạnh cho điểm bán nhưng vẫn phải cạnh tranh trực tiếp với thương hiệu cùng phân khúc ngay bên cạnh. Vì nội dung này không được luật ấn định sẵn, các bên phải chủ động thiết kế theo nguyên tắc tự do thỏa thuận được ghi nhận tại Khoản 1 Điều 11 Luật Thương mại số 36/2005/QH11 và Điều 3 Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13.

Điều khoản này chỉ có giá trị thực thi khi xác định rõ phạm vi độc quyền, nhóm hàng hóa hoặc dịch vụ bị loại trừ, khu vực áp dụng và hậu quả vi phạm. Bên thuê nên yêu cầu ghi cụ thể đối thủ cạnh tranh trực tiếp là ai, phạm vi trong cùng tầng hay toàn bộ tòa nhà, và chế tài nếu chủ đầu tư cho bên thứ ba thuê mặt bằng trái cam kết. Với các chuỗi siêu thị mini, nhà thuốc hoặc F&B, đây là điều khoản giúp bảo vệ doanh thu không kém gì giá thuê ban đầu.

Bàn giao tài sản, tuân thủ PCCC và giới hạn quyền sửa chữa, cải tạo

Giai đoạn bàn giao là lúc rủi ro pháp lý chuyển từ “trên giấy” sang vận hành thực tế. Nếu hiện trạng, điện nước, kết cấu, hồ sơ kỹ thuật và hồ sơ PCCC không được chốt rõ, bên thuê rất dễ bị buộc trả tiền thuê trong khi chưa thể khai trương hoặc bị đình chỉ hoạt động sau khi đã đầu tư fit-out. Vì vậy, biên bản bàn giao phải đi cùng hợp đồng và mô tả đủ hiện trạng, công năng, hạng mục được phép cải tạo và trách nhiệm xử lý sự cố kỹ thuật.

Điều kiện bàn giao hiện trạng và phân định trách nhiệm bảo trì

Pháp luật không cho phép bên thuê tự ý can thiệp vào công trình rồi mới xin hợp thức hóa sau. Theo Khoản 2 Điều 21 Luật Kinh doanh bất động sản số 29/2023/QH15, bên thuê không được thay đổi, cải tạo, phá dỡ nếu chưa có văn bản đồng ý của bên cho thuê. Ngược lại, khi tài sản hư hỏng không do lỗi của bên thuê, bên thuê có quyền yêu cầu sửa chữa; nếu bên cho thuê không thực hiện, bên thuê có thể tự sửa và yêu cầu thanh toán chi phí hoặc giảm giá thuê theo Khoản 2, Khoản 3 Điều 477 Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13.

Ngay khi nhận mặt bằng, các bên nên lập biên bản ghi rõ kết cấu, trần sàn tường, hệ thống điện nước, điều hòa, phòng cháy và các giới hạn treo biển hiệu, khoan cắt, đi đường ống. Việc phân định trách nhiệm bảo trì nên viết ngắn, rõ và có tiêu chí kỹ thuật để tránh tranh chấp về “sửa chữa lớn” và “sửa chữa nhỏ”.

Nếu biên bản bàn giao sơ sài, bên thuê sẽ rất khó chứng minh lỗi kỹ thuật ban đầu của mặt bằng. Đây cũng là nguyên nhân phổ biến làm phát sinh tranh chấp về thời điểm tính tiền thuê, thời gian miễn tiền thuê và nghĩa vụ khôi phục hiện trạng khi chấm dứt hợp đồng.

Quản trị rủi ro thẩm duyệt và nghiệm thu PCCC khi thay đổi công năng

Với mặt bằng bán lẻ, PCCC không phải hồ sơ phụ mà là điều kiện để điểm bán được vận hành an toàn. Theo Khoản 1 Điều 23 Luật Phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ số 55/2024/QH15, mọi cơ sở đưa vào hoạt động phải bảo đảm điều kiện an toàn PCCC, có hệ thống báo cháy, chữa cháy và kết nối thiết bị theo lộ trình. Khái niệm “cơ sở” cũng được xác định rất rộng tại Khoản 7 Điều 2 Luật này, bao gồm nhà, công trình, địa điểm dùng cho hoạt động kinh doanh, thương mại.

Khi fit-out làm thay đổi công năng hoặc tác động đến giải pháp an toàn cháy, việc xin phép phải làm trước, không phải sau. Căn cứ Khoản 1 Điều 16 Luật Phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ số 55/2024/QH15, cải tạo thay đổi công năng bắt buộc phải có giải pháp, thiết kế về PCCC. Các trường hợp làm thay đổi phân khu chức năng chính, phương án thoát khói hoặc số lượng lối thoát nạn còn phải thẩm định thiết kế và nghiệm thu PCCC trước khi hoạt động theo Khoản 4 Điều 6, Khoản 3 Điều 9 Nghị định số 105/2025/NĐ-CP.

Với công trình cũ không đạt chuẩn PCCC tại thời điểm trước 01/07/2025, pháp luật cho phép áp dụng cơ chế chuyển tiếp nhưng không phải vô thời hạn. Chậm nhất 01/07/2028, cơ sở thuộc diện này phải hoàn thành giải pháp kỹ thuật tăng cường hoặc chuyển đổi công năng theo Khoản 3 Điều 43 Nghị định số 105/2025/NĐ-CP; nếu đang bị tạm đình chỉ hoặc đình chỉ trước 01/07/2025 thì tiếp tục xử lý theo cơ chế chuyển tiếp tại Khoản 7 Điều 55 Luật Phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ số 55/2024/QH15. Vì vậy, bên thuê cần yêu cầu bên cho thuê bàn giao rõ văn bản thẩm duyệt thiết kế và văn bản chấp thuận kết quả nghiệm thu về PCCC nếu mặt bằng thuộc diện phải có.

Cơ chế bảo đảm quyền sử dụng ổn định và quyền cho thuê lại (Sublease)

Với doanh nghiệp bán lẻ, rủi ro lớn không nằm ở ngày ký mà nằm ở khả năng mặt bằng bị bán, thế chấp hoặc thay đổi chủ trong thời gian vận hành. Nếu hợp đồng không cài cơ chế bảo vệ, bên thuê có thể vẫn còn thời hạn thuê nhưng mất quyền khai thác thực tế, không sang nhượng được điểm bán và khó thu hồi chi phí đầu tư. Vì vậy, mục tiêu của giai đoạn đàm phán là khóa chặt quyền sử dụng ổn định và điều kiện cho thuê lại hoặc chuyển giao hợp đồng.

Theo Khoản 1 Điều 477 Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13, bên cho thuê phải bảo đảm giá trị sử dụng của tài sản trong suốt thời hạn thuê. Khi tài sản thuê thay đổi chủ sở hữu, hợp đồng thuê vẫn giữ nguyên hiệu lực và quyền của bên thuê không bị ảnh hưởng, căn cứ Điều 482 Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13. Đây là cơ sở để bên thuê yêu cầu đưa vào hợp đồng điều khoản buộc bên cho thuê thông báo trước về việc chuyển nhượng, thế chấp hoặc xử lý tài sản, đồng thời cam kết bên nhận chuyển quyền tiếp tục tôn trọng toàn bộ thời hạn thuê còn lại.

Quyền cho thuê lại không phát sinh tự động theo ý chí của bên thuê. Căn cứ Điều 475 Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13, bên thuê chỉ được cho thuê lại tài sản nếu được bên cho thuê đồng ý. Bởi vậy, nếu doanh nghiệp có kế hoạch tái cấu trúc, pass mặt bằng hoặc chuyển điểm bán cho pháp nhân cùng hệ thống, hợp đồng cần ghi rõ các trường hợp được sublease, điều kiện chấp thuận và thời hạn phản hồi của bên cho thuê. Nếu không quy định trước, việc cho bên thứ ba sử dụng mặt bằng có thể bị xem là vi phạm và trở thành căn cứ chấm dứt hợp đồng.

Bên thuê nên đàm phán tối thiểu các nội dung sau:

• Cam kết không làm ảnh hưởng quyền thuê khi tài sản bị chuyển nhượng, thế chấp hoặc xử lý bảo đảm.
• Cơ chế thông báo trước khi thay đổi chủ sở hữu hoặc thay đổi chủ đầu tư khai thác mặt bằng.
• Quyền cho thuê lại hoặc chuyển giao hợp đồng cho công ty liên kết, bên nhận chuyển nhượng chuỗi hoặc đối tác vận hành kế thừa.
• Giới hạn mục đích sử dụng phải đủ rõ để tránh bị quy kết dùng sai công năng.
• Hậu quả vi phạm nếu bên thuê sử dụng sai mục đích, vì Điều 480 Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 cho phép bên cho thuê đơn phương chấm dứt và yêu cầu bồi thường trong trường hợp này.

Đàm phán tốt mục này giúp doanh nghiệp không chỉ giữ được địa điểm kinh doanh, mà còn giữ được khả năng xoay chuyển mô hình vận hành khi thị trường thay đổi. Đây cũng là lớp bảo vệ quan trọng khi mặt bằng đang bị thế chấp tại ngân hàng hoặc thuộc khối tài sản có thể được chuyển nhượng trong quá trình khai thác thương mại.

Rủi ro đơn phương chấm dứt hợp đồng và thu hồi mặt bằng trước hạn

Đây là rủi ro tài chính nặng nhất trong hợp đồng thuê mặt bằng bán lẻ dài hạn. Khi bên cho thuê thu hồi mặt bằng trước hạn hoặc bên thuê vi phạm điều kiện sử dụng, thiệt hại không chỉ là mất điểm bán mà còn là mất doanh thu dự kiến, chi phí fit-out và chi phí tái định vị thương hiệu. Vì vậy, hợp đồng phải xác định rõ căn cứ đơn phương chấm dứt, nghĩa vụ thông báo và cơ chế bồi hoàn đầu tư còn lại ngay từ đầu.

Giải quyết bồi thường chi phí đầu tư vào tài sản thuê chưa khấu hao hết (Fit-out cost)

Không phải mọi trường hợp chấm dứt trước hạn đều làm phát sinh quyền đòi lại chi phí đầu tư. Theo Khoản 1, Khoản 2 Điều 428 Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13, một bên chỉ được đơn phương chấm dứt khi bên kia vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ hoặc theo thỏa thuận trong hợp đồng, đồng thời phải thông báo ngay cho bên còn lại. Với hợp đồng thuê công trình xây dựng không xác định thời hạn, bên cho thuê chỉ được lấy lại mặt bằng sau khi báo trước 06 tháng, căn cứ Điểm e Khoản 1 Điều 18 Luật Kinh doanh bất động sản số 29/2023/QH15.

Ngược lại, pháp luật cũng bảo vệ bên cho thuê trong những trường hợp vi phạm rõ ràng. Căn cứ Điểm g Khoản 1 Điều 18 Luật Kinh doanh bất động sản số 29/2023/QH15, bên cho thuê có quyền chấm dứt hợp đồng nếu bên thuê chậm thanh toán từ 03 tháng trở lên mà không được đồng ý, sử dụng sai mục đích, gây hư hỏng nghiêm trọng hoặc tự ý sửa chữa, cải tạo, cho thuê lại. Vì vậy, bên thuê muốn bảo vệ chi phí fit-out phải gắn quyền yêu cầu bồi thường với lỗi của bên cho thuê hoặc với việc thu hồi mặt bằng trái căn cứ hợp đồng.

Điều khoản an toàn nên quy định rõ phương pháp tính giá trị đầu tư chưa khấu hao hết, thời điểm xác định, bộ chứng từ chứng minh và nghĩa vụ mua lại hoặc bồi thường nếu bên cho thuê là bên có lỗi. Nếu không cài công thức tính từ trước, khoản fit-out cost rất dễ bị xem là yêu cầu ước lượng, khó chứng minh và khó được chấp nhận khi tranh chấp.

Chế tài phạt vi phạm và cơ chế yêu cầu bồi thường thiệt hại toàn diện

“Phạt vi phạm” là khoản tiền mà bên vi phạm phải nộp cho bên bị vi phạm nếu hợp đồng có thỏa thuận trước, theo Khoản 1 Điều 418 Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13. Trong quan hệ thương mại, mức phạt không được vượt quá 8% giá trị phần nghĩa vụ bị vi phạm theo Điều 301 Luật Thương mại số 36/2005/QH11. Đây là giới hạn rất quan trọng khi soạn điều khoản xử lý việc chậm bàn giao, thu hồi mặt bằng trái luật hoặc vi phạm cam kết độc quyền ngành hàng.

Bồi thường thiệt hại là chế tài khác và không bị khống chế bằng mức 8% nêu trên. Theo Khoản 2 Điều 302 Luật Thương mại số 36/2005/QH11, khoản bồi thường bao gồm tổn thất thực tế, trực tiếp và khoản lợi trực tiếp mà bên bị vi phạm đáng lẽ được hưởng. Nếu hợp đồng có thỏa thuận phạt vi phạm, bên bị vi phạm còn có thể yêu cầu đồng thời cả phạt và bồi thường theo Khoản 2 Điều 307 Luật Thương mại số 36/2005/QH11 và Khoản 3 Điều 418 Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13.

Muốn điều khoản có khả năng thực thi, hợp đồng phải tách bạch từng hành vi vi phạm, mức phạt tương ứng, cách tính thiệt hại và bộ chứng cứ cần xuất trình. Đây là cách duy nhất để biến nỗi lo bị “lấy lại mặt bằng giữa chừng” thành cơ chế trách nhiệm dân sự rõ ràng và có thể cưỡng chế thực hiện.

Lựa chọn cơ chế giải quyết tranh chấp trong kinh doanh bất động sản

Ngay cả khi hợp đồng được đàm phán kỹ, tranh chấp vẫn có thể phát sinh ở giai đoạn bàn giao, thanh toán, chấm dứt trước hạn hoặc hoàn trả tiền cọc. Vấn đề không chỉ là “kiện ở đâu”, mà là chọn đúng cơ chế để bảo toàn chứng cứ, kiểm soát thời gian xử lý và giảm thiểu gián đoạn hoạt động kinh doanh. Vì vậy, điều khoản giải quyết tranh chấp trong hợp đồng thuê mặt bằng bán lẻ dài hạn phải được xây dựng như một “kịch bản thoát hiểm” ngay từ lúc ký kết.

Theo Điều 317 Luật Thương mại số 36/2005/QH11, tranh chấp trong thương mại có thể được giải quyết bằng thương lượng, hòa giải, trọng tài hoặc tòa án. Với hợp đồng thuê mặt bằng phục vụ hoạt động bán lẻ, việc lựa chọn sai cơ chế thường làm doanh nghiệp mất thêm thời gian, chi phí và lợi thế đàm phán. Do đó, điều khoản tranh chấp không nên viết chung chung, mà phải xác định rõ phương thức ưu tiên, cơ quan có thẩm quyền và điều kiện khởi kiện.

Thời hiệu cũng là điểm không được bỏ sót. Đối với tranh chấp thương mại, thời hiệu khởi kiện là 02 năm kể từ thời điểm quyền và lợi ích hợp pháp bị xâm phạm, căn cứ Điều 319 Luật Thương mại số 36/2005/QH11. Trong khi đó, thời hiệu khởi kiện tranh chấp hợp đồng dân sự là 03 năm kể từ ngày người có quyền biết hoặc phải biết quyền, lợi ích của mình bị xâm phạm theo Điều 429 Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13. Nếu xác định sai bản chất quan hệ tranh chấp hoặc để quá thời hiệu, bên bị vi phạm có thể mất đáng kể khả năng bảo vệ quyền lợi của mình. Do đó, nếu có thể, các bên sẽ thỏa thuận áp dụng về thời hiệu theo luật thương mại hay bộ luật dân sự để tránh tình trạng bị mất quyền khởi kiện.

Khi soạn điều khoản giải quyết tranh chấp, doanh nghiệp nên cân nhắc thực chất giữa Trọng tài và Tòa án, thay vì chọn theo thói quen:

• Trọng tài thương mại phù hợp khi các bên cần bảo mật thông tin, xử lý linh hoạt và muốn người giải quyết có kinh nghiệm với giao dịch thương mại, chuỗi bán lẻ hoặc thuê mặt bằng trong trung tâm thương mại.
• Tòa án phù hợp hơn khi tranh chấp cần áp dụng biện pháp tố tụng chặt chẽ, liên quan nhiều chủ thể, hoặc cần đánh giá sâu về hiệu lực hợp đồng, quyền sở hữu và chứng cứ hành chính.
• Thương lượng và hòa giải vẫn nên được cài như bước đầu tiên để giảm chi phí xung đột, nhưng không nên viết theo kiểu mở vô hạn thời gian vì dễ làm trôi mất thời hiệu khởi kiện.

Điều khoản tranh chấp hiệu quả phải trả lời được 4 câu hỏi: tranh chấp thuộc cơ chế nào, thời hạn thương lượng là bao lâu, cơ quan nào có thẩm quyền và chứng cứ nào được ưu tiên sử dụng. Nếu không khóa chặt các điểm này, bên thuê hoặc bên cho thuê rất dễ rơi vào tình trạng kéo dài tranh chấp nhưng không tạo được áp lực pháp lý đủ mạnh để buộc bên kia thực hiện nghĩa vụ.

Câu hỏi thường gặp về đàm phán hợp đồng thuê mặt bằng bán lẻ dài hạn

Quá trình đàm phán hợp đồng thuê mặt bằng bán lẻ dài hạn thường phát sinh nhiều rủi ro tiềm ẩn vượt ngoài các điều khoản thương mại cơ bản. Việc nắm vững các kịch bản pháp lý ngoại lệ như thay đổi chủ sở hữu, vi phạm thanh toán hay yêu cầu phòng cháy chữa cháy sẽ giúp doanh nghiệp bảo vệ tối đa chi phí đầu tư.

Dịch vụ tư vấn và đàm phán hợp đồng thuê mặt bằng bán lẻ tại Luật Long Phan PMT

Hợp đồng thuê mặt bằng bán lẻ dài hạn là giao dịch có mật độ rủi ro cao vì liên quan đồng thời đến điều kiện kinh doanh bất động sản, hồ sơ PCCC, phân bổ chi phí đầu tư và cơ chế xử lý khi chấm dứt trước hạn. Chỉ một điều khoản mơ hồ về đặt cọc, fit-out, độc quyền ngành hàng hoặc quyền thu hồi mặt bằng cũng có thể làm doanh nghiệp mất điểm bán, chi phí đầu tư và lợi thế tranh chấp. Vì vậy, sử dụng luật sư để rà soát và đại diện đàm phán là giải pháp an toàn nhằm kiểm soát rủi ro ngay từ giai đoạn tiền hợp đồng tại Luật Long Phan PMT.

• Thẩm định pháp lý hồ sơ trước khi thuê, bao gồm tư cách của bên cho thuê, điều kiện pháp lý của công trình, hồ sơ quyền sở hữu, tình trạng tranh chấp, kê biên, thế chấp và khả năng khai thác thương mại hợp pháp của mặt bằng.
• Rà soát và chỉnh sửa điều khoản rủi ro trong hợp đồng thuê tài sản hoặc hợp đồng kinh doanh bất động sản, tập trung vào thời hạn thuê, thời gian fit-out, miễn tiền thuê, đặt cọc, tăng giá định kỳ, quyền gia hạn và điều kiện chấm dứt.
• Soạn thảo mẫu khung hợp đồng thuê chuẩn hóa cho doanh nghiệp mở chuỗi, giúp thống nhất cơ chế bàn giao, sửa chữa, treo biển hiệu, cho thuê lại, chuyển giao hợp đồng và bồi thường chi phí đầu tư chưa khấu hao hết.
• Đại diện pháp lý trong đàm phán với chủ đầu tư hoặc trung tâm thương mại, nhằm cân bằng lại các điều khoản bất lợi về độc quyền ngành hàng, quyền kiểm soát vận hành, giới hạn trách nhiệm và chế tài phạt vi phạm.
• Tư vấn xử lý tranh chấp và đòi tiền cọc, tiền thuê, chi phí fit-out, bao gồm đánh giá thời hiệu, lựa chọn Trọng tài hoặc Tòa án, chuẩn bị chứng cứ và xây dựng yêu cầu phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại có khả năng thực thi.
• Hỗ trợ pháp lý về cải tạo mặt bằng và hồ sơ PCCC, gồm rà soát điều kiện cải tạo, kiểm tra nhu cầu thẩm duyệt thiết kế, nghiệm thu PCCC và nghĩa vụ phối hợp giữa bên thuê với bên cho thuê trước khi đưa điểm bán vào hoạt động.

Quý khách có thể gửi trước hợp đồng, phụ lục, biên bản bàn giao và hồ sơ mặt bằng qua Email: pmt@luatlongphan.vn hoặc Zalo: 0939.846.973 để được đánh giá sơ bộ.

Kết luận

Vì vậy, đàm phán hợp đồng thuê mặt bằng bán lẻ dài hạn chỉ an toàn khi được xây dựng như một hợp đồng thuê tài sản hoặc hợp đồng kinh doanh bất động sản có kiểm soát chặt chủ thể cho thuê, điều kiện pháp lý của công trình, cơ chế fit-out, PCCC, quyền sử dụng ổn định và chế tài khi chấm dứt trước hạn. Chỉ một điều khoản mơ hồ về đặt cọc, tăng giá, cho thuê lại hoặc bồi thường chi phí đầu tư chưa khấu hao cũng có thể làm doanh nghiệp mất điểm bán và tăng chi phí tranh chấp. Để rà soát, đàm phán và bảo vệ quyền lợi kịp thời, Quý khách hãy liên hệ Luật Long Phan PMT qua Hotline 1900.63.63.87.

Tags: Chi phí fit-out, Đàm phán hợp đồng thuê, Đơn phương chấm dứt hợp đồng, Hợp đồng thuê mặt bằng bán lẻ, Phạt vi phạm thương mại, Quyền cho thuê lại (Sublease), Thẩm định pháp lý mặt bằng, Thỏa thuận độc quyền ngành hàng