Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài đang được sự quan tâm phần lớn từ các cá nhân, tổ chức nước ngoài. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam được áp dụng theo Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn liên quan. Để hiểu rõ hơn về những quy định này, mời Quý bạn đọc tham khảo bài viết sau đây của Luật Long Phan.

Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt nam

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện nước ngoài

• Cá nhân, tổ chức nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật của nước có tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia nước này công nhận;
• Công ty nước ngoài đã hoạt động tại nước sở tại ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
• Trong trường hợp, hồ sơ thành lập doanh nghiệp hoặc Giấy đăng ký kinh doanh nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ tại Việt Nam;
• Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phù hợp với cam kết của Việt Nam
• Nếu nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành.

Cơ sở pháp lý: Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

• Đơn đề nghị thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam;
• Bản hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền nơi công ty nước ngoài thành lập xác nhận;
• Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài;
• Bản dịch công chứng báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
• Bản dịch công chứng hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
• Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:
  1. Hợp đồng thuê văn phòng sao y chứng thực;
  2. Bản công chứng Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của bên cho thuê (nếu thuê của doanh nghiệp cần cung cấp thêm Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có chức năng kinh doanh bất động sản);

Cơ sở pháp lý căn cứ vào Điều 10 Nghị định 07/2016/NĐ-CP

Hồ sơ, thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Thủ tục thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài

1. Chuẩn bị thông tin, tài liệu cho việc thành lập văn phòng đại diện
2. Soạn thảo và hộp hồ sơ thành lập văn phòng tới sở công thương: Hồ sơ có thể được gửi trực tiếp; qua đường bưu điện, công văn hành chính; mạng điện tử.
3. Sở công thương thẩm định hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty: Trong thời hạn 07 ngày kể từ ngày nhận được đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Sở Công thương phải thông báo bằng văn bản để thương nhân nước ngoài bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ.
4. Nhận giấy phép thành lập văn phòng đại diện

Cơ sở pháp lý: Điều 11 Nghị định 07/2016/NĐ-CP

>>>Xem thêm: Thủ tục điều chỉnh giấy phép hoạt động Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Thủ tục sau khi thành lập văn phòng đại diện

• Thông báo sử dụng con dấu của văn phòng đại diện của công ty.
• Treo biển hiệu gắn tại trụ sở Văn phòng đại diện.
• Thực hiện thủ tục mở tài khoản của văn phòng đại diện: Văn phòng đại diện được mở tài khoản chuyên chi bằng ngoại tệ và tài khoản chuyên chi bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại Ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện.
• Văn phòng đại diện phải đăng báo viết hoặc báo điện tử được phép phát hành tại Việt Nam kể từ ngày được cấp Giấy phép hoạt động.
• Văn phòng đại diện phải chính thức hoạt động và thông báo cho Sở công thương về việc mở cửa hoạt động tại trụ sở đã đăng ký trong thời hạn 45 ngày.
• Thực hiện Báo cáo hoạt động: Định kỳ hàng năm, trước ngày làm việc cuối cùng của tháng 01 năm kế tiếp, Văn phòng đại diện phải gửi báo cáo bằng văn bản về hoạt động trong năm của mình tới Sở công thương.
• Nộp thuế thu nhập cá nhân cho Trưởng văn phòng, nhân viên văn phòng đại diện (nếu có).

Lưu ý: Trong trường hợp thương nhân nước ngoài có sự thay đổi trong nội bộ công ty thì phải làm thủ tục sửa đổi, bổ sung Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện với cơ quan có thẩm quyền trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày có sự thay đổi.

Chức năng của văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam

Văn phòng đại diện của Thương nhân nước ngoài là đơn vị phụ thuộc nên không có chức năng kinh doanh. Do đó chức năng chính của văn phòng đại diện là thực hiện chức năng văn phòng liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân. Ngoài ra, văn phòng đại diện không được thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lời nào khác. Văn phòng đại diện không có quyền tự nhân danh mình ký kết hợp đồng riêng. Doanh nghiệp chịu tất cả các nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của văn phòng đại diện nên việc hạch toán của văn phòng đại diện là phụ thuộc vào doanh nghiệp.

Chức năng của văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam

Nghĩa vụ báo cáo hoạt động của văn phòng đại diện

Trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn phòng đại diện, Chi nhánh có nghĩa vụ báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của mình và gửi báo cáo theo mẫu của Bộ Công Thương về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới Sở Công thương được quy định tại Điều 32 Nghị định 07/2016/NĐ-CP.

Trường hợp văn phòng đại diện của thương nhân không được cấp giấy phép

• Không đáp ứng một trong những điều kiện quy định tại Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP đối với trường hợp đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện
• Thương nhân nước ngoài đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh trong thời gian 02 năm, kể từ ngày bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
• Việc thành lập bị hạn chế vì lý do quốc phòng, an ninh quốc gia, trật tự, an toàn xã hội, đạo đức xã hội và sức khỏe cộng đồng.
• Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

Cơ sở: Điều 14 Nghị định 07/2016/NĐ-CP

Dịch vụ thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Luật Long Phan

• Tư vấn và chuẩn bị các loại giấy tờ để lập hồ sơ xin giấy phép văn phòng đại diện nước ngoài.
• Soạn thảo hồ sơ và thực hiện các trình tự thủ tục cấp giấy chứng nhận văn phòng đại diện nước ngoài.
• Tư vấn và giải thích, làm rõ những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện thủ tục xin cấp giấy phép văn phòng đại diện nước ngoài.
• Thay mặt, đại diện khách hàng gặp gỡ, trao đổi, làm việc với các cơ quan nhà nước có thẩm quyền chẳng hạn như Sở Công Thương.
• Hoàn thiện thủ tục, nhận giấy phép văn phòng đại diện nước ngoài và bàn giao cho khách hàng.

Một số câu hỏi thường gặp khi thành lập văn phòng đại diện

Thẩm quyền cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện?

Thẩm quyền cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện bao gồm Sở Công Thương và Ban quản lý dựa theo Điều 5 Nghị định 07/2016/NĐ-CP , cụ thể như sau:

• Sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi thương nhân dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao thực hiện việc cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn, thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện và chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện trong trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.
• Ban quản lý thực hiện việc cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn, thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện và chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện đặt trụ sở trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao trong trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.

Thời hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện bao lâu?

Theo Điều 9 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn.

Văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân không?

Chi nhánh, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của pháp nhân, không phải là pháp nhân.

Văn phòng đại diện công ty nước ngoài có được ký hợp đồng kinh tế không?

Để trả lời cho câu hỏi này thì căn cứ khoản 1, 3 Điều 18 theo Luật Thương mại năm 2005 thì văn phòng đại diện không được thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam., không được giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết của thương nhân nước ngoài. Đồng thời chức năng cơ bản của Văn phòng đại diện là thực hiện chức năng của một văn phòng liên lạc và các hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới. Như vậy, văn phòng đại diện nước ngoài không có chức năng giao kết, ký kết hợp đồng kinh tế.

Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn về điều kiện, hồ sơ, chức năng, quy trình thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài. Quý bạn đọc còn bất cứ thắc mắc nào cần giải đáp hoặc cần nhận được sự hỗ trợ từ luật sư doanh nghiệp, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua HOTLINE 1900.63.63.87 để được hỗ trợ tốt nhất. Xin chân thành cảm ơn.