Quy định về sử dụng chữ ký điện tử trên hợp đồng kinh tế 

Sử dụng chữ ký điện tử trên hợp đồng kinh tế đã trở thành phương thức giao kết phổ biến trong hoạt động doanh nghiệp hiện nay. Luật Giao dịch điện tử 2023 đã thiết lập khung pháp lý hoàn chỉnh cho việc ký kết hợp đồng bằng chữ ký số và chữ ký điện tử chuyên dùng. Tuy nhiên, Luật này loại trừ các trường hợp “luật khác quy định không được thực hiện bằng phương tiện điện tử” (ví dụ một số giao dịch đặc thù yêu cầu công chứng/chứng thực bằng bản giấy). Bài viết phân tích quy trình, điều kiện pháp lý và các lưu ý khi triển khai ký hợp đồng điện tử.

Phân loại chữ ký điện tử và tính pháp lý của chúng

Trong bối cảnh giao dịch điện tử bùng nổ, việc nắm rõ phân loại chữ ký điện tử và tính pháp lý của chúng là yêu cầu cấp thiết. Luật Giao dịch điện tử 2023 đã cung cấp một khuôn khổ pháp lý chi tiết, phân chia chữ ký điện tử thành các loại riêng biệt. 

Khoản 1 Điều 22 Luật Giao dịch điện tử 2023 phân loại chữ ký điện tử (thuật ngữ rộng) dựa trên phạm vi sử dụng thành ba loại chính, bao gồm:

• Chữ ký điện tử chuyên dùng do cơ quan, tổ chức tạo ra để phục vụ chức năng và trách nhiệm cụ thể của đơn vị đó;
• Chữ ký số công cộng được bảo đảm bởi chứng thư chữ ký số công cộng, áp dụng trong các hoạt động công cộng cho tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp;
• Chữ ký số chuyên dùng công vụ được bảo đảm bởi chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ, sử dụng trong hoạt động của cơ quan nhà nước, chính phủ.
• Chữ ký điện tử nước ngoài có thể được công nhận nếu đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật và thủ tục theo quy định tại Điều 26 Luật Giao dịch điện tử 2023 về điều kiện công nhận tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử nước ngoài tại Việt Nam.

Lưu ý: Nếu đối tác dùng chứng thư số của nhà cung cấp dịch vụ chứng thực (“CA”) của nước họ, thì cần kiểm tra điều kiện công nhận hoặc dùng giải pháp CA/Trust service được cả hai bên chấp nhận. Ngoài ra, chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số được mặc định tương đương chữ ký tay. 

Về tính pháp lý của chữ ký điện tử, theo Khoản 3 Điều 22 Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định chữ ký số phải đáp ứng đủ các yêu cầu sau: 

• Xác nhận chủ thể ký và khẳng định sự chấp thuận;
• Dữ liệu tạo chữ ký gắn duy nhất với nội dung thông điệp;
• Dữ liệu tạo chữ ký chỉ thuộc sự kiểm soát của chủ thể ký;
• Mọi thay đổi sau ký đều có thể phát hiện;
• Phải được bảo đảm bởi chứng thư chữ ký số;
• Phương tiện tạo chữ ký số phải bảo đảm dữ liệu không bị tiết lộ, thu thập, sử dụng cho mục đích giả mạo. Dữ liệu tạo chữ ký số chỉ sử dụng một lần duy nhất và không làm thay đổi dữ liệu cần ký.

Tóm lại, Luật Giao dịch điện tử 2023 đã định hình rõ ràng việc phân loại chữ ký điện tử và các điều kiện chặt chẽ để đảm bảo tính pháp lý của chúng. Việc hiểu và áp dụng đúng các loại chữ ký, đặc biệt là chữ ký số nhằm đảm bảo an toàn, minh bạch và giá trị ràng buộc trong mọi giao dịch điện tử hiện nay.

Hiệu lực của hợp đồng kinh tế ký điện tử

Hiệu lực của hợp đồng kinh tế ký điện tử được pháp luật công nhận khi đáp ứng đồng thời hai nhóm điều kiện quan trọng. Đầu tiên, hợp đồng phải tuân thủ các quy định chung về giao dịch dân sự tại Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015. Thứ hai, hợp đồng phải thỏa mãn các yêu cầu đặc thù về thông điệp dữ liệu và hình thức theo quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023.

Hợp đồng kinh tế ký điện tử sẽ có hiệu lực nếu đáp ứng điều kiện hiệu lực giao dịch tại Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015. Cụ thể như sau:

• Các bên tham gia giao dịch có năng lực hành vi dân sự phù hợp với giao dịch được xác lập;
• Các bên tham gia giao dịch hoàn toàn tự nguyện, không bị lừa dối, đe dọa, cưỡng ép;
• Mục đích và nội dung của giao dịch không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội.

Ngoài ra, Điều 9 Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định trường hợp pháp luật yêu cầu thông tin phải thể hiện bằng “văn bản” thì thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng yêu cầu nếu thông tin trong thông điệp dữ liệu đó có thể truy cập và sử dụng để tham chiếu.

Tuy nhiên, trường hợp pháp luật yêu cầu văn bản phải được công chứng, chứng thực như giao dịch bất động sản, hợp đồng thế chấp, giao dịch bảo đảm thì thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng yêu cầu nếu được công chứng theo quy định pháp luật về công chứng hoặc chứng thực theo quy định của Luật Công chứng 2024. 

>>> Xem thêm: Mẫu thông báo chấm dứt hợp đồng kinh tế 

Quy trình giao kết, thương lượng, ký hợp đồng kinh tế theo thủ tục chữ ký điện tử

Việc chuyển đổi sang ký hợp đồng kinh tế theo thủ tục chữ ký điện tử đòi hỏi một quy trình triển khai bài bản, không chỉ dừng lại ở việc sở hữu một chữ ký số. Để đảm bảo tính pháp lý, bảo mật và khả năng thực thi, doanh nghiệp cần thực hiện một quy trình toàn diện.

Lựa chọn loại chữ ký điện tử

Doanh nghiệp nên ưu tiên chữ ký số PKI của nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng (CA công cộng) để mặc định đạt yêu cầu tương đương chữ ký tay theo khoản 3 Điều 22 Luật Giao dịch điện tử 2023. Bởi vì, chữ ký số công cộng được bảo đảm bởi chứng thư chữ ký số công cộng, có tính công nhận cao và được các cơ quan nhà nước, đối tác chấp nhận rộng rãi. 

Bên cạnh đó, nội bộ doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký điện tử chuyên dùng cho các giao dịch chuyên môn, nghiệp vụ. Bởi vì theo khoản 2 Điều 23 Luật Giao dịch điện từ 2023, chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay theo quy định. Cho nên, doanh nghiệp cân nhắc xin chứng nhận “bảo đảm an toàn” từ cơ quan có thẩm quyền để chữ ký điện tử chuyên dùng đạt hiệu lực pháp lý cao. 

Thiết lập nền tảng ký

Để đảm bảo giá trị pháp lý và tính bảo mật tuyệt đối cho hợp đồng kinh tế điện tử, việc thiết lập một nền tảng ký số chuyên biệt là thiết yếu. Nền tảng này phải được xây dựng dựa trên các tiêu chuẩn kỹ thuật nghiêm ngặt, nhằm mục đích xác thực chính xác chủ thể ký, đảm bảo tính toàn vẹn của văn bản.

• Hệ thống ký điện tử phải có dấu thời gian (timestamp) theo tiêu chuẩn RFC 3161 để xác định chính xác thời điểm ký kết;
• Log ghi nhận đầy đủ các hoạt động ký, truy cập, thay đổi dữ liệu để đảm bảo tính minh bạch và truy xuất;
• Cơ chế kiểm soát truy cập phân quyền người dùng theo vai trò và cấp độ ủy quyền;
• Xác thực danh tính (eKYC) sử dụng công nghệ sinh trắc học, xác thực đa yếu tố để đảm bảo đúng chủ thể ký.
• Tính năng chống chối bỏ (non-repudiation) ghi nhận bằng chứng kỹ thuật số không thể phủ nhận. Bảo toàn tính toàn vẹn của dữ liệu bằng hàm băm (hash function) SHA-256 hoặc cao hơn;
• Có cơ chế gửi và nhận thông điệp dữ liệu tuân thủ mục 2 chương II Luật Giao dịch điện tử 2023 về thời điểm, địa điểm gửi nhận. Biên nhận điện tử xác nhận việc nhận thông điệp dữ liệu được gửi tự động cho bên gửi theo quy định pháp luật.

Tóm lại, việc thiết lập nền tảng ký hợp đồng điện tử đòi hỏi sự tích hợp đồng bộ của nhiều yếu tố kỹ thuật cốt lõi, từ dấu thời gian (timestamp), eKYC, log hệ thống đến cơ chế chống chối bỏ.

Điều khoản hợp đồng nên có

Để hợp đồng điện tử đảm bảo tính pháp lý chặt chẽ và giảm thiểu rủi ro tranh chấp, việc soạn thảo các điều khoản hợp đồng cụ thể không chỉ định nghĩa rõ phương thức giao kết bằng thông điệp dữ liệu mà còn phải thiết lập các tiêu chuẩn kỹ thuật, an toàn bảo mật và quy tắc lưu trữ, xuất trình bằng chứng khi cần thiết.

• Điều khoản về phương thức và hình thức giao kết ghi rõ: “Các bên thống nhất giao kết, ký kết, trao đổi hợp đồng bằng thông điệp dữ liệu. Chữ ký số hoặc chữ ký điện tử bảo đảm thực hiện theo quy định pháp luật hiện hành về giao dịch điện tử”;
• Điều khoản về chuẩn kỹ thuật và an toàn quy định yêu cầu chứng thư số hợp lệ, thuật toán mã hóa RSA 2048 bit trở lên hoặc ECC 256 bit trở lên, thuật toán băm SHA-256 trở lên. Ngoài ra, nghĩa vụ bảo mật thiết bị khóa (USB token, HSM, cloud key) và mã OTP được ghi rõ trong hợp đồng. Trách nhiệm khi lộ khóa riêng, mất token;
• Điều khoản về gửi, nhận thông điệp dữ liệu xác định thời điểm nhận là khi thông điệp dữ liệu nhập vào hệ thống thông tin nằm ngoài sự kiểm soát của người gửi. Địa điểm nhận là nơi đặt trụ sở chính của bên nhận nếu không có thỏa thuận khác. Quy tắc vận hành hệ thống tự động xử lý ơn hàng, xác nhận;
• Điều khoản về lưu trữ và xuất trình quy định các bên giữ bản gốc điện tử gồm giá trị băm (hash value), dấu thời gian, log, chứng thư số. Cách cung cấp bản sao chứng thực điện tử khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

Những thỏa thuận rõ ràng này giúp đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật và giá trị chứng cứ của hợp đồng điện tử, bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các bên tham gia giao dịch.

Xây dựng quy trình kiểm soát

Để đảm bảo giá trị pháp lý và tính nhất quán khi triển khai hợp đồng điện tử, việc xây dựng quy trình kiểm soát sẽ đảm bảo trong việc quản trị rủi ro vận hành, đảm bảo mọi giao dịch đều được thực hiện an toàn, minh bạch và đúng thẩm quyền.

• Phân quyền người ký dựa trên chức danh và giấy tờ ủy quyền hợp lệ. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có quyền ký các hợp đồng theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020. Người được ủy quyền ký phải có giấy ủy quyền ghi rõ phạm vi, thời hạn, giá trị hợp đồng được phép ký kết;
• Theo dõi hạn sử dụng chứng thư số để đảm bảo chứng thư không hết hạn tại thời điểm ký. Kiểm tra trạng thái chứng thư qua giao thức OCSP (Online Certificate Status Protocol) hoặc CRL (Certificate Revocation List) trước mỗi lần ký;
• Quy trình thu hồi khóa khi nhân sự nghỉ việc, thay đổi chức vụ được thực hiện ngay lập tức. 

Tình huống đặc thù khi luật chuyên ngành bắt buộc công chứng, chứng thực, đăng ký phải tuân thủ theo quy định của luật chuyên ngành. Ví dụ một số giao dịch bất động sản, hợp đồng thế chấp bất động sản, biện pháp bảo đảm bằng tài sản phải thực hiện công chứng hoặc chứng thực theo quy định pháp luật về công chứng, chứng thực trong giao dịch về đất đai. Các giao dịch này không thể thay thế hoàn toàn bằng hình thức điện tử nếu pháp luật chưa cho phép.

>>> Xem thêm: Hợp đồng kinh tế – Các tranh chấp thường gặp và hướng xử lý

Lưu ý khi ký hợp đồng kinh tế trong môi trường sàn thương mại điện tử

Sàn giao dịch thương mại điện tử là website thương mại điện tử cho phép thương nhân, tổ chức, cá nhân tiến hành một phần hoặc toàn bộ quy trình mua bán hàng hóa, dịch vụ theo khoản 9 Điều 3 Nghị định 52/2013/NĐ-CP. Khi thực hiện ký kết hợp đồng giao dịch trên nền tảng này, Quý khách phải lưu ý một số vấn đề sau trong quá trình xác lập giao dịch: 

• Đặt hàng – xác nhận đơn hàng từ sàn phải được gửi đến khách hàng dưới hình thức có thể lưu trữ, in và hiển thị theo khoản 1 Điều 19 Nghị định 52/2013/NĐ-CP. Lưu vết giao dịch gồm thời gian đặt hàng, nội dung đơn hàng, xác nhận từ bên bán, phương thức thanh toán, thông tin vận chuyển phải được lưu trữ đầy đủ;
• Hợp đồng giao kết trên sàn có hiệu lực khi có sự chấp nhận đề nghị giao kết hợp đồng theo quy định Điều 393 Bộ luật Dân sự 2015. Bên cạnh đó, Điều 12 Nghị định 52/2013/NĐ-CP quy định thông báo bằng chứng từ điện tử về đề nghị giao kết hợp đồng mà không có bên nhận cụ thể chỉ là thông báo mời đề nghị giao kết hợp đồng, chưa được coi là đề nghị giao kết hợp đồng trừ khi bên thông báo chỉ rõ trách nhiệm của mình trong trường hợp nhận được trả lời chấp nhận;
• Điều kiện hoạt động của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử tại khoản 22 Điều 1 Nghị định 85/2021/NĐ-CP. 

Như vậy, việc giao kết hợp đồng trên sàn thương mại điện tử tiềm ẩn nhiều đặc thù pháp lý so với giao dịch truyền thống. Các bên tham gia phải đặc biệt lưu ý đến việc lưu trữ đầy đủ chứng từ điện tử, lưu vết giao dịch và hiểu rõ thời điểm hợp đồng chính thức có hiệu lực theo quy định.

Dịch vụ luật sư giải quyết tranh chấp về chữ ký điện tử trên hợp đồng kinh tế

Tranh chấp về chữ ký điện tử trên hợp đồng kinh tế phát sinh khi một bên phủ nhận việc ký kết hợp đồng. Bên phủ nhận có thể khẳng định chữ ký điện tử không do mình thực hiện hoặc hợp đồng điện tử bị sửa đổi sau khi ký. Luật Long Phan PMT cung cấp dịch vụ tư vấn, giải quyết tranh chấp phát sinh trong các trường hợp này. Cụ thể như sau:

• Tư vấn quy định về điều kiện có hiệu lực của chữ ký số, hợp đồng điện tử;
• Tư vấn, review, soạn thảo hợp đồng kinh tế; 
• Tư vấn quy trình thủ tục ký kết chữ ký điện tử trên hợp đồng kinh tế;
• Tư vấn hướng xử lý đàm phán, giải quyết tranh chấp phát sinh (nếu có);
• Tư vấn thủ tục khởi kiện tại Tòa án hoặc trọng tài;
• Đại diện theo ủy quyền của Quý khách liên hệ nộp hồ sơ, tham gia giải quyết trong các vụ tranh chấp hợp đồng điện tử. 

Tranh chấp chữ ký điện tử trên hợp đồng kinh tế tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý phức tạp. Với đội ngũ luật sư chuyên môn, Luật Long Phan PMT cam kết cung cấp dịch vụ giải quyết tranh chấp hợp đồng điện tử toàn diện và hiệu quả. Từ khâu tư vấn pháp lý, hỗ trợ đàm phán đến đại diện ủy quyền tại Tòa án hay Trọng tài, chúng tôi sẵn sàng đồng hành, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp tối đa cho Quý khách hàng.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn giải quyết tranh chấp hợp đồng mua bán online

Câu hỏi thường gặp về quy định về sử dụng chữ ký điện tử trên hợp đồng kinh tế

Để giúp Quý khách hiểu rõ hơn về việc sử dụng chữ ký điện tử trên hợp đồng kinh tế, chúng tôi đã tổng hợp một số câu hỏi phổ biến sau đây:

Hợp đồng bất động sản (yêu cầu công chứng) có được ký điện tử không?

Có. Khoản 3, Điều 9, Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định rõ, trường hợp luật yêu cầu văn bản phải được công chứng, chứng thực thì thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu được công chứng, chứng thực điện tử. 

Làm thế nào để sửa đổi hoặc bổ sung một hợp đồng đã ký điện tử?

Các bên không được sửa đổi trực tiếp trên tệp tin hợp đồng gốc, vì hành vi này sẽ phá vỡ “tính toàn vẹn” của thông điệp dữ liệu (theo Điều 10, Luật Giao dịch điện tử 2023). Thay vào đó, các bên phải lập một Phụ lục hợp đồng mới (dưới dạng một thông điệp dữ liệu riêng biệt) theo quy định tại Điều 421, Bộ luật Dân sự 2015, và Phụ lục này phải được tất cả các bên ký điện tử hợp lệ.

Khi xảy ra tranh chấp, bên nào có nghĩa vụ chứng minh chữ ký điện tử là thật?

Theo Điều 23, Luật Giao dịch điện tử 2023, chữ ký số (hoặc chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn) được mặc định (suy đoán) là có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay. Do đó, nếu một bên phủ nhận chữ ký này, bên đó có nghĩa vụ chứng minh tại Điều 91 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015.

Doanh nghiệp phải lưu trữ hợp đồng điện tử đã ký trong bao lâu?

Theo Điều 13, Luật Giao dịch điện tử 2023, việc lưu trữ thông điệp dữ liệu (hợp đồng điện tử) phải tuân thủ thời hạn theo quy định của pháp luật chuyên ngành. Ví dụ, Luật Kế toán 2015 (điểm b khoản 5 Điều 41) yêu cầu lưu trữ chứng từ kế toán (bao gồm hợp đồng liên quan) tối thiểu 10 năm hoặc vĩnh viễn, tùy tài liệu.

Trên đây là các câu trả lời cho các thắc mắc của Quý khách xoay quanh chữ ký điện tử. Chúng tôi mong rằng với những giải đáp này, Quý khách sẽ tự tin hơn khi thực hiện giao kết hợp đồng kinh tế an toàn, hiệu quả. 

Kết luận

Việc sử dụng chữ ký điện tử trên hợp đồng kinh tế mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp khi tuân thủ đúng quy định pháp luật. Quý khách hàng cần lựa chọn loại chữ ký điện tử phù hợp, thiết lập quy trình kiểm soát chặt chẽ và xây dựng điều khoản hợp đồng rõ ràng. Nếu Quý khách có bất kỳ thắc mắc liên quan đến chữ ký điện từ, hãy liên hệ với Luật Long Phan PMT qua hotline 1900636387 để được hỗ trợ tư vấn chuyên sâu và đặt lịch nhanh chóng.

Tags: Chữ ký điện tử trên hợp đồng kinh tế, Chứng thực hợp đồng điện tử, Dịch vụ luật sư tư vấn hợp đồng, Giá trị pháp lý của chữ ký số, Hợp đồng điện tử có hiệu lực khi nào, Phân biệt chữ ký số và chữ ký điện tử, Quy trình ký hợp đồng điện tử