Công ty nước ngoài có được ủy quyền cho văn phòng đại diện ký hợp đồng

Công ty nước ngoài có được ủy quyền cho văn phòng đại diện ký hợp đồng là câu hỏi  pháp lý cần được làm rõ để đảm bảo giá trị cả hợp đồng. Chủ thể giao kết hợp đồng là một trong các điều kiện có hiệu lực của hợp đồng giữa công ty và đối tác. Cùng Luật Long Phan PMT tìm hiểu về đăng ký thành lập cũng như chức năng của văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài.

Văn phòng đại diện có thể ký hợp đồng theo ủy quyền không?

Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài là gì?

Căn cứ khoản 6 Điều 3 Luật Thương mại 2005 quy định, văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép.

Như vậy, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, thành lập với mục đích tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại như khuyến mại, quảng cáo thương mại, trưng bày, giới thiệu hàng hoá,…

>> Xem thêm: Xác định tư cách tham gia tố tụng của văn phòng đại diện

Quyền và nghĩa vụ của văn phòng đại diện

Quyền của văn phòng đại diện

Căn cứ Điều 17 Luật Thương mại 2005 quy định về quyền của văn phòng đại diện bao gồm:

• Hoạt động đúng mục đích, phạm vi và thời hạn được quy định trong giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
• Thuê trụ sở, thuê, mua các phương tiện, vật dụng cần thiết cho hoạt động của Văn phòng đại diện.
• Tuyển dụng lao động là người Việt Nam, người nước ngoài để làm việc tại Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Mở tài khoản bằng ngoại tệ, bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện.
• Có con dấu mang tên Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Ngoài ra, trong từng trường hợp cụ thể, văn phòng đại diện còn có các quyền khác theo quy định của pháp luật Việt Nam hiện hành.

Vậy nên, theo quy định của pháp luật Việt Nam, văn phòng đại diện khi được thành lập sẽ có  các quyền trên để đảm bảo các lợi ích hợp pháp của mình.

Nghĩa vụ của văn phòng đại diện

Căn cứ Điều 18 Luật Thương mại 2005 quy định về quyền của văn phòng đại diện bao gồm:

• Không được thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam.
• Chỉ được thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại trong phạm vi mà Luật này cho phép.
• Không được giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết của thương nhân nước ngoài, trừ trường hợp Trưởng Văn phòng đại diện có giấy uỷ quyền hợp pháp của thương nhân nước ngoài hoặc các trường hợp quy định tại các khoản 2, 3 và 4 Điều 17 của Luật này.
• Nộp thuế, phí, lệ phí và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Báo cáo hoạt động của Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

Do đó, bên cạnh các quyền lợi được hưởng, văn phòng đại diện khi hoạt động cũng cần tuân thủ thực hiện đúng những quy định về nghĩa vụ mà pháp luật Việt Nam quy định.

Báo cáo hoạt động của văn phòng đại diện

Công ty nước ngoài có được ủy quyền cho văn phòng đại diện ký hợp đồng không?

Căn cứ khoản 3 Điều 18 Luật Thương mại 2005 quy định văn phòng đại diện không được giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết của thương nhân nước ngoài, trừ trường hợp Trưởng Văn phòng đại diện có giấy uỷ quyền hợp pháp của thương nhân nước ngoài hoặc các trường hợp quy định tại các khoản 2, 3 và 4 Điều 17 của Luật này như:

• Thuê trụ sở, thuê, mua các phương tiện, vật dụng cần thiết cho hoạt động của Văn phòng đại diện.
• Tuyển dụng lao động là người Việt Nam, người nước ngoài để làm việc tại Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Mở tài khoản bằng ngoại tệ, bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện.

Vì vậy, trong trường hợp văn phòng đại diện tại Việt Nam nhận được sự ủy quyền của công ty nước ngoài thì việc ký kết hợp đồng giữa văn phòng đại diện với công ty đối tác sẽ được công nhận.

Ngoài ra, còn một số trường hợp văn phòng đại diện có thể giao kết hợp đồng với công ty đối tác như: thuê trụ sở, thuê vật dụng cần thiết cho văn phòng, tuyển dụng lao động, mở tài khoản phục vụ cho hoạt động của văn phòng,…

>> Xem thêm: Văn phòng đại diện có thể ký kết hợp đồng thương mại

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Căn cứ Điều 11 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định về thủ tục cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện bao gồm các bước:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Căn cứ Điều 10 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, hồ sơ xin cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện bao gồm:

Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;

Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;

Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;

Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;

Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;

Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:

• Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;
• Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện

Bước 2: Nộp hồ sơ

Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Cơ quan cấp Giấy phép theo quy định tại Điều 5 Nghị định 07/2016/NĐ-CP gồm:

• Sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi thương nhân dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao thực hiện việc cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn, thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện và chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện trong trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.
• Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao (sau đây gọi chung là Ban quản lý) thực hiện việc cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn, thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện và chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện đặt trụ sở trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao trong trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.

Bước 3: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.

Bước 4: Gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành (nếu có)

Cơ quan cấp Giấy phép gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ trong các trường hợp sau:

• Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên
• Trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành

Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản xin ý kiến của Cơ quan cấp Giấy phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép thành lập Văn phòng đại diện.

Bước 5: Trả kết quả

• Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp từ chối cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.
• Đối với trường hợp phải xin ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp không cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

>> Xem thêm: Mẫu thông báo lập văn phòng đại diện ở nước ngoài

Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện

Dịch vụ luật sư tư vấn về hoạt động của văn phòng đại diện

Với đội ngũ luật sư tâm huyết và trình độ chuyên môn cao, khách hàng khi tìm đến với dịch vụ luật sư tư vấn về hoạt động của văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam của Luật Long Phan PMT sẽ được hỗ trợ các vấn đề như:

• Tư vấn và hỗ trợ khách hàng các quy định của pháp luật về quy trình, hồ sơ thành lập văn phòng đại diện, những lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài.
• Hỗ trợ khách hàng soạn thảo hồ sơ, chuẩn bị các giấy tờ cần thiết để tiến hành đăng ký thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài.
• Tư vấn các vấn đề pháp lý khác liên quan đến hoạt động của văn phòng đại diện công ty nước ngoài.
• Đại diện theo ủy quyền của khách hàng liên hệ với cơ quan chức năng để thực hiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài, hỗ trợ đưa doanh nghiệp vào hoạt động một cách hợp pháp.
• Hỗ trợ các thủ tục cần thiết sau khi thành lập văn phòng đại diện công ty như: khắc mẫu con dấu, công bố mẫu dấu, mở tài khoản văn phòng,…
• Tư vấn quy định liên quan sau khi thành lập và quá trình hoạt động khách hàng.

>> Xem thêm: Tư vấn thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Cần Thơ

Khi sự ủy quyền và có giấy xác nhận ủy quyền hợp pháp của công ty nước ngoài thì văn phòng đại diện có quyền thực hiện quyết định ký kết hợp đồng với công ty đối tác. Trên đây là bài viết Luật Long Phan PMT chia sẻ về quyền và nghĩa vụ của văn phòng đại diện, cũng như thủ tục để thành lập văn phòng đại diện. Nếu còn vấn đề nào thắc mắc, bạn có thể liên hệ chúng tôi qua Hotline 1900.63.63.87 để được luật sư tư vấn luật doanh nghiệp hỗ trợ kịp thời.