Chứng minh bất khả kháng trong hợp đồng thương mại: Hồ sơ và cách làm

Chứng minh bất khả kháng trong hợp đồng thương mại là nghĩa vụ của chính bên vi phạm: doanh nghiệp phải chỉ ra sự kiện khách quan, không thể lường trước, không thể khắc phục, có quan hệ nhân quả với vi phạm và đã được thông báo kịp thời bằng văn bản. Thiếu một trong các yếu tố này, yêu cầu miễn trách nhiệm thường bị bác. Luật Long Phan PMT hướng dẫn yếu tố cấu thành, hồ sơ chứng cứ và quy trình xử lý khi hợp đồng thương mại bị ảnh hưởng bởi biến cố khách quan.

Bất khả kháng trong hợp đồng thương mại được hiểu thế nào?

Bất khả kháng là sự kiện khách quan, không thể dự liệu khi ký hợp đồng và không thể khắc phục dù đã nỗ lực tối đa. Luật Thương mại 2005 không định nghĩa riêng nên áp dụng Bộ luật Dân sự 2015. Đây là căn cứ miễn trách nhiệm, không tự động chấm dứt hợp đồng.

Định nghĩa theo Bộ luật Dân sự 2015

Theo khoản 1 Điều 156 Bộ luật Dân sự 2015, sự kiện bất khả kháng là sự kiện xảy ra một cách khách quan, không thể lường trước được và không thể khắc phục được mặc dù đã áp dụng mọi biện pháp cần thiết và khả năng cho phép.

Khoản 2 Điều 351 Bộ luật Dân sự 2015 quy định bên có nghĩa vụ không thực hiện đúng nghĩa vụ do sự kiện bất khả kháng thì không phải chịu trách nhiệm dân sự, trừ trường hợp có thỏa thuận khác hoặc pháp luật có quy định khác.

Quan hệ giữa Luật Thương mại 2005 và Bộ luật Dân sự 2015

Theo khoản 3 Điều 4 Luật Thương mại 2005, hoạt động thương mại không được quy định trong Luật Thương mại và trong các luật khác thì áp dụng quy định của Bộ luật Dân sự. Đây là cơ sở để dùng định nghĩa tại Điều 156 Bộ luật Dân sự 2015 cho tranh chấp thương mại.

Điểm b khoản 1 Điều 294 Luật Thương mại 2005 quy định bên vi phạm được miễn trách nhiệm khi xảy ra sự kiện bất khả kháng. Quy định về thông báo, kéo dài thời hạn và từ chối thực hiện hợp đồng nằm tại Điều 295 và Điều 296 Luật Thương mại 2005.

Phân biệt bất khả kháng với hoàn cảnh thay đổi cơ bản

Nhiều doanh nghiệp viện dẫn bất khả kháng khi giá nguyên liệu tăng đột biến hoặc thị trường biến động. Tuy nhiên, các tình huống này thường gần với hoàn cảnh thay đổi cơ bản tại Điều 420 Bộ luật Dân sự 2015, có cơ chế xử lý khác hẳn.

Theo thực tiễn áp dụng, biến động giá nguyên vật liệu hoặc khó khăn tài chính hiếm khi được chấp nhận là bất khả kháng, vì nghĩa vụ vẫn thực hiện được, chỉ tốn kém hơn. Doanh nghiệp nên chọn đúng cơ chế ngay từ văn bản đầu tiên gửi đối tác.

Phân biệt với miễn trách do quyết định của cơ quan nhà nước

Điểm d khoản 1 Điều 294 Luật Thương mại 2005 quy định một căn cứ miễn trách độc lập: vi phạm do thực hiện quyết định của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền mà các bên không thể biết vào thời điểm giao kết hợp đồng.

Với lệnh cấm xuất khẩu hay quyết định phong tỏa, doanh nghiệp nên viện dẫn song song điểm b và điểm d, kèm bản sao quyết định hành chính.

Ai có nghĩa vụ chứng minh và phải chứng minh những gì?

Bên vi phạm muốn được miễn trách nhiệm phải tự chứng minh. Nội dung cần chứng minh gồm ba yếu tố cấu thành sự kiện, mối quan hệ nhân quả giữa sự kiện và vi phạm, việc đã áp dụng biện pháp khắc phục và việc đã thông báo kịp thời cho bên kia.

Nghĩa vụ chứng minh thuộc về bên vi phạm

Theo khoản 2 Điều 294 Luật Thương mại 2005, bên vi phạm hợp đồng có nghĩa vụ chứng minh các trường hợp miễn trách nhiệm. Khoản 3 Điều 295 Luật Thương mại 2005 cũng yêu cầu bên vi phạm chứng minh với bên bị vi phạm về trường hợp miễn trách nhiệm của mình.

Tại Tòa án, khoản 2 Điều 91 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2019, 2020, 2022, 2023, 2024, 2025) yêu cầu đương sự phản đối yêu cầu của người khác phải thể hiện bằng văn bản và cung cấp chứng cứ chứng minh cho sự phản đối đó.

Khoản 4 Điều 91 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 quy định đương sự không đưa ra đủ chứng cứ thì Tòa án giải quyết theo chứng cứ đã có trong hồ sơ. Nói cách khác, rủi ro thiếu chứng cứ hoàn toàn thuộc về doanh nghiệp viện dẫn bất khả kháng.

Ba yếu tố cấu thành sự kiện bất khả kháng

Theo khoản 1 Điều 156 Bộ luật Dân sự 2015, sự kiện chỉ được coi là bất khả kháng khi đồng thời thỏa mãn ba yếu tố. Mỗi yếu tố cần nhóm chứng cứ riêng:

• Tính khách quan: sự kiện xảy ra ngoài ý chí và không do lỗi của bên vi phạm, như thiên tai, hỏa hoạn lan từ bên ngoài, dịch bệnh, chiến sự.
• Không thể lường trước: tại thời điểm giao kết, một thương nhân thận trọng cùng ngành không thể dự liệu được sự kiện này.
• Không thể khắc phục: bên vi phạm đã áp dụng mọi biện pháp cần thiết và khả năng cho phép nhưng vẫn không ngăn được hậu quả.

Có thể hiểu là yếu tố “không thể lường trước” được xét tại thời điểm ký hợp đồng. Sự kiện đã xảy ra hoặc đã được cảnh báo công khai trước khi ký thì lập luận bất khả kháng rất khó được chấp nhận.

Yếu tố “không thể khắc phục” thường là điểm tranh luận gay gắt nhất. Bên bị vi phạm sẽ chỉ ra rằng có nhà cung cấp thay thế, tuyến vận chuyển khác hoặc phương án sản xuất bù. Doanh nghiệp cần chứng minh các phương án đó không khả thi hoặc đã được thử nhưng thất bại.

Mối quan hệ nhân quả giữa sự kiện và vi phạm

Ngoài ba yếu tố trên, theo thực tiễn áp dụng, doanh nghiệp phải chứng minh chính sự kiện bất khả kháng là nguyên nhân dẫn đến vi phạm. Một trận lũ ở địa phương khác, không ảnh hưởng đến kho hàng hay tuyến giao nhận, không đủ để miễn nghĩa vụ giao hàng.

Cần chứng minh cả phạm vi ảnh hưởng. Nếu sự kiện chỉ làm chậm một phần lô hàng, doanh nghiệp chỉ được miễn trách đối với phần đó; phần còn lại vẫn phải thực hiện đúng hạn.

Nghĩa vụ thông báo và hệ quả nếu chậm thông báo

Theo khoản 1 Điều 295 Luật Thương mại 2005, bên vi phạm phải thông báo ngay bằng văn bản cho bên kia về trường hợp được miễn trách nhiệm và những hậu quả có thể xảy ra. Văn bản thông báo vừa là nghĩa vụ, vừa là chứng cứ quan trọng.

Khoản 2 Điều 295 Luật Thương mại 2005 quy định khi trường hợp miễn trách nhiệm chấm dứt, bên vi phạm phải thông báo ngay cho bên kia. Nếu không thông báo hoặc thông báo không kịp thời, bên vi phạm phải bồi thường thiệt hại.

Nên gửi thông báo qua kênh đã thỏa thuận, lưu bằng chứng gửi và nhận, nêu rõ sự kiện, thời điểm bắt đầu, nghĩa vụ bị ảnh hưởng và biện pháp đang áp dụng.

Hồ sơ chứng cứ cần chuẩn bị để chứng minh bất khả kháng

Hồ sơ cần chứng minh được sự kiện đã xảy ra, tác động trực tiếp đến việc thực hiện hợp đồng, các nỗ lực khắc phục và việc thông báo đúng hạn. Chứng cứ càng gần thời điểm xảy ra sự kiện và càng có nguồn độc lập thì giá trị chứng minh càng cao.

Điều 94 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 liệt kê các nguồn chứng cứ, gồm tài liệu đọc được, nghe được, nhìn được, dữ liệu điện tử và văn bản xác nhận. Doanh nghiệp nên chia hồ sơ thành các nhóm dưới đây.

Nhóm chứng cứ về sự kiện bất khả kháng

Nhóm này chứng minh sự kiện có thật, xảy ra khi nào, ở đâu và có tính khách quan. Thông thường gồm:

• Quyết định, công điện, thông báo của cơ quan nhà nước về thiên tai, dịch bệnh, phong tỏa, cấm vận hoặc đình chỉ hoạt động.
• Bản tin dự báo, cảnh báo của cơ quan khí tượng thủy văn hoặc thông tin chính thức đăng trên cổng thông tin của cơ quan nhà nước.
• Biên bản hiện trường, biên bản của cơ quan công an, phòng cháy chữa cháy hoặc chính quyền địa phương về sự cố.
• Văn bản xác nhận của cảng vụ, hãng tàu, hãng vận tải về việc đóng cảng, hủy chuyến hoặc thay đổi lịch trình.

Theo điểm a khoản 1 Điều 92 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, những tình tiết, sự kiện rõ ràng mà mọi người đều biết và được Tòa án thừa nhận thì không phải chứng minh. Tuy vậy, việc một sự kiện ai cũng biết không đồng nghĩa với việc nó ảnh hưởng đến hợp đồng cụ thể của doanh nghiệp.

Nhóm chứng cứ về tác động và biện pháp khắc phục

Đây là nhóm chứng cứ thường bị bỏ sót nhưng lại quyết định kết quả. Doanh nghiệp cần chứng minh sự kiện đã trực tiếp ngăn cản việc thực hiện nghĩa vụ và mình đã nỗ lực hạn chế hậu quả:

• Hồ sơ sản xuất, xuất nhập kho, nhật ký vận hành cho thấy hoạt động bị gián đoạn trong khoảng thời gian cụ thể.
• Thư từ, email làm việc với nhà cung cấp, đơn vị vận chuyển thay thế, kèm phản hồi từ chối hoặc báo giá không khả thi.
• Hồ sơ bảo hiểm, biên bản giám định tổn thất, kết luận giám định thiệt hại tài sản.
• Bằng chứng đã thông báo cho đối tác, gồm văn bản, email, xác nhận đã nhận và biên bản làm việc.

Theo thực tiễn, chứng cứ về nỗ lực khắc phục là căn cứ trực tiếp cho yếu tố “không thể khắc phục” tại khoản 1 Điều 156 Bộ luật Dân sự 2015, nên cần lưu ngay khi phát sinh.

Giá trị của văn bản xác nhận bất khả kháng

Theo thực tiễn, doanh nghiệp có thể đề nghị Liên đoàn Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) xem xét cấp văn bản xác nhận về sự kiện bất khả kháng. Văn bản này thường được đối tác nước ngoài yêu cầu hoặc chấp nhận trong giao dịch quốc tế.

Tuy nhiên, Luật Thương mại 2005 không quy định văn bản xác nhận là điều kiện bắt buộc để được miễn trách. Có thể hiểu đây chỉ là một nguồn chứng cứ, không ràng buộc Tòa án hay Hội đồng trọng tài, và không thay thế chứng cứ về quan hệ nhân quả cũng như nỗ lực khắc phục.

Doanh nghiệp nên bổ sung chứng cứ nội bộ chứng minh tác động đến từng nghĩa vụ, vì đối tác thường tấn công chính khoảng trống này.

Yêu cầu về hình thức chứng cứ khi nộp cho Tòa án hoặc trọng tài

Theo khoản 1 Điều 95 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, tài liệu đọc được được coi là chứng cứ nếu là bản chính hoặc bản sao có công chứng, chứng thực hợp pháp hoặc do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cung cấp, xác nhận. Tài liệu bằng tiếng nước ngoài phải kèm bản dịch hợp lệ.

Trong tố tụng trọng tài, khoản 1 Điều 46 Luật Trọng tài thương mại 2010 (sửa đổi, bổ sung 2025) quy định các bên có nghĩa vụ cung cấp chứng cứ cho Hội đồng trọng tài. Nên lưu email ở dạng truy xuất được nguồn gốc, thời gian gửi.

Quy trình xử lý khi xảy ra sự kiện bất khả kháng

Doanh nghiệp nên xử lý theo trình tự: đánh giá sự kiện, đối chiếu điều khoản hợp đồng, thông báo bằng văn bản, áp dụng biện pháp khắc phục, thu thập chứng cứ và đàm phán phương án tiếp theo. Làm đúng trình tự từ ngày đầu giúp hạn chế phần lớn rủi ro tranh chấp về sau.

Các bước dưới đây là trình tự thường áp dụng và cần điều chỉnh theo điều khoản bất khả kháng cụ thể trong từng hợp đồng:

1. Xác định sự kiện, thời điểm bắt đầu và nghĩa vụ hợp đồng bị ảnh hưởng; đánh giá sơ bộ ba yếu tố tại khoản 1 Điều 156 Bộ luật Dân sự 2015.
2. Rà soát điều khoản bất khả kháng trong hợp đồng: định nghĩa, danh mục sự kiện, thời hạn thông báo, hình thức thông báo, tài liệu kèm theo.
3. Gửi thông báo bằng văn bản ngay cho đối tác theo khoản 1 Điều 295 Luật Thương mại 2005, nêu sự kiện, hậu quả có thể xảy ra và biện pháp đang áp dụng.
4. Áp dụng biện pháp khắc phục, tìm phương án thay thế và lưu toàn bộ chứng cứ về các nỗ lực này.
5. Thu thập chứng cứ độc lập về sự kiện; đề nghị cấp văn bản xác nhận nếu đối tác hoặc hợp đồng yêu cầu.
6. Đàm phán việc kéo dài thời hạn hoặc điều chỉnh nghĩa vụ; lập phụ lục hoặc biên bản thỏa thuận nếu đạt được.
7. Thông báo ngay khi sự kiện chấm dứt theo khoản 2 Điều 295 Luật Thương mại 2005 và khôi phục việc thực hiện hợp đồng.

Thời hạn kéo dài thực hiện hợp đồng theo Điều 296 Luật Thương mại 2005

Theo khoản 1 Điều 296 Luật Thương mại 2005, các bên có thể thỏa thuận kéo dài thời hạn thực hiện nghĩa vụ. Nếu không có thỏa thuận hoặc không thỏa thuận được, thời hạn được tính thêm bằng thời gian xảy ra bất khả kháng cộng thời gian hợp lý để khắc phục hậu quả.

Thời gian kéo dài này có giới hạn, tùy theo thời hạn giao hàng hoặc cung ứng dịch vụ đã thỏa thuận:

Quyền từ chối thực hiện hợp đồng khi quá thời hạn

Theo khoản 2 Điều 296 Luật Thương mại 2005, khi vượt quá thời hạn kéo dài nêu trên, các bên có quyền từ chối thực hiện hợp đồng và không bên nào có quyền yêu cầu bên kia bồi thường thiệt hại.

Khoản 3 Điều 296 Luật Thương mại 2005 yêu cầu bên từ chối phải thông báo cho bên kia trong thời hạn mười ngày kể từ ngày kết thúc thời hạn kéo dài, trước khi bên kia bắt đầu thực hiện nghĩa vụ hợp đồng. Bỏ lỡ mốc này có thể làm mất quyền từ chối.

Ngoại lệ quan trọng: khoản 4 Điều 296 Luật Thương mại 2005 quy định việc kéo dài thời hạn, từ chối thực hiện hợp đồng không áp dụng đối với hợp đồng mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ có thời hạn cố định về giao hàng hoặc hoàn thành dịch vụ.

Với hợp đồng có thời hạn cố định, như hàng mùa vụ, hàng phục vụ sự kiện hay dịch vụ gắn với một ngày cụ thể, doanh nghiệp nên đàm phán ngay phương án hủy bỏ hoặc thay thế, thay vì chờ thời hạn kéo dài theo luật. Nên ghi rõ tính chất thời hạn cố định ngay khi soạn hợp đồng.

Những trường hợp thường bị bác yêu cầu miễn trách nhiệm

Yêu cầu miễn trách thường bị bác khi sự kiện đã có thể dự liệu, khi doanh nghiệp không chứng minh được nỗ lực khắc phục, khi không có quan hệ nhân quả hoặc khi thông báo quá muộn. Một số trường hợp khác bị bác vì hợp đồng đã thỏa thuận khác với luật.

Bảng sau tổng hợp lý do bác thường gặp và cách phòng ngừa tương ứng:

Thỏa thuận hợp đồng loại trừ hoặc mở rộng bất khả kháng

Theo khoản 2 Điều 351 Bộ luật Dân sự 2015, việc miễn trách do bất khả kháng áp dụng trừ trường hợp có thỏa thuận khác. Điểm a khoản 1 Điều 294 Luật Thương mại 2005 cũng ghi nhận trường hợp miễn trách nhiệm mà các bên đã thỏa thuận.

Đây là ngoại lệ có tác động lớn: hợp đồng có thể thu hẹp, mở rộng hoặc đặt thêm điều kiện thủ tục cho bất khả kháng. Ví dụ, hợp đồng quy định phải thông báo trong 07 ngày và kèm văn bản xác nhận của cơ quan có thẩm quyền.

Khi điều khoản hợp đồng đặt điều kiện chặt hơn luật, doanh nghiệp cần tuân thủ đúng từng điều kiện đó. Nên rà soát ngay điều khoản bất khả kháng trong các hợp đồng đang thực hiện, đặc biệt thời hạn và hình thức thông báo, để không mất quyền chỉ vì sai thủ tục.

Hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế áp dụng Công ước Viên 1980

Nếu hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế thuộc phạm vi điều chỉnh của Công ước Liên Hợp Quốc về hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế (CISG 1980), Điều 79 CISG quy định bên không thực hiện nghĩa vụ được miễn trách nếu chứng minh trở ngại nằm ngoài sự kiểm soát của mình.

Khoản 4 Điều 79 CISG yêu cầu thông báo về trở ngại trong thời hạn hợp lý. Theo khoản 5 Điều 79 CISG, việc miễn trách chỉ loại trừ quyền đòi bồi thường thiệt hại, không ngăn bên kia thực hiện các quyền khác. Doanh nghiệp xuất nhập khẩu nên xác định sớm luật áp dụng cho hợp đồng.

>>> Xem thêm: Ai sẽ chịu trách nhiệm khi hàng hóa bị thiệt hại do sự kiện bất khả kháng?

Kinh nghiệm thực tế khi chứng minh bất khả kháng

Qua các hồ sơ đã tiếp nhận, doanh nghiệp thường thua không phải vì sự kiện không có thật, mà vì không chứng minh được tác động cụ thể và nỗ lực khắc phục. Hồ sơ thường chỉ có vài bản tin báo chí và một thông báo gửi muộn.

Trong thực tế xử lý các vụ việc tương tự, một sai lầm phổ biến mà khách hàng thường gặp là dùng một văn bản thông báo chung, gửi cho mọi đối tác với cùng nội dung. Văn bản không nêu nghĩa vụ nào bị ảnh hưởng, khối lượng bao nhiêu, nên bên kia dễ dàng phản bác tính nhân quả.

Một tình huống điển hình khác là doanh nghiệp vẫn nhận đơn hàng mới trong lúc viện dẫn bất khả kháng với đơn hàng cũ. Đối tác dùng chính các đơn hàng này để chứng minh năng lực sản xuất không bị ngăn cản.

Qua các hồ sơ tranh chấp, cơ quan giải quyết thường đối chiếu kỹ mốc thời gian: ngày xảy ra sự kiện, ngày thông báo, ngày đến hạn nghĩa vụ và ngày sự kiện chấm dứt. Chỉ cần thông báo đến sau ngày đến hạn, lập luận miễn trách đã bị suy yếu đáng kể.

Chúng tôi khuyến nghị doanh nghiệp lập ngay một hồ sơ theo dõi sự kiện, cập nhật hằng ngày nhật ký tác động, liên lạc với đối tác và các phương án đã thử. Hồ sơ lập đồng thời với sự kiện có giá trị thuyết phục cao hơn nhiều so với hồ sơ dựng lại sau khi tranh chấp phát sinh.

>>> Xem thêm: Yếu tố loại trừ rủi ro trong hợp đồng có xem là tình huống bất khả kháng

Các câu hỏi thường gặp về chứng minh bất khả kháng

Các câu hỏi dưới đây là thắc mắc thường gặp của doanh nghiệp khi vi phạm hợp đồng vì biến cố khách quan hoặc khi bị đối tác viện dẫn bất khả kháng. Mỗi câu trả lời nêu kết luận trước, sau đó dẫn căn cứ pháp lý cụ thể. Kết quả từng hồ sơ phụ thuộc vào chứng cứ và điều khoản hợp đồng.

Kết luận

Chứng minh bất khả kháng đòi hỏi doanh nghiệp chỉ ra đủ ba yếu tố tại khoản 1 Điều 156 Bộ luật Dân sự 2015, quan hệ nhân quả với vi phạm và việc thông báo kịp thời theo Điều 295 Luật Thương mại 2005. Hồ sơ lập ngay khi sự kiện xảy ra là yếu tố quyết định.

Luật Long Phan PMT hỗ trợ đánh giá điều khoản hợp đồng, xây dựng hồ sơ chứng cứ, soạn thông báo và đại diện giải quyết tranh chấp tại Tòa án hoặc trọng tài; quý khách có thể gọi hotline 1900636387 để được hướng dẫn.

Tags: bất khả kháng trong hợp đồng thương mại, chứng cứ hợp đồng, chứng minh bất khả kháng, hồ sơ chứng cứ bất khả kháng, Hoàn cảnh thay đổi cơ bản, miễn trách nhiệm do bất khả kháng, miễn trách nhiệm hợp đồng, nghĩa vụ chứng minh bất khả kháng, thông báo bất khả kháng, tranh chấp hợp đồng thương mại, vi phạm hợp đồng thương mại