Khởi kiện hành vi hành chính chậm cấp sổ đỏ như thế nào?

Khởi kiện hành vi hành chính chậm cấp sổ đỏ là phương thức pháp lý để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người sử dụng đất. Khi Quý khách hàng đã nộp hồ sơ hợp lệ nhưng cơ quan nhà nước có thẩm quyền trì hoãn, không giải quyết trong thời hạn luật định, việc khởi kiện trở thành giải pháp cần thiết. Bài viết này của Luật Long Phan PMT sẽ phân tích các bước, thủ tục và cơ sở pháp lý để thực hiện việc khởi kiện hành vi hành chính này một cách hiệu quả.

Thu thập chứng cứ chứng minh việc chậm cấp sổ đỏ

Để tiến hành khởi kiện hành vi hành chính chậm cấp sổ đỏ, Quý khách hàng phải chứng minh được hai yếu tố: (1) Đã nộp hồ sơ hợp lệ và (2) Cơ quan nhà nước đã vi phạm thời hạn giải quyết thủ tục. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng các tài liệu này sẽ quyết định tính thuyết phục của hồ sơ khởi kiện.

Căn cứ xác định chậm cấp sổ đỏ

Căn cứ để xác định sự chậm trễ của cơ quan nhà nước là thời hạn giải quyết thủ tục được pháp luật quy định. Hiện nay, các quy định (như tại Nghị định 151/2025/NĐ-CP) chi tiết hóa quy trình này. Cơ quan tiếp nhận hồ sơ là Trung tâm Phục vụ hành chính công thuộc UBND cấp xã, Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai. 

Quan trọng nhất là thời hạn giải quyết. Ví dụ, đối với hồ sơ đăng ký và cấp Giấy chứng nhận lần đầu, tổng thời gian luật định là không quá 20 ngày làm việc. Thời hạn này bao gồm 17 ngày cho thủ tục đăng ký và 03 ngày cho việc cấp Giấy chứng nhận (có thể kéo dài hơn đối với vùng đặc thù). Quá thời hạn này mà không được giải quyết hoặc bị từ chối trái luật thì có thể khởi kiện hành vi hành chính chậm giải quyết.

Cơ sở pháp lý: Mục I Phần A Phần V Phụ lục I Nghị định 151/2025/NĐ-CP.

Tài liệu chứng cứ cần thu thập

Để khởi kiện hành vi hành chính chậm cấp sổ đỏ, Quý khách hàng cần thu thập các tài liệu trực tiếp chứng minh việc nộp hồ sơ và sự chậm trễ của cơ quan chức năng. Những tài liệu này là nền tảng của hồ sơ khởi kiện. Các chứng cứ mấu chốt bao gồm:

• Phiếu tiếp nhận và hẹn trả kết quả: Đây là chứng cứ quan trọng nhất, xác lập mốc thời gian bắt đầu của thủ tục hành chính và thời hạn giải quyết dự kiến.
• Biên lai hoặc xác nhận đã hoàn thành nghĩa vụ tài chính (nếu có): Chứng minh người sử dụng đất đã thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ (như thuế, lệ phí trước bạ) theo thông báo của cơ quan nhà nước.
• Văn bản trả lời của cơ quan nhà nước (nếu có): Bất kỳ văn bản nào giải thích lý do chậm trễ, yêu cầu bổ sung hồ sơ, hoặc từ chối giải quyết đều là chứng cứ giá trị.
• Các văn bản, đơn nhắc (nếu có): Tài liệu chứng minh Quý khách hàng đã chủ động đôn đốc, nhắc nhở cơ quan giải quyết về thời hạn.

Thời hiệu khởi kiện hành vi hành chính chậm cấp sổ đỏ

Thời hiệu khởi kiện là yếu tố then chốt quyết định việc Tòa án có chấp nhận thụ lý đơn kiện hay không. Quý khách hàng phải tuân thủ nghiêm ngặt mốc thời gian này để bảo vệ quyền lợi của mình. Pháp luật tố tụng hành chính quy định cụ thể về cách tính thời hiệu cho việc khởi kiện hành vi hành chính, bao gồm cả hành vi chậm cấp sổ đỏ.

Theo quy định tại Điều 116 Luật Tố tụng Hành chính 2015, thời hiệu chung để khởi kiện một hành vi hành chính là 01 năm. Điểm mấu chốt là xác định thời điểm bắt đầu tính 01 năm này. Đối với hành vi hành chính chậm cấp sổ đỏ (được xem là hành vi “không hành động”), thời điểm bắt đầu tính thời hiệu là ngày người nộp hồ sơ “biết được” hành vi đó. Thông thường, Tòa án xác định ngày này là ngày làm việc tiếp theo ngay sau ngày hết hạn trả kết quả được ghi trên “Phiếu tiếp nhận và hẹn trả kết quả”.

Một trường hợp ngoại lệ cần lưu ý: Nếu Quý khách hàng lựa chọn khiếu nại hành chính trước khi khởi kiện, thời hiệu 01 năm sẽ được tính lại. Thời hiệu mới sẽ là 01 năm kể từ ngày Quý khách hàng nhận được quyết định giải quyết khiếu nại (lần đầu hoặc lần hai), hoặc 01 năm kể từ ngày hết thời hạn giải quyết khiếu nại mà cơ quan đó không ban hành quyết định trả lời.

Xác định người bị kiện và thẩm quyền Tòa án khi khởi kiện hành vi hành chính chậm cấp sổ đỏ

Việc xác định đúng người bị kiện và Tòa án có thẩm quyền là yêu cầu bắt buộc khi nộp đơn khởi kiện. Sai sót trong bước này có thể dẫn đến việc Tòa án trả lại đơn, làm mất thời gian và cơ hội khởi kiện. Đối với hành vi hành chính chậm cấp sổ đỏ, người bị kiện và thẩm quyền Tòa án được xác định như sau:

Về người bị kiện

Việc xác định người bị kiện phụ thuộc vào cơ quan nào trực tiếp thụ lý và chịu trách nhiệm giải quyết hồ sơ của Quý khách hàng. Hiện nay, do chưa có sự phân cấp, chuyển giao thẩm quyền rõ ràng đối với văn phòng đăng ký đất đai và các chi nhánh, do đó thực tiễn xác định người bị kiện khi khởi kiện hành vi hành chính chậm cấp sổ đỏ thường rơi vào hai trường hợp:

• Trường hợp nơi tiếp nhận và giải quyết hồ sơ là Văn phòng đăng ký đất đai, Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai, người bị kiện là Giám đốc Văn phòng đăng ký đất đai, Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai.
• Trường hợp nơi tiếp nhận là Bộ phận hành chính công tại Ủy ban nhân dân cấp xã, người bị kiện là Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã đó.

>>> Xem thêm: Thủ tục khởi kiện hành vi hành chính của Chủ tịch UBND xã

>>> Xem thêm: Hướng dẫn xác định đối tượng khởi kiện trong vụ án hành chính 

Về thẩm quyền Tòa án

Kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2025, thẩm quyền giải quyết các vụ án hành chính có sự thay đổi lớn. Theo khoản 1 Điều 30, Điều 31 Luật Tố tụng hành chính 2015 sửa đổi, bổ sung năm 2025, khởi kiện hành vi hành chính chậm cấp sổ đỏ là khiếu kiện thuộc thẩm quyền giải quyết của Tòa án khu vực. Thẩm quyền về lãnh thổ được xác định như sau:

• Khiếu kiện quyết định hành chính, hành vi hành chính của cơ quan nhà nước cấp xã, người có thẩm quyền trong cơ quan nhà nước cấp xã đó thuộc phạm vi thẩm quyền theo lãnh thổ của Tòa án nhân dân khu vực.
• Khiếu kiện quyết định hành chính, hành vi hành chính của Văn phòng đăng ký đất đai, Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai được xác định như sau:
  • Trường hợp người khởi kiện có nơi cư trú, nơi làm việc hoặc trụ sở trên cùng phạm vi địa giới hành chính cấp tỉnh với người bị kiện thì thẩm quyền giải quyết thuộc Tòa án nơi người khởi kiện có nơi cư trú, nơi làm việc hoặc trụ sở;
  • Trường hợp người khởi kiện không có nơi cư trú, nơi làm việc hoặc trụ sở trên cùng phạm vi địa giới hành chính cấp tỉnh với người bị kiện thì thẩm quyền giải quyết thuộc Tòa án nơi quyết định hành chính, hành vi hành chính bị khởi kiện làm phát sinh, thay đổi, hạn chế, chấm dứt quyền, lợi ích hợp pháp của người khởi kiện.

Đơn khởi kiện và tài liệu chứng cứ khi khởi kiện hành vi chậm cấp sổ đỏ

Hồ sơ khởi kiện phải được chuẩn bị đầy đủ, đúng hình thức pháp luật quy định để Tòa án xem xét thụ lý. Đơn khởi kiện là văn bản pháp lý trung tâm, trình bày yêu cầu của người khởi kiện. Các tài liệu, chứng cứ kèm theo phải logic, chặt chẽ, chứng minh cho yêu cầu khởi kiện hành vi hành chính chậm cấp sổ đỏ là có căn cứ.

Đơn khởi kiện

Quý khách hàng cần soạn đơn theo mẫu số 01-HC ban hành kèm theo Nghị quyết 02/2017/NQ-HĐTP. Đơn khởi kiện phải trình bày rõ ràng các nội dung cốt lõi theo Điều 118 Luật Tố tụng Hành chính 2015.

Một khuyến nghị quan trọng khi soạn thảo yêu cầu khởi kiện: Để đảm bảo bản án có giá trị thi hành thực tế, cần yêu cầu cụ thể: “Tuyên bố hành vi hành chính chậm cấp sổ đỏ là trái pháp luật” và “Buộc [Tên người bị kiện] thực hiện nhiệm vụ, công vụ, cụ thể là ban hành/cấp Giấy chứng nhận… cho người khởi kiện”.

Tài liệu chứng cứ kèm theo

Về tài liệu chứng cứ, Quý khách hàng cần chuẩn bị các tài liệu tại mục 1.2, kèm thêm Căn cước công dân/Chứng minh nhân dân của người khởi kiện và toàn bộ hồ sơ địa chính đã nộp. Cụ thể, để khởi kiện hành vi hành chính chậm cấp sổ đỏ, Quý khách hàng cần thu thập các tài liệu trực tiếp chứng minh việc nộp hồ sơ và sự chậm trễ của cơ quan chức năng, vì đây là nền tảng của hồ sơ khởi kiện. Các chứng cứ mấu chốt bao gồm:

• Phiếu tiếp nhận và hẹn trả kết quả.
• Biên lai hoặc xác nhận đã hoàn thành nghĩa vụ tài chính.
• Văn bản trả lời của cơ quan nhà nước.
• Các văn bản trao đổi/đơn nhắc.

Quá trình giải quyết khiếu kiện hành chính hành vi chậm cấp sổ đỏ

Sau khi nộp hồ sơ hợp lệ, Tòa án sẽ tiến hành các thủ tục tố tụng để giải quyết vụ án. Quy trình này bao gồm nhiều giai đoạn, từ thụ lý đơn, chuẩn bị xét xử, đến xét xử sơ thẩm và phúc thẩm (nếu có). Quý khách hàng cần nắm rõ các bước này để theo dõi và bảo vệ quyền lợi của mình trong suốt quá trình khởi kiện hành vi hành chính chậm cấp sổ đỏ.

Thủ tục thụ lý đơn

Quy trình thụ lý đơn kiện được quy định từ Điều 119 đến Điều 125 Luật Tố tụng hành chính 2015). Đầu tiên, Quý khách hàng nộp đơn khởi kiện và tài liệu, chứng cứ kèm theo đến Tòa án. Trong 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đơn khởi kiện, Chánh án sẽ phân công Thẩm phán xem xét đơn. 

Nếu xét thấy thuộc thẩm quyền giải quyết của Tòa án thì Thẩm phán phải thông báo cho người khởi kiện biết để họ nộp tiền tạm ứng án phí. Trường hợp người khởi kiện được miễn nộp tiền tạm ứng án phí hoặc không phải nộp tiền tạm ứng án phí thì thông báo cho người khởi kiện biết về việc thụ lý vụ án.

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận được thông báo nộp tiền tạm ứng án phí, người khởi kiện phải nộp tiền tạm ứng án phí và nộp biên lai cho Tòa án. Thẩm phán thụ lý vụ án vào ngày người khởi kiện nộp biên lai thu tiền tạm ứng án phí. Trường hợp người khởi kiện được miễn nộp tiền tạm ứng án phí hoặc không phải nộp tiền tạm ứng án phí thì ngày thụ lý vụ án là ngày Thẩm phán thông báo cho người khởi kiện biết việc thụ lý.

Giai đoạn sơ thẩm

Thời hạn chuẩn bị xét xử cho các vụ kiện hành chính thông thường (như kiện hành vi chậm cấp sổ đỏ) là 04 tháng kể từ ngày thụ lý. Đối với các vụ án có tính chất phức tạp hoặc có trở ngại khách quan, Chánh án Tòa án có thể quyết định gia hạn thời hạn chuẩn bị xét xử một lần, nhưng không quá 02 tháng. Kết thúc giai đoạn này, Thẩm phán sẽ ra một trong các quyết định: đưa vụ án ra xét xử, tạm đình chỉ, hoặc đình chỉ giải quyết vụ án.

Trường hợp đưa vụ án ra xét xử, quá trình xét xử bắt đầu bằng việc Thư ký Tòa án kiểm tra sự có mặt và phổ biến nội quy. Sau đó, Chủ tọa phiên tòa khai mạc, đọc quyết định xét xử, kiểm tra căn cước và phổ biến quyền, nghĩa vụ cho các bên tham gia.

Phiên tòa chuyển sang phần tranh tụng, nơi các bên trình bày ý kiến, sau đó tiến hành hỏi đáp (theo thứ tự: người khởi kiện, người bị kiện, Hội đồng xét xử, Kiểm sát viên) và tranh luận. Sau khi Kiểm sát viên phát biểu ý kiến, Hội đồng xét xử sẽ vào phòng nghị án để thảo luận kín và biểu quyết.

Cuối cùng, Hội đồng xét xử quay trở lại phòng xử án và Chủ tọa phiên tòa (hoặc một thành viên Hội đồng xét xử) đọc bản án để tuyên án, kết thúc phiên tòa.

Cơ sở pháp lý: Điều 130, Chương XI Luật Tố tụng hành chính 2015.

Giai đoạn phúc thẩm

Sau khi có bản án sơ thẩm, một trong các bên quyền kháng cáo (hoặc Viện kiểm sát kháng nghị) để yêu cầu Tòa án cấp trên xét xử phúc thẩm. Ngay sau khi nhận được hồ sơ vụ án, đơn kháng cáo, quyết định kháng nghị và tài liệu, chứng cứ kèm theo, Tòa án cấp phúc thẩm phải vào sổ thụ lý (Điều 217 Luật Tố tụng hành chính 2015).

Thời hạn chuẩn bị xét xử phúc thẩm là 60 ngày kể từ ngày thụ lý. Đối với các vụ án phức tạp, thời hạn này có thể được kéo dài thêm, nhưng không quá 30 ngày. Sau khi kết thúc chuẩn bị xét xử, Tòa án phải mở phiên tòa phúc thẩm trong vòng 30 ngày, trường hợp có lý do chính đáng thì thời hạn này là 60 ngày (Điều 221 Luật Tố tụng hành chính 2015).

>>> Xem thêm: Khởi kiện hành vi không cấp sổ đất cho dân có được không?

Khuyến nghị của Luật sư khi khởi kiện hành vi hành chính chậm cấp sổ đỏ

Việc khởi kiện hành vi hành chính là một quy trình phức tạp, đòi hỏi sự cẩn trọng trong việc thu thập chứng cứ và tuân thủ thủ tục. Kinh nghiệm thực tiễn cho thấy một số hành động chuẩn bị trước và trong quá trình nộp hồ sơ có thể tối ưu hóa cơ hội thành công. Dưới đây là các khuyến nghị pháp lý từ Luật Long Phan PMT liên quan đến việc khởi kiện hành vi hành chính chậm cấp sổ đỏ.

Đầu tiên, khi gần hết thời hạn giải quyết trên phiếu hẹn, Quý khách hàng nên chủ động gửi văn bản yêu cầu cơ quan giải quyết trả kết quả, trong đó yêu cầu cơ quan này trả lời bằng văn bản, nêu rõ lý do (nếu chậm). Văn bản này và văn bản trả lời (hoặc việc không trả lời) là mốc thời gian quan trọng để tính thời hiệu khởi kiện.

Thứ hai, trong trường hợp hồ sơ xin cấp giấy chứng nhận bị cơ quan nhà nước yêu cầu sửa đổi, bổ sung, Quý khách hàng nên tuân thủ. Nếu không thể sửa đổi, cần có văn bản giải trình lý do. Khi nộp lại hồ sơ sửa đổi hoặc văn bản giải trình, Quý khách hàng phải lấy “biên nhận hồ sơ sửa đổi” hoặc phiếu hẹn mới. Đây là chứng cứ xác lập lại mốc thời gian giải quyết.

Cuối cùng, mặc dù pháp luật cho phép khởi kiện trực tiếp, Quý khách hàng có thể cân nhắc thực hiện thủ tục khiếu nại hành chính trước. Việc khiếu nại có thể giúp giải quyết vấn đề nhanh hơn mà không cần qua Tòa án. Nếu khiếu nại không thành công, quyết định giải quyết khiếu nại hoặc việc cơ quan chức năng không giải quyết khiếu nại sẽ là cơ sở vững chắc hơn khi khởi kiện hành vi hành chính chậm cấp sổ đỏ.

Dịch vụ luật sư tư vấn và tham gia khởi kiện hành vi hành chính chậm cấp sổ đỏ

Luật Long Phan PMT cung cấp dịch vụ pháp lý chuyên nghiệp để hỗ trợ Quý khách hàng trong quá trình khởi kiện hành vi hành chính chậm cấp sổ đỏ. Dịch vụ của chúng tôi bao gồm:

• Phân tích hồ sơ, đánh giá tính pháp lý của hành vi hành chính và các chứng cứ hiện có, xác định điểm mạnh, điểm yếu.
• Hướng dẫn Quý khách hàng thu thập, củng cố tài liệu.
• Soạn thảo đơn khởi kiện và hệ thống hóa tài liệu, chứng cứ kèm theo, đảm bảo tính chặt chẽ, thuyết phục và đúng thủ tục tố tụng.
• Soạn thảo toàn bộ đơn từ trong quá trình khởi kiện, khiếu nại.
• Đại diện bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp cho Quý khách hàng qua các cấp xét xử (sơ thẩm, phúc thẩm).

Các câu hỏi thường gặp (FAQ)

Dưới đây là phần giải đáp một số thắc mắc phổ biến liên quan đến thủ tục khởi kiện hành vi hành chính chậm cấp sổ đỏ:

Nên khiếu nại hay khởi kiện khi bị chậm cấp sổ đỏ?

Khi bị chậm cấp sổ đỏ, Quý khách hàng có thể lựa chọn khiếu nại hoặc khởi kiện để bảo vệ quyền lợi của mình. Hình thức khiếu nại thường được ưu tiên vì thủ tục nhanh hơn và chi phí thấp hơn so với việc khởi kiện. Trong quá trình khiếu nại, cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét và trả lời bằng văn bản về lý do chậm trễ. Trường hợp không đồng ý với kết quả giải quyết khiếu nại, Quý khách hàng hoàn toàn có quyền khởi kiện ra Tòa án để được xem xét lại.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn khiếu nại khi bị từ chối cấp sổ đỏ

Có thể yêu cầu bồi thường thiệt hại do việc chậm trễ gây ra không?

Quý khách hoàn toàn có thể yêu cầu bồi thường thiệt hại do việc chậm trễ gây ra. Nếu cơ quan nhà nước chậm cấp sổ đỏ trái pháp luật và hành vi này dẫn đến thiệt hại thực tế, trực tiếp như mất cơ hội kinh doanh hoặc thiệt hại tài chính, Quý khách có quyền yêu cầu bồi thường theo quy định. Căn cứ pháp lý để thực hiện quyền này được ghi nhận tại Điều 7 Luật Tố tụng hành chính 2015. Tuy nhiên, người yêu cầu bồi thường phải có nghĩa vụ chứng minh thiệt hại cụ thể và mối quan hệ nhân quả với hành vi chậm trễ. Do đó, hồ sơ và lập luận cần được chuẩn bị đầy đủ, rõ ràng để đảm bảo yêu cầu được chấp nhận.

Có bắt buộc phải thuê luật sư để khởi kiện hành chính không?

Người khởi kiện không bắt buộc phải thuê luật sư khi khởi kiện vụ án hành chính. Theo Điều 60 và Điều 61 Luật Tố tụng hành chính 2015, đương sự có thể tự mình tham gia tố tụng hoặc ủy quyền cho người khác, bao gồm cả luật sư. Tuy nhiên, các vụ án hành chính, đặc biệt là tranh chấp đất đai, thường có quy trình phức tạp và đòi hỏi hiểu biết pháp lý chuyên sâu. Việc có luật sư tham gia sẽ giúp người khởi kiện định hướng chiến lược rõ ràng hơn. Điều này đồng thời làm tăng hiệu quả thu thập chứng cứ và khả năng được chấp thuận yêu cầu khởi kiện trong thực tế.

Nếu bỏ lỡ thời hiệu khởi kiện 01 năm có mất quyền khởi kiện không?

Nếu người khởi kiện bỏ lỡ thời hiệu 01 năm thì về nguyên tắc không bị mất quyền nộp đơn, nhưng việc vụ án có được giải quyết hay không lại phụ thuộc vào quy định của Luật Tố tụng hành chính 2015. Theo Điều 116 và Điều 123, hết thời hiệu không phải là căn cứ để Tòa án từ chối thụ lý hoặc trả lại đơn khởi kiện. Điều này có nghĩa là người dân vẫn có thể nộp đơn và Tòa án vẫn tiến hành thụ lý ban đầu. Tuy nhiên, khi xem xét nội dung, Tòa án phải áp dụng điểm g khoản 1 Điều 143 để đình chỉ giải quyết vụ án nếu xác định thời hiệu khởi kiện đã hết. Như vậy, dù không bị trả lại đơn, việc bỏ lỡ thời hiệu thực tế dẫn đến hậu quả là vụ án không được tiếp tục xem xét và giải quyết.

Có phải dùng chính xác mẫu đơn khởi kiện không?

Đơn khởi kiện trong vụ án hành chính phải được lập đúng theo Mẫu số 01-HC ban hành kèm Nghị quyết 02/2017/NQ-HĐTP. Đây là yêu cầu bắt buộc nhằm đảm bảo hình thức và nội dung phù hợp quy định pháp luật. Bên cạnh đó, đơn khởi kiện phải đáp ứng đầy đủ các nội dung tại Điều 118 Luật Tố tụng hành chính 2015. Trường hợp đơn thiếu nội dung hoặc không đúng mẫu, Tòa án có quyền yêu cầu người khởi kiện sửa đổi, bổ sung. Nếu không thực hiện đúng yêu cầu, Tòa án thậm chí có thể trả lại đơn khởi kiện.

Kết luận

Việc khởi kiện hành vi hành chính chậm cấp sổ đỏ là quyền hợp pháp của người sử dụng đất. Để đảm bảo quy trình này diễn ra hiệu quả, việc chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng và hiểu rõ trình tự pháp lý là điều kiện tiên quyết. Nếu Quý khách hàng đang gặp vướng mắc, vui lòng liên hệ Luật Long Phan PMT qua Hotline 1900.63.63.87 để được tư vấn và hỗ trợ pháp lý kịp thời.

Tags: Chậm cấp sổ đỏ, Khiếu kiện hành chính đất đai, Khiếu nại hành chính, Khởi kiện hành vi hành chính chậm cấp sổ đỏ, Thủ tục cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất