Trình tự khiếu nại khi công ty tự ý giảm lương người lao động

Trình tự khiếu nại khi công ty tự ý giảm lương người lao động là một quy trình pháp lý đòi hỏi người lao động phải thực hiện các bước cụ thể để bảo vệ quyền lợi. Việc người sử dụng lao động đơn phương điều chỉnh, cắt giảm tiền lương không có căn cứ pháp lý hoặc không thông báo là hành vi vi phạm pháp luật lao động. Hành vi này xâm phạm trực tiếp đến quyền, lợi ích hợp pháp của người lao động. Bài viết của Luật Long Phan PMT sẽ phân tích chi tiết các bước khiếu nại theo quy định pháp luật.

Thu thập tài liệu chứng cứ chứng minh hành vi tự ý giảm lương của công ty

Thu thập tài liệu chứng cứ là bước đầu tiên trong trình tự khiếu nại khi công ty tự ý giảm lương người lao động. Hồ sơ chứng cứ đầy đủ, hợp lệ là cơ sở để chứng minh yêu cầu của người lao động là có căn cứ. Việc chuẩn bị tài liệu phải được thực hiện một cách cẩn trọng để đảm bảo giá trị pháp lý.

Nhóm chứng cứ đầu tiên là các tài liệu về thỏa thuận tiền lương ban đầu. Hợp đồng lao động và các Phụ lục hợp đồng (nếu có) là tài liệu gốc ghi nhận mức lương, hình thức trả lương, và thời hạn trả lương đã được hai bên thống nhất. Bên cạnh đó, Thỏa ước lao động tập thể và Quy chế lương, thưởng của công ty là căn cứ pháp lý nội bộ. Các tài liệu này quy định chi tiết về thang, bảng lương, các khoản phụ cấp, điều kiện áp dụng và các trường hợp điều chỉnh lương. Người lao động cần thu thập các văn bản này đang có hiệu lực tại thời điểm phát sinh tranh chấp để làm rõ căn cứ trả lương của công ty.

Nhóm chứng cứ thứ hai chứng minh hành vi giảm lương trên thực tế. Các Bảng lương (Phiếu lương) hàng tháng thể hiện chi tiết số tiền công ty chi trả. Sao kê tài khoản ngân hàng nhận lương là bằng chứng khách quan, độc lập về dòng tiền thực nhận. Người lao động cần đối chiếu Bảng lương và Sao kê của các tháng trước thời điểm giảm lương và các tháng sau thời điểm giảm lương để chỉ ra sự chênh lệch. Ngoài ra, các thông báo, email, tin nhắn qua các ứng dụng, hoặc văn bản trao đổi liên quan đến việc giảm lương là chứng cứ về việc công ty thực hiện hành vi cắt giảm lương. Cuối cùng, người lao động cần lập một bảng kê chi tiết, ghi rõ số tiền bị giảm mỗi tháng và tổng số tiền thiệt hại tính đến thời điểm khiếu nại. Bảng kê này phải dựa trên các chứng cứ đã thu thập, thể hiện rõ thiệt hại vật chất thực tế.

>>> Xem thêm: Công ty tự ý giảm lương người lao động: Cach giải quyết

Hình thức khiếu nại khi công ty tự ý giảm lương người lao động

Pháp luật quy định cụ thể về hình thức khiếu nại để đảm bảo tính hợp lệ của đơn. Theo Điều 6 Nghị định 24/2018/NĐ-CP, người khiếu nại có thể thực hiện quyền của mình thông qua đơn hoặc khiếu nại trực tiếp. 

Đối với trường hợp gửi đơn, trong đơn phải ghi rõ các nội dung sau:

• Ngày tháng năm
• Tên, địa chỉ của người khiếu nại và cơ quan, tổ chức, cá nhân bị khiếu nại
• Nội dung, lý do, yêu cầu giải quyết và các tài liệu liên quan (nếu có)

Đơn phải do người khiếu nại ký tên hoặc điểm chỉ. Trong trường hợp khiếu nại trực tiếp, người tiếp nhận sẽ hướng dẫn người khiếu nại tự viết đơn hoặc sẽ ghi lại đầy đủ nội dung khiếu nại theo các yêu cầu như trên và yêu cầu người khiếu nại ký tên hoặc điểm chỉ vào văn bản đó.

Trình tự khiếu nại lần đầu khi công ty tự ý giảm lương người lao động

Trình tự khiếu nại khi công ty tự ý giảm lương người lao động bắt đầu bằng việc khiếu nại lần đầu đến chính người sử dụng lao động. Đây là bước giải quyết tranh chấp trực tiếp tại cơ sở. Người lao động cần nắm rõ thẩm quyền, thời hiệu và thủ tục để thực hiện.

• Về thẩm quyền, người sử dụng lao động có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần đầu đối với quyết định, hành vi về lao động (bao gồm tiền lương) của mình bị khiếu nại (khoản 1 Điều 15 Nghị định 24/2018/NĐ-CP).
• Thời hiệu khiếu nại lần đầu là 180 ngày, kể từ ngày người khiếu nại nhận được hoặc biết được quyết định, hành vi của người sử dụng lao động bị khiếu nại. Trường hợp người khiếu nại không thực hiện được quyền khiếu nại theo đúng thời hiệu vì ốm đau, thiên tai, địch họa, đi công tác, học tập ở nơi xa hoặc vì những trở ngại khách quan khác thì thời gian trở ngại đó không tính vào thời hiệu khiếu nại.
• Trình tự thụ lý giải quyết khiếu nại về lao động được thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 19, Điều 20, Điều 21, Điều 22, Điều 23 và Điều 34 Nghị định 24/2018/NĐ-CP. Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được khiếu nại thuộc phạm vi, thẩm quyền giải quyết của mình, người sử dụng lao động phải thụ lý giải quyết và thông báo bằng văn bản cho người khiếu nại và Chánh Thanh tra tỉnh nới người sử dụng lao động bị khiếu nại đặt trự sở chính và cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan theo khoản 1 Điều 9 Luật Thanh tra năm 2025. 
• Thời hạn giải quyết khiếu nại lần đầu không quá 30 ngày (đối với vụ việc phức tạp không quá 45 ngày) kể từ ngày thụ lý. Ở vùng sâu, vùng xa đi lại khó khăn thì thời hạn giải quyết khiếu nại không quá 45 ngày, kể từ ngày thụ lý. Đối với vụ việc phức tạp thì thời hạn giải quyết không quá 60 ngày, kể từ ngày thụ lý.
• Người giải quyết khiếu nại (người sử dụng lao động) phải tiến hành kiểm tra, xác minh nội dung khiếu nại và có thể tổ chức đối thoại để làm rõ nội dung khiếu nại, yêu cầu của người khiếu nại. Kết quả đối thoại là một trong các căn cứ để giải quyết khiếu nại. Cuối cùng, người sử dụng lao động phải ra Quyết định giải quyết khiếu nại lần đầu, trong đó kết luận nội dung khiếu nại và nêu rõ quyền khiếu nại lần hai hoặc quyền khởi kiện ra Tòa án.
• Quyết định giải quyết khiếu nại lần đầu có hiệu lực sau 30 ngày (đối với vùng sâu, vùng xa đi lại khó khăn là 45 ngày) kể từ ngày ban hành quyết định mà người khiếu nại không khiếu nại lần hai hoặc không khởi kiện vụ án tại Tòa án.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn giải quyết khiếu nại lần đầu của người lao động

Trình tự khiếu nại lần hai khi công ty tự ý giảm lương người lao động

Khi người lao động không đồng ý với quyết định giải quyết lần đầu, hoặc khi hết thời hạn mà khiếu nại không được giải quyết, họ có quyền thực hiện khiếu nại lần hai. Cơ quan giải quyết lần hai là cơ quan quản lý nhà nước về lao động. Đây là bước tiếp theo trong trình tự khiếu nại khi công ty tự ý giảm lương người lao động.

• Thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần hai thuộc về Chánh Thanh tra tỉnh theo khoản 1 Điều 9 Luật Thanh tra năm 2025, nơi người sử dụng lao động đặt trụ sở chính. 
• Trong thời hạn 30 ngày (đối với vùng sâu, vùng xa đi lại khó khăn là 45 ngày), kể từ ngày hết thời hạn giải quyết lần đầu mà không được giải quyết, hoặc kể từ ngày nhận được quyết định giải quyết lần đầu mà người khiếu nại không đồng ý, người lao động có quyền khiếu nại lần hai đến Chánh Thanh tra Thành phố.
• Trình tự thụ lý giải quyết được thực hiện theo quy định từ Điều 27 đến Điều 33 Nghị định 24/2018/NĐ-CP. Trong 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đơn khiếu nại thuộc thẩm quyền giải quyết của mình, người giải quyết khiếu nại lần hai (Chánh Thanh tra tỉnhố) phải thụ lý và thông báo cho người khiếu nại. 
• Thời hạn giải quyết lần hai không quá 45 ngày (đối với vụ việc phức tạp không quá 60 ngày) kể từ ngày thụ lý. Người giải quyết khiếu nại lần hai tiến hành kiểm tra, xác minh nội dung và tổ chức đối thoại lần hai giữa người khiếu nại, người bị khiếu nại (công ty) và các bên liên quan. 
• Sau đó, Chánh Thanh tra tỉnh ra Quyết định giải quyết khiếu nại lần hai, trong đó phải có nội dung về kết quả giải quyết lần đầu (nếu có) và quyền khởi kiện vụ án tại Tòa án. Quyết định giải quyết khiếu nại lần hai sẽ có hiệu lực pháp luật sau 30 ngày (đối với vùng sâu, vùng xa là 45 ngày) kể từ ngày ra quyết định mà người khiếu nại hoặc người bị khiếu nại không khởi kiện vụ án tại Tòa án (khoản 2 Điều 34 Nghị định 24/2018/NĐ-CP).

Khuyến nghị của Luật sư về trình tự khiếu nại khi công ty tự ý giảm lương người lao động

Từ phân tích trình tự khiếu nại khi công ty tự ý giảm lương người lao động và các quy định tại Nghị định 24/2018/NĐ-CP, Luật Long Phan PMT đưa ra các khuyến nghị pháp lý sau:

Người lao động có quyền tiến hành song song việc gửi đơn phản ánh yêu cầu xử lý vi phạm về hành vi giảm lương trái luật đến Thanh tra tỉnh

Khuyến nghị này đề cập đến một chiến lược pháp lý mang tính “gọng kìm” mà người lao động có thể áp dụng. Song song với việc thực hiện thủ tục khiếu nại (lần đầu tới doanh nghiệp, lần hai tới Chánh Thanh tra tỉnh theo trình tự), người lao động có quyền gửi đơn phản ánh hoặc kiến nghị về hành vi vi phạm pháp luật của công ty (cụ thể là tự ý giảm lương) đến cơ quan Thanh tra tỉnh.

Mục đích của hành động này không phải là để giải quyết khiếu nại, mà là để yêu cầu cơ quan quản lý nhà nước thực hiện chức năng thanh tra, kiểm tra. Nếu phát hiện vi phạm, Thanh tra tỉnh có thể ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính đối với công ty và buộc công ty phải khắc phục hậu quả (trả lại phần lương đã giảm trái luật). Việc này tạo thêm áp lực pháp lý đáng kể, buộc người sử dụng lao động phải nghiêm túc xem xét lại hành vi vi phạm của mình.

Quyền khởi kiện đến Tòa án có thẩm quyền hoặc Trọng tài lao động của người lao động khi không đồng ý kết quả giải quyết khiếu nại

Đây là quyền cơ bản và là phương thức giải quyết tranh chấp hiệu quả khi người lao động không đồng ý với kết quả giải quyết khiếu nại hoặc không muốn tiếp tục theo đuổi thủ tục khiếu nại hành chính. Quyền khởi kiện này độc lập với quy trình khiếu nại.

Người lao động không bắt buộc phải đợi giải quyết xong khiếu nại lần hai mới được khởi kiện. Ngay cả khi không đồng ý với kết quả giải quyết khiếu nại lần đầu (của người sử dụng lao động), người lao động đã có quyền lựa chọn nộp đơn khởi kiện vụ án lao động ra Tòa án nhân dân có thẩm quyền (hoặc yêu cầu Trọng tài lao động) để yêu cầu tuyên bố hành vi giảm lương là trái luật. Khi đó, Tòa án (Trọng tài lao động) sẽ thụ lý và giải quyết, yêu cầu công ty phải trả đủ phần lương bị giảm và có thể cả tiền lãi chậm trả phát sinh từ khoản tiền đó.

>>> Xem thêm: Khởi kiện khi công ty tự ý giảm lương người lao động

Dịch vụ luật sư tư vấn và tham gia giải quyết tranh chấp khi công ty tự ý giảm lương người lao động

Luật Long Phan PMT cung cấp dịch vụ pháp lý chuyên nghiệp để bảo vệ quyền lợi tối đa cho Quý khách hàng. Dịch vụ của chúng tôi bao gồm:

• Tiếp nhận hồ sơ, đánh giá toàn diện các tài liệu, chứng cứ Quý khách hàng cung cấp (Hợp đồng lao động, sao kê lương, thông báo giảm lương).
• Phân tích tính pháp lý của hành vi giảm lương, đối chiếu với Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động tập thể, quy chế nội bộ và quy định pháp luật.
• Tư vấn chiến lược giải quyết tối ưu: lựa chọn giữa khiếu nại (lần đầu, lần hai) hay khởi kiện Tòa án/Trọng tài lao động.
• Soạn thảo Đơn khiếu nại (lần đầu, lần hai), Đơn khởi kiện và các văn bản, tài liệu pháp lý liên quan.
• Đại diện bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của Quý khách hàng tại Tòa án hoặc Trọng tài.

>>> Xem thêm: Dịch vụ luật sư tham gia bảo vệ quyền lợi người lao động

Các câu hỏi thường gặp (FAQ)

Dưới đây là phần giải đáp một số thắc mắc phổ biến liên quan đến quy trình khiếu nại công ty tự ý giảm lương người lao động:

Căn cứ pháp lý nào quy định việc công ty tự ý giảm lương là trái luật?

Việc đơn phương giảm lương là hành vi bất hợp pháp, vi phạm nguyên tắc thỏa thuận của hợp đồng lao động. Tiền lương là nội dung bắt buộc trong hợp đồng (Điều 21 BLLĐ 2019) và mọi sửa đổi, bổ sung liên quan đến tiền lương đều phải được hai bên thống nhất bằng phụ lục hợp đồng (Điều 33 BLLĐ 2019). Công ty không có quyền tự ý thay đổi mức lương này trừ một số trường hợp đặc biệt hẹp (như tạm thời điều chuyển công việc theo Điều 29 BLLĐ 2019) và cũng phải tuân thủ quy định thông báo.

Thời hiệu khởi kiện ra Tòa án về tranh chấp tiền lương là bao lâu?

Thời hiệu khởi kiện ra Tòa án đối với tranh chấp lao động cá nhân về tiền lương được quy định là 01 năm. Khoản thời gian này được tính kể từ ngày người lao động phát hiện hành vi vi phạm mà họ cho rằng đã xâm phạm quyền và lợi ích hợp pháp của mình. Trong suốt thời hạn này, người lao động có quyền nộp đơn khởi kiện để yêu cầu Tòa án giải quyết. Nếu quá thời hiệu 01 năm mà không khởi kiện, người lao động có thể sẽ không thể khởi kiện nữa nếu bên người sử dụng lao động yêu cầu tòa án áp dụng thời hiệu. Do đó, việc nhận biết và hành động kịp thời là rất quan trọng để bảo vệ quyền lợi về tiền lương..

Phải làm gì nếu công ty từ chối nhận đơn khiếu nại lần đầu?

Nếu công ty từ chối nhận đơn khiếu nại lần đầu, người lao động nên gửi đơn qua đường bưu điện, sử dụng hình thức thư bảo đảm kèm biên nhận để làm bằng chứng đã gửi. Việc này giúp chứng minh người lao động đã thực hiện đúng thủ tục khiếu nại. Nếu công ty vẫn không phản hồi trong hạn giải quyết quy định, người lao động có quyền thực hiện khiếu nại lần hai. Trong trường hợp khiếu nại lần hai vẫn không được giải quyết hoặc kết quả không thỏa đáng, người lao động có thể khởi kiện ra Tòa án để bảo vệ quyền lợi. Hành động này đảm bảo quyền lợi của người lao động được pháp luật bảo vệ một cách toàn diện và minh bạch. 

Có bắt buộc phải hòa giải trước khi khởi kiện ra Tòa án không?

Theo khoản 1 Điều 188 Bộ luật Lao động 2019, trước khi khởi kiện ra Tòa án, tranh chấp lao động cá nhân về tiền lương phải được giải quyết thông qua thủ tục hòa giải. Hòa giải được thực hiện bởi hòa giải viên lao động có thẩm quyền. Quá trình hòa giải nhằm tạo cơ hội để các bên tự thỏa thuận, tránh kéo dài tranh chấp ra Tòa. Nếu hòa giải thành công, các bên sẽ lập biên bản thỏa thuận để làm căn cứ thực hiện. Trong trường hợp hòa giải không thành, người lao động mới được quyền khởi kiện vụ án lao động tại Tòa án có thẩm quyền. 

Sự khác biệt căn bản giữa “khiếu nại” và “khởi kiện” là gì?

Khiếu nại là một thủ tục hành chính, yêu cầu cấp trên (NSDLĐ hoặc cơ quan quản lý nhà nước về lao động) xem xét lại quyết định/hành vi. Khởi kiện là một thủ tục tư pháp, yêu cầu Tòa án (cơ quan xét xử độc lập) phán quyết về tranh chấp. Quyết định của Tòa án có tính cưỡng chế thi hành án cao hơn thông qua cơ quan thi hành án dân sự.

Kết luận

Việc công ty tự ý giảm lương là hành vi xâm phạm nghiêm trọng quyền lợi của người lao động. Người lao động cần chủ động thực hiện trình tự khiếu nại hoặc khởi kiện để yêu cầu bồi thường và khôi phục quyền lợi. Nếu Quý khách hàng cần hỗ trợ pháp lý, phân tích hồ sơ hoặc đại diện giải quyết tranh chấp, vui lòng liên hệ Luật Long Phan PMT qua Hotline 1900.63.63.87 để được tư vấn.

Tags: Công ty tự ý giảm lương, Giảm lương trái luật, Khởi kiện tranh chấp lao động, Quy trình khiếu nại lao động, Tranh chấp tiền lương