Thủ tục xin hoãn phiên họp giải quyết tranh chấp tại trọng tài

Thủ tục xin hoãn phiên họp giải quyết tranh chấp tại trọng tài thương mại ngày càng phổ biến khi doanh nghiệp Việt Nam tham gia nhiều giao dịch phức tạp đòi hỏi thời gian chuẩn bị kỹ lưỡng. Các vụ tranh chấp thường phải hoãn phiên họp ít nhất một lần do các bên cần bổ sung chứng cứ hoặc gặp trở ngại khách quan. Bài viết sau đây sẽ phân tích chi tiết quy trình, điều kiện và những lưu ý quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện đúng thủ tục hoãn phiên họp.

Căn cứ và quy định xin hoãn phiên họp giải quyết tranh chấp tại Trọng tài

Theo quy định tại Điều 57 Luật Trọng tài thương mại 2010 (sau đây gọi là LTTTM 2010) thì căn cứ được hoãn phiên họp giải quyết tranh chấp khi có lý do chính đáng hoặc một trong các bên có thể yêu cầu Hội đồng trọng tài hoãn phiên họp giải quyết tranh chấp. Yêu cầu hoãn phiên họp giải quyết tranh chấp phải được lập bằng văn bản, nêu rõ lý do kèm theo chứng cứ và được gửi đến Hội đồng trọng tài chậm nhất 07 ngày làm việc trước ngày mở phiên họp giải quyết tranh chấp. Nếu Hội đồng trọng tài không nhận được yêu cầu theo thời hạn này, bên yêu cầu hoãn phiên họp giải quyết tranh chấp phải chịu mọi chi phí phát sinh, nếu có.

Ngoài LTTTM 2010, một số trung tâm trọng tài có quy định về hoãn phiên họp giải quyết tranh chấp như sau:

1. Đối với Trung tâm trọng tài VIAC, căn cứ theo Điều 26 Quy tắc tố tụng trọng tài VIAC 2017, phiên họp giải quyết vụ tranh chấp thương mại có thể bị hoãn như sau:

• Nếu có lý do chính đáng, một bên hoặc các bên có thể yêu cầu Hội đồng Trọng tài hoãn phiên họp giải quyết vụ tranh chấp. Yêu cầu hoãn phiên họp giải quyết vụ tranh chấp phải bằng văn bản, nêu rõ lý do, kèm theo chứng cứ và gửi tới Trung tâm. Trong trường hợp Trung tâm không nhận được yêu cầu hoãn trước ngày mở phiên họp giải quyết vụ tranh chấp chậm nhất là 07 ngày làm việc thì bên yêu cầu hoãn phải chịu mọi chi phí phát sinh, nếu có.
• Hội đồng Trọng tài có thể hoãn phiên họp giải quyết vụ tranh chấp trong trường hợp có trở ngại khách quan.

2. Đối với Trung tâm trọng tài thương mại Thành phố Hồ Chí Minh, căn cứ theo quy định tại Điều 31 Quy tắc tố tụng trọng tài của Trung tâm trọng tài thương mại Thành phố Hồ Chí Minh về hoãn phiên họp giải quyết tranh chấp như sau:

• Trong trường hợp có lý do chính đáng, một bên hoặc các bên có thể yêu cầu Hội đồng Trọng tài hoãn phiên họp giải quyết tranh chấp. Yêu cầu hoãn phiên họp giải quyết tranh chấp phải bằng văn bản, nêu rõ lý do, kèm theo chứng cứ và được gửi đến Hội đồng trọng tài chậm nhất 07 ngày trước ngày mở phiên họp giải quyết tranh chấp. Bên yêu cầu hoãn phải chịu mọi chi phí phát sinh, nếu có. Hội đồng Trọng tài xem xét, quyết định chấp nhận hay không chấp nhận yêu cầu hoãn và thông báo cho các bên.
• Trong trường hợp có trở ngại khách quan hoặc có phát sinh tình tiết mới mà Hội đồng Trọng tài nhận thấy cần làm rõ, Hội đồng Trọng tài có thể hoãn phiên họp giải quyết tranh chấp và kịp thời thông báo cho các bên.

Các trường hợp có thể xin hoãn phiên họp giải quyết tranh chấp tại Trọng tài

Như thế nào là “lý do chính đáng”? Định nghĩa về điều này vẫn chưa được quy định cụ thể trong Luật, phần lớn dựa vào sự xem xét và đánh giá sự việc xảy ra có được xem là “lý do chính đáng” để xin hoãn phiên họp hay không của Hội đồng Trọng tài trong từng trường hợp. Thực tiễn giải quyết tranh chấp tại trọng tài, một số lý do chính đáng đưa ra thường được Hội đồng chấp nhận. Hội đồng trọng tài sẽ cân nhắc từng hoàn cảnh cụ thể để đưa ra quyết định phù hợp. Dưới đây là một số lý do thường được chấp nhận:

• Sự kiện bất khả kháng: là những sự kiện xảy ra một cách khách quan, không thể lường trước được và không thể khắc phục được mặc dù đã áp dụng mọi biện pháp cần thiết như: thiên tai, dịch bệnh, chiến tranh,…
• Trở ngại khách quan như: các vấn đề về sức khoẻ của một trong các bên như bệnh đột xuất, tai nạn, phẫu thuật; công tác đột xuất theo yêu cầu của cơ quan nơi làm việc hoặc trùng lịch với những sự kiện quan trọng,…Khi một trong các bên có yêu cầu xin hoãn phiên họp thì phải đưa ra chứng cứ kèm theo như: giấy chứng nhận của bệnh viện trong trường hợp bệnh đột xuất, quyết định cử đi công tác hoặc những giấy tờ thể hiện được sự kiện quan trọng đối với bản thân để có thể được Hội đồng xem là việc xin hoãn phiên họp có “lý do chính đáng”.
• Cần thêm thời gian thu nhập chứng cứ quan trọng: chứng cứ là yếu tố quan trọng nhất quyết định trực tiếp đến việc giải quyết tranh chấp. Nếu bên yêu cầu hoãn phiên họp đưa ra lý do trong quá trình giải quyết tranh chấp có chứng cứ mới phát hiện, cần thời gian để giám định chuyên môn hoặc đang chờ kết quả xác minh từ cơ quan có thẩm quyền thì bên yêu cầu phải chứng minh được tính cần thiết và không thể thu thập được chứng cứ này trước đó do nguyên nhân khách quan thì sẽ được Hội đồng chấp nhận.

>>>> Xem thêm: Trường hợp được hoãn phiên họp giải quyết tranh chấp tại VIAC.

Đơn và tài liệu đính kèm xin hoãn phiên họp giải quyết tranh chấp tại Trọng tài

Không có quy định cụ thể về đơn yêu cầu xin hoãn phiên họp giải quyết tranh chấp tại trọng tài. Tuy nhiên, khi có yêu cầu xin hoãn phiên họp, bên yêu cầu cần phải đảm bảo được những nội dung sau đây trong đơn yêu cầu:

• Ghi rõ họ, tên, địa chỉ của bên yêu cầu
• Mã số vụ tranh chấp
• Ngày, giờ của phiên họp giải quyết tranh chấp
• Lý do xin hoãn phiên họp

Ngoài đơn yêu cầu ra, bên yêu cầu cần phải có tài liệu chứng cứ chứng minh tính chính đáng của lý do xin hoãn. Đơn phải có chữ ký của bên yêu cầu hoặc người đại diện hợp pháp. Trường hợp ủy quyền cho luật sư thực hiện, cần có giấy ủy quyền hợp lệ. Toàn bộ tài liệu phải được gửi đến Trung tâm trọng tài và các bên liên quan theo đúng phương thức đã thỏa thuận. Việc lưu giữ bản sao và xác nhận gửi nhận là cần thiết để tránh tranh cãi về thời điểm nộp đơn. Hồ sơ không đầy đủ hoặc thiếu chứng cứ xác thực sẽ làm giảm khả năng được chấp nhận yêu cầu hoãn phiên họp.

>>>> Xem thêm: Có thể cung cấp tài liệu mới tại phiên họp trọng tài?

Thời hạn và thủ tục giải quyết yêu cầu xin hoãn phiên họp giải quyết tranh chấp tại Trọng tài

1. Yêu cầu xin hoãn phải được đến hội đồng trước phiên họp 1 khoảng thời gian hợp lý và theo yêu cầu trong quy tắc tố tụng trọng tài của từng trung tâm.

Khi một hoặc các bên có yêu cầu xin hoãn phiên họp giải quyết tranh chấp với Hội đồng trọng tài. Yêu cầu xin hoãn này phải được gửi bằng văn bản và kèm theo chứng cứ được cho là “lý do chính đáng” và gửi đến Hội đồng trọng tài một khoảng thời gian hợp lý chậm nhất là 07 ngày làm việc trước ngày mở phiên họp giải quyết theo quy định tại Điều 57 LTTTM 2010.

Ngoài ra, đối với việc giải quyết tranh chấp tại một số Trung tâm trọng tài thương mại thì bên yêu cầu cần phải tuân thủ theo quy định và yêu cầu trong quy tắc tố tụng trọng tài của Trung tâm đó. Ví dụ, đối với VIAC, việc yêu cầu xin hoãn phiên họp phải được bên yêu cầu gửi đến Trung tâm bằng văn bản (nêu rõ lý do hoãn) kèm theo chứng cứ chậm nhất 07 ngày làm việc, nếu chậm hơn 07 ngày thì bên yêu cầu hoãn phải chịu mọi chi phí phát sinh (nếu có)

2. Thủ tục xét đơn

Căn cứ theo quy định tại Điều 57 LTTTM 2010 thủ tục xét đơn yêu cầu hoãn phiên họp gồm các bước sau đây:

• Bước 1: Hội đồng trọng tài nhận yêu cầu xin hoãn thông qua văn bản và chứng cứ kèm theo
• Bước 2: Hội đồng xem xét lý do xin hoãn có chính đáng hay không và bằng chứng có đúng với thực tế hay không
• Bước 3: Hội đồng trọng tài trọng tài ra quyết định chấp nhận hay không chấp nhận yêu cầu hoãn phiên họp
• Bước 4: Hội đồng thông báo quyết định kịp thời cho các bên.

3. Kết quả:

Sau khi Hội đồng xem xét và đưa ra quyết định sẽ dẫn đến một trong các trường hợp sau đây:

• Nếu Hội đồng trọng tài quyết định chấp nhận yêu cầu hoãn phiên họp thì phiên họp sẽ được hoãn, thời gian hoãn phiên họp do Hội đồng trọng tài quyết định.
• Nếu Hội đồng trọng tài quyết định không chấp nhận yêu cầu hoãn phiên họp thì phiên họp vẫn tiếp tục diễn ra theo quy định của LTTTM 2010 và theo quy tắc tố tụng trọng tài của một số trung tâm trọng tài thương mại.

Khuyến nghị của Luật sư khi xin hoãn phiên giải quyết tranh chấp tại Trọng tài

Với kinh nghiệm tham gia giải quyết tranh chấp tại Trọng tài, Luật sư Luật Long Phan PMT có một số khuyến nghị dưới đây khi một bên xin hoãn phiên giải quyết tranh chấp tại Trọng tài

Nên thỏa thuận với bên còn lại về việc hoãn

Bên yêu cầu xin hoãn phiên họp trước khi gửi đơn yêu cầu chính thức đến Hội đồng trọng tài theo quy định của LTTTM 2010 và theo quy tắc tố tụng trọng tài của các Trung tâm trọng tài nên thựuc hiện việc trao đổi với bên còn lại về việc hoãn phiên họp và nêu cụ thể lý do muốn yêu cầu hoãn phiên họp cho họ biết. Sự đồng thuận của các bên sẽ làm gia tăng khả năng yêu cầu được chấp nhận và tạo thiện chí trong quá trình giải quyết tranh chấp. Văn bản thoả thuận hoãn phiên họp giữa các bên sẽ được lập thành văn bản và gửi kèm theo đơn yêu cầu.

Không nên lạm dụng việc hoãn để kéo dài vì Hội đồng trọng tài có thể bác và giải quyết vắng mặt

Tuy nhiên, không ít một số trường hợp bên yêu cầu lạm dụng thủ tục xin hoãn phiên họp giải quyết tranh chấp với ý định kéo dài thời gian giải quyết. Việc lạm dụng thủ tục này thường dẫn đến những kết quả không tốt, Hội đồng trọng tài có thể bác bỏ yêu cầu này và quyết định giải quyết vắng mặt theo quy định tại Điều 56 LTTMT 2010 nếu nhận thấy có dấu hiệu cố ý trì hoãn hoặc thiếu thiện chí trong việc giải quyết tranh chấp. 

Dịch vụ luật sư xin hoãn phiên họp giải quyết tranh chấp tại Trọng tài

Luật sư chuyên về trọng tài thương mại của đội ngũ Luật Long Phan PMT sẽ thực hiện các công việc sau cho Quý khách hàng:

• Tư vấn về khả năng được chấp nhận yêu cầu hoãn phiên họp dựa trên lý do và chứng cứ hiện có 
• Soạn thảo đơn yêu cầu hoãn phiên họp với lập luận pháp lý chặt chẽ và thuyết phục
• Đại diện thương lượng với bên còn lại để đạt được thỏa thuận hoãn phiên họp 
• Tư vấn về chi phí phát sinh liên quan đến việc hoãn phiên họp
• Đại diện tham dự phiên họp mới sau khi được hoãn và bảo vệ quyền lợi của khách hàng

Câu hỏi thường gặp về hoãn phiên họp giải quyết tranh chấp tại Trọng tài

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về hoãn phiên họp giải quyết tranh chấp tại Trọng tài mà Chúng tôi tổng hợp được.

Một bên có thể yêu cầu hoãn phiên họp tối đa bao nhiều lần?

LTTTM 2010 không giới hạn số lần hoãn, nhưng Hội đồng trọng tài có quyền từ chối nếu nhận thấy việc hoãn nhiều lần nhằm trì hoãn giải quyết. Thực tế cho thấy việc hoãn quá 2 lần thường khó được chấp nhận trừ trường hợp thực sự bất khả kháng.

Thời gian hoãn phiên họp tối thiểu và tối đa là bao lâu?

Luật không quy định thời gian cụ thể, do Hội đồng trọng tài quyết định dựa trên lý do hoãn và đảm bảo quyền lợi các bên. 

Nếu cả hai bên cùng thỏa thuận hoãn phiên họp thì có cần qua Hội đồng trọng tài không?

Vẫn cần thông báo và được Hội đồng trọng tài chấp thuận. Tuy nhiên, khi có sự đồng thuận của các bên, Hội đồng thường chấp nhận trừ khi việc hoãn ảnh hưởng đến lịch làm việc của trọng tài viên hoặc vi phạm quy định về thời hạn giải quyết.

Có được ủy quyền cho người khác yêu cầu hoãn phiên họp thay mình không?

Được phép nếu có giấy ủy quyền hợp lệ theo quy định của pháp luật dân sự. Người được ủy quyền phải là luật sư hoặc người đại diện hợp pháp khác được ghi trong hồ sơ vụ việc.

Kết luận

Thủ tục xin hoãn phiên họp giải quyết tranh chấp tại trọng tài đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về hồ sơ và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật. Luật Long Phan PMT với đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ Quý khách hàng trong mọi khâu của quy trình này. Liên hệ ngay hotline 1900.63.63.87 để được tư vấn chi tiết về thủ tục hoãn phiên họp và các vấn đề pháp lý liên quan đến giải quyết tranh chấp tại trọng tài thương mại.

Tags: đơn xin hoãn phiên họp, hoãn phiên họp trọng tài, thủ tục tố tụng trọng tài, Trọng tài thương mại