Thủ tục người nước ngoài ủy quyền khai di sản thừa kế

Thủ tục người nước ngoài ủy quyền khai di sản thừa kế tại Việt Nam hoàn toàn có thể thực hiện được. Tuy nhiên, có một số lưu ý đối với việc người nước ngoài ủy quyền cho cá nhân trong nước thì thủ tục tương đối sẽ rườm rà hơn thủ tục ủy quyền giữa các cá nhân trong nước. Bài viết phân tích chi tiết các hình thức, phương thức ủy quyền và quy trình thực hiện cụ thể.

Hình thức ủy quyền trong thủ tục khai di sản thừa kế

Người nước ngoài khi thực hiện thủ tục ủy quyền khai di sản thừa kế có thể lựa chọn hai hình thức chính là Giấy ủy quyền và Hợp đồng ủy quyền. Mỗi hình thức đều có những ưu, nhược điểm riêng. Việc lựa chọn hình thức phù hợp ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả và tính pháp lý của quá trình khai nhận di sản. 

Giấy ủy quyền

Hiện nay, không có khái niệm chính xác, rõ ràng về giấy ủy quyền nhưng trên tinh thần tại khoản 2 Điều 8, khoản 1 Điều 138 Bộ luật Dân sự 2015 thì giấy ủy quyền mang tính chất đơn phương, chỉ cần chữ ký của bên ủy quyền mà không yêu cầu sự đồng ý bằng văn bản của người nhận ủy quyền. Ưu điểm của giấy ủy quyền là thủ tục nhanh gọn, dễ dàng sửa đổi hoặc hủy bỏ mà không cần thỏa thuận với bên nhận ủy quyền. Tuy nhiên, nhược điểm lớn nhất là thiếu ràng buộc pháp lý chặt chẽ, không quy định rõ ràng quyền và nghĩa vụ của các bên, có thể dẫn đến tranh chấp trong quá trình thực hiện. 

Hợp đồng ủy quyền

Theo quy định tại Điều 562 Bộ luật Dân sự 2015 thì hợp đồng ủy quyền yêu cầu cả hai bên cùng ký kết, tạo ra sự ràng buộc pháp lý song phương giữa người ủy quyền và người nhận ủy quyền. Hợp đồng ủy quyền có ưu điểm là quy định rõ ràng quyền hạn và trách nhiệm của các bên, phù hợp cho các vụ việc phức tạp hoặc di sản có giá trị lớn. Nhược điểm của hợp đồng ủy quyền là thủ tục phức tạp hơn, chi phí cao hơn và khó hủy bỏ vì cần thỏa thuận của tất cả các bên.

Khuyến nghị: Đối với thủ tục khai di sản thừa kế của người nước ngoài, nên lựa chọn Hợp đồng ủy quyền vì tính chất phức tạp của việc khai nhận di sản, yêu cầu sự rõ ràng trong quyền hạn và trách nhiệm. Ngoài ra, hợp đồng ủy quyền còn đảm bảo tính minh bạch, tránh tranh chấp và bảo vệ quyền lợi của cả hai bên trong quá trình thực hiện thủ tục khai di sản tại các cơ quan có thẩm quyền.

>>> Xem thêm: Người đồng thừa kế ở nước ngoài thì làm sao để phân chia di sản

Phương thức để người nước ngoài ủy quyền khai di sản thừa kế

Người nước ngoài có ba phương thức chính để thực hiện ủy quyền khai di sản thừa kế, mỗi phương thức có những yêu cầu và quy trình khác nhau. Việc lựa chọn phương thức phù hợp phụ thuộc vào vị trí địa lý, điều kiện pháp lý tại nước sở tại và khả năng tiếp cận các cơ quan có thẩm quyền. 

Ủy quyền tại Việt Nam 

Ủy quyền tại Việt Nam là phương thức áp dụng cho người nước ngoài đang có mặt tại Việt Nam hoặc có thể về Việt Nam để thực hiện thủ tục trực tiếp. Đây là phương thức đơn giản và thuận lợi nhất vì không cần thực hiện các thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự phức tạp. Người ủy quyền thực hiện công chứng hợp đồng ủy quyền tại các tổ chức hành nghề công chứng trên toàn quốc. 

Lưu ý: Trong trường hợp này việc công chứng văn bản ủy quyền bắt buộc phải có người phiên dịch cho người nước ngoài yêu công chứng ủy quyền theo quy định tại khoản 3 Điều 49 Luật Công chứng 2024 và người phiên dịch phải ký, điểm chỉ vào từng trang của văn bản theo khoản 1 Điều 50 Luật Công chứng 2024.

Ngoài ra, phương thức này có ưu điểm về thời gian thực hiện nhanh chóng (1-2 ngày làm việc) và chi phí thấp nhất trong ba phương thức ủy quyền. Do đó, phương thức ủy quyền tại Việt Nam phù hợp với người nước ngoài đang cư trú, làm việc tại Việt Nam hoặc có thể sắp xếp thời gian về Việt Nam để thực hiện thủ tục một cách trực tiếp và hiệu quả.

Ủy quyền tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài 

Ủy quyền tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài là phương thức được đông đảo người nước ngoài lựa chọn do tính thuận tiện và hiệu quả về chi phí. Bởi vì, cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam hiện diện tại hầu hết các quốc gia lớn trên thế giới, được pháp luật Việt Nam trao quyền thực hiện chứng thực ủy quyền cho công dân theo quy định tại khoản 2 Điều 5 Nghị định 111/2011/NĐ-CP của Chính phủ ngày 5/12/2011 (sửa đổi bởi Khoản 3 Điều 1 Nghị định 196/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 03/08/2025).

Đặc điểm nổi bật của phương thức này là văn bản ủy quyền cần được soạn thảo song ngữ, bao gồm bản tiếng nước ngoài (nước mà người ủy quyền đang cư trú) và bản tiếng Việt có giá trị pháp lý tương đương. Phương thức này đặc biệt phù hợp với những người nước ngoài không thể về Việt Nam nhưng có thể tiếp cận được các cơ quan đại diện Việt Nam tại nước sở tại.

Ủy quyền tại văn phòng công chứng nước ngoài 

Ủy quyền tại văn phòng công chứng nước ngoài có đặc điểm là thời gian thực hiện dài (5-7 ngày làm việc) và chi phí cao nhất do phải trải qua nhiều cơ quan khác nhau. Tuy nhiên, đây là phương thức duy nhất phù hợp cho những trường hợp người nước ngoài không thể tiếp cận cơ quan đại diện Việt Nam tại nước sở tại hoặc khi cơ quan đại diện Việt Nam không có mặt tại quốc gia đó. 

Mỗi phương thức đều có những ưu và nhược điểm riêng. Do đó, người nước ngoài cần cân nhắc kỹ lưỡng các yếu tố về vị trí địa lý, thời gian và chi phí để lựa chọn cho mình giải pháp ủy quyền khai di sản thừa kế hiệu quả và phù hợp nhất.

Thành phần hồ sơ ủy quyền khai di sản thừa kế của người nước ngoài

Để quy trình diễn ra thuận lợi và hợp pháp, việc chuẩn bị một bộ thành phần hồ sơ ủy quyền khai di sản thừa kế đầy đủ và chính xác là yêu cầu tiên quyết. 

Hồ sơ di sản bao gồm các tài liệu chứng minh quyền sở hữu và tình trạng pháp lý của tài sản thừa kế. Chẳng hạn như:

• Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất;
• Đối với tài sản động sản như xe cộ, cần có giấy đăng ký xe; 
• Tài sản tài chính như tiền gửi ngân hàng cần có sổ tiết kiệm hoặc giấy xác nhận số dư tài khoản. 
• Di chúc (nếu có) phải là di chúc hợp pháp, được công chứng hoặc chứng thực theo quy định.

Hồ sơ nhân thân chứng minh quan hệ gia đình và quyền thừa kế của các bên liên quan:

• Giấy chứng tử của người để lại di sản;
• Giấy khai sinh của người để lại di sản;
• Giấy khai sinh của những người thuộc hàng thừa kế của người mất hoặc người được chỉ định trong di chúc;
• CCCD của những người thừa kế;
• Hộ chiếu của người nước ngoài ;
• Giấy chứng nhận kết hôn hoặc ly hôn (nếu có) xác định tình trạng hôn nhân ảnh hưởng đến quyền thừa kế;
• Thẻ tạm trú hoặc thẻ thường trú của người nước ngoài tại Việt Nam (nếu có).

Trên đây là những thành phần hồ sơ ủy quyền khai di sản thừa kế cơ bản nhất. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng, đầy đủ các giấy tờ về di sản và nhân thân không chỉ giúp thủ tục được tiến hành nhanh chóng, thuận lợi mà còn đảm bảo tính pháp lý, tránh được những tranh chấp không đáng có về sau.

Quy trình người nước ngoài thực hiện ủy quyền khai di sản thừa kế

Quy trình thực hiện ủy quyền khai di sản thừa kế của người nước ngoài được thực hiện theo hai phương thức chính với các bước cụ thể khác nhau. 

Quy trình ủy quyền tại Việt Nam và cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài

Quy trình ủy quyền khai di sản thừa kế cho người nước ngoài, dù thực hiện tại Việt Nam hay tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, đều phải tuân thủ theo một trình gồm 5 bước cơ bản. Theo quy định tại Điều 59 Luật Công chứng 2024, quy trình ủy quyền khai di sản thừa kế cho người nước ngoài bao gồm các bước sau: 

• Bước đầu tiên, người ủy quyền chuẩn bị đầy đủ hồ sơ cơ bản như trên, tùy trường hợp mà phát sinh thêm một số giấy tờ khác;
• Bước thứ hai, nộp hồ sơ tại cơ quan đại diện Việt Nam hoặc văn phòng công chứng tại Việt Nam, xuất trình bản chính các giấy tờ để đối chiếu;
• Bước thứ ba, công chứng viên/người có thẩm quyền thẩm định hồ sơ, kiểm tra tính hợp pháp của các tài liệu và năng lực hành vi dân sự của người ủy quyền;
• Bước thứ tư, công chứng viên/người có thẩm quyền thực hiện niêm yết công khai văn bản khai di sản tại Ủy ban nhân dân xã nơi thường trú cuối cùng của người để lại di sản trong thời hạn 15 ngày;
• Bước cuối cùng, thực hiện công chứng/chứng thực hợp đồng ủy quyền, nhận văn bản công chứng và thanh toán lệ phí.

Tóm lại, quy trình công chứng hợp đồng ủy quyền khai di sản thừa kế cho người nước ngoài bao gồm 5 bước rõ ràng, từ khâu chuẩn bị, nộp hồ sơ, thẩm định, niêm yết cho đến khi hoàn tất công chứng.

>>> Xem thêm: Chia thừa kế khi có người ở nước ngoài: Thủ tục thế nào?

Quy trình ủy quyền tại văn phòng công chứng nước ngoài 

Khi người nước ngoài không thể thực hiện ủy quyền tại Việt Nam hoặc tại cơ quan đại diện Việt Nam, phương thức ủy quyền tại văn phòng công chứng nước ngoài là giải pháp thay thế. Quy trình này có thể cơ bản theo 04 bước sau đây (chi tiết phù hợp theo quy định của nước sở tại): 

• Bước đầu tiên, người ủy quyền đến văn phòng công chứng có thẩm quyền tại nước sở tại, mang theo hồ sơ đầy đủ để thực hiện công chứng theo pháp luật địa phương;
• Bước thứ hai, sau khi được công chứng, tài liệu phải được chứng thực tại cơ quan có thẩm quyền của nước sở tại để xác nhận chữ ký và con dấu của công chứng viên;
• Bước thứ ba, dịch thuật toàn bộ hồ sơ sang tiếng Việt bởi dịch giả có chứng chỉ hành nghề và công chứng bản dịch;
• Bước thứ tư, thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài theo quy định tại Điều 15 Nghị định 111/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 được sửa đổi bởi Điểm a Khoản 16 Điều 1 Nghị định 196/2025/NĐ-CP

Lưu ý đặc biệt về hợp đồng ủy quyền: Trong trường hợp lựa chọn hình thức hợp đồng ủy quyền, sau khi người ủy quyền hoàn tất thủ tục tại nước ngoài, cần gửi hợp đồng về cho người được ủy quyền tại Việt Nam để họ đến văn phòng công chứng tại địa phương cư trú để hoàn tất thủ tục công chứng phần xác nhận chấp nhận ủy quyền. 

>>> Xem thêm: Người ở nước ngoài ký văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế thế nào?

Khuyến nghị về phạm vi ủy quyền khai di sản thừa kế của người nước ngoài

Phạm vi ủy quyền quá hẹp có thể dẫn đến tình trạng thiếu thẩm quyền khi thực hiện các thủ tục, trong khi phạm vi quá rộng lại tiềm ẩn rủi ro mất kiểm soát tài sản. 

Phạm vi ủy quyền cần thiết bao gồm các quyền hạn cơ bản để hoàn tất thủ tục khai nhận di sản thừa kế. Chẳng hạn như:

• Quyền nộp hồ sơ khai nhận di sản thừa kế tại văn phòng công chứng hoặc cơ quan có thẩm quyền là quyền hạn cơ bản nhất;
• Quyền ký tên trên các văn bản, giấy tờ có liên quan đến thủ tục khai nhận di sản bao gồm đơn đề nghị, bản khai di sản và các văn bản khác theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền;
• Quyền nhận thông báo kết quả, giấy chứng nhận và các tài liệu liên quan từ cơ quan thực hiện thủ tục;
• Quyền nộp lệ phí, phí dịch vụ và các khoản chi phí cần thiết cho việc thực hiện thủ tục;
• Quyền tham gia các buổi làm việc, giải trình khi có yêu cầu từ cơ quan có thẩm quyền.

Phạm vi ủy quyền mở rộng có thể bao gồm các quyền hạn bổ sung để xử lý những tình huống phát sinh trong quá trình thực hiện. Chẳng hạn như:

• Quyền bổ sung, sửa đổi hồ sơ khi có yêu cầu từ cơ quan có thẩm quyền;
• Quyền thỏa thuận phân chia di sản với các người thừa kế khác (nếu có) trong trường hợp cần thiết;
• Quyền đại diện giải quyết tranh chấp liên quan đến di sản thừa kế tại cơ quan hành chính hoặc tòa án;
• Quyền ủy quyền lại cho người khác trong trường hợp cần thiết (nếu người ủy quyền đồng ý). 

Như vậy, người ủy quyền phải xác định rõ ràng phạm vi ủy quyền để tránh trường hợp bên nhận ủy quyền thực hiện hành vi vượt quá ủy quyền nhằm mục đích chiếm đoạt tài sản của mình. 

>>> Xem thêm: Chia di sản thừa kế có yếu tố nước ngoài: Vấn đề cần lưu ý

Dịch vụ luật sư tư vấn, nhận ủy quyền khai di sản thừa kế

Luật Long Phan PMT cung cấp dịch vụ tư vấn pháp lý chuyên nghiệp và nhận ủy quyền khai di sản thừa kế cho người nước ngoài với đội ngũ luật sư có kinh nghiệm. Dịch vụ của chúng tôi bao gồm:

• Tư vấn quyền, nghĩa vụ của bên ủy quyền, bên nhận ủy quyền khai di sản; 
• Tư vấn về phạm vi ủy quyền hợp lý, cân bằng giữa tính hiệu quả và an toàn trong việc bảo vệ tài sản di sản;
• Hỗ trợ soạn thảo dự thảo hợp đồng ủy quyền hoặc giấy ủy quyền theo đúng quy định;
• Tư vấn về các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện và biện pháp phòng ngừa hiệu quả;
• Đại diện theo ủy quyền thay mặt khách hàng thực hiện toàn bộ thủ tục khai nhận di sản thừa kế tại các cơ quan có thẩm quyền, theo dõi tiến độ xử lý và nhận kết quả bàn giao cho Quý khách.

Luật Long Phan PMT hỗ trợ khách hàng giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện thủ tục. Với phương châm “Tận tâm – Uy tín – Hiệu quả”, Luật Long Phan PMT cam kết mang lại sự hài lòng tối đa cho khách hàng trong việc thực hiện thủ tục ủy quyền khai di sản thừa kế.

>>> Xem thêm: Dịch vụ tư vấn thừa kế cho người thừa kế ở nước ngoài

Câu hỏi thường gặp về thủ tục người nước ngoài ủy quyền khai di sản thừa kế

Để giúp Quý khách hiểu rõ hơn về thủ tục người nước ngoài ủy quyền khai di sản thừa kế, chúng tôi đã tổng hợp một số câu hỏi có liên quan sau từ các thắc mắc của Quý khách: 

Người ủy quyền là người nước ngoài không thông thạo tiếng Việt thì phải làm gì khi công chứng?

Theo quy định tại khoản 3 Điều 49 Luật Công chứng số 08/2024/QH15, trường hợp người yêu cầu công chứng không thông thạo tiếng Việt thì bắt buộc phải có người phiên dịch. Người phiên dịch phải là người có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, thông thạo tiếng Việt và ngôn ngữ mà người yêu cầu công chứng sử dụng, và sẽ phải cam đoan dịch chính xác, đúng ý nghĩa.

Thời hạn của Hợp đồng ủy quyền khai di sản thừa kế là bao lâu?

Thời hạn ủy quyền được ưu tiên áp dụng theo thỏa thuận của các bên trong hợp đồng. Trường hợp các bên không có thỏa thuận cụ thể, Điều 563 Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 quy định hợp đồng ủy quyền sẽ có hiệu lực 01 năm, kể từ ngày hợp đồng được xác lập.

Bên ủy quyền có thể đơn phương chấm dứt Hợp đồng ủy quyền không?

Có. Theo Điều 569 Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13, bên ủy quyền có quyền đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng bất kỳ lúc nào. Tuy nhiên, nếu hợp đồng ủy quyền có thù lao, bên ủy quyền phải trả thù lao cho bên được ủy quyền tương ứng với công việc đã thực hiện và bồi thường thiệt hại (nếu có).

Người được ủy quyền có bắt buộc phải là công dân Việt Nam không?

Pháp luật không bắt buộc người được ủy quyền phải là công dân Việt Nam. Bất kỳ cá nhân nào, không phân biệt quốc tịch, đều có thể nhận ủy quyền miễn là đáp ứng điều kiện về năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định tại Điều 19 Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13. Tuy vậy, ủy quyền cho người đang cư trú tại Việt Nam sẽ giúp việc thực thi thủ tục thuận lợi hơn.

“Hợp pháp hóa lãnh sự” chính xác là gì?

Theo định nghĩa tại Điều 2 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP, hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.

Trên đây là các câu trả lời cho các thắc mắc của Quý khách xoay quanh vấn đề ủy quyền khai di sản cho người nước ngoài tại Việt Nam. Chúng tôi mong rằng sau khi đọc qua bài viết này, Quý khách đã phần nào hiểu rõ các hình thức, thủ tục ủy quyền để việc ủy quyền diễn ra nhanh chóng, thuận lợi. 

Kết luận

Có nhiều phương thức để người nước ngoài ủy quyền khai di sản thừa kế tại Việt Nam. Việc lựa chọn hình thức, phương thức ủy quyền phù hợp và xác định phạm vi ủy quyền hợp lý là những yếu tố quyết định kết quả công việc. Nếu Quý khách hàng cần tư vấn chuyên sâu, hãy liên hệ Luật Long Phan PMT qua hotline 1900636387 để được hỗ trợ tận tâm và hiệu quả nhất.

Tags: hợp đồng ủy quyền, Người nước ngoài ủy quyền khai di sản, Phân chia di sản thừa kế, Thủ tục khai nhận di sản thừa kế, Thừa kế có yếu tố nước ngoài