Phiên họp trọng tài trực tuyến: Giá trị pháp lý và đề xuất luật hóa

Phiên họp trọng tài trực tuyến là phiên họp giải quyết tranh chấp do Hội đồng trọng tài tổ chức qua nền tảng họp video. Tại Luật Long Phan PMT, câu hỏi về tính hợp pháp của hình thức này ngày càng phổ biến. Pháp luật chưa quy định trực tiếp nhưng cũng không cấm. Bài viết phân tích căn cứ, rủi ro và hướng luật hóa đối với trọng tài thương mại.

Phiên họp trọng tài trực tuyến là gì và vì sao phát sinh tranh luận

Phiên họp trọng tài trực tuyến là hình thức Hội đồng trọng tài, các bên và người tham gia cùng dự phiên họp từ nhiều nơi qua kết nối âm thanh, hình ảnh. Vấn đề pháp lý nằm ở chỗ Luật Trọng tài thương mại 2010 được xây dựng khi phiên họp trực tiếp là mặc định.

Hình thức này phổ biến mạnh trong giai đoạn dịch bệnh và tiếp tục được duy trì vì tiết kiệm chi phí đi lại, rút ngắn thời gian sắp xếp lịch cho trọng tài viên, luật sư và nhân chứng ở nhiều địa phương hoặc quốc gia. Với tranh chấp có yếu tố nước ngoài, lợi ích này càng rõ.

Tuy nhiên, khi phiên họp không còn diễn ra tại một phòng họp cụ thể, ba câu hỏi pháp lý được đặt ra:

• Phiên họp qua video có được coi là phiên họp theo Điều 55 Luật Trọng tài thương mại 2010 hay không.
• Địa điểm giải quyết tranh chấp được xác định như thế nào khi các thành viên Hội đồng ở các nơi khác nhau.
• Phán quyết ban hành sau phiên họp trực tuyến có rủi ro bị hủy hoặc bị từ chối công nhận, cho thi hành hay không.

Một tình huống điển hình

Một doanh nghiệp Việt Nam ký hợp đồng mua bán thiết bị với đối tác nước ngoài, điều khoản trọng tài chỉ ghi “tranh chấp được giải quyết tại một trung tâm trọng tài tại Việt Nam”. Khi tranh chấp phát sinh, nhân chứng kỹ thuật của đối tác không thể sang Việt Nam, và Hội đồng đề nghị tổ chức phiên họp qua video.

Bên bị đơn phản đối với lý do hợp đồng không nêu hình thức trực tuyến, đồng thời cho rằng phiên họp như vậy làm ảnh hưởng quyền trình bày của họ. Đây là dạng tình huống thường gặp, và kết quả phụ thuộc vào quy tắc tố tụng của trung tâm cũng như cách Hội đồng bảo đảm quyền bình đẳng cho các bên.

Cơ sở pháp lý hiện hành: không cấm nhưng chưa quy định trực tiếp

Luật Trọng tài thương mại 2010 không có điều khoản riêng về phiên họp trực tuyến. Tính hợp pháp được suy ra từ nguyên tắc tôn trọng thỏa thuận, quyền thỏa thuận địa điểm, quy định về phiên họp và giá trị của thông điệp dữ liệu theo Luật Giao dịch điện tử 2023.

Nguyên tắc tôn trọng thỏa thuận của các bên

Theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Luật Trọng tài thương mại 2010, Trọng tài viên phải tôn trọng thỏa thuận của các bên nếu thỏa thuận đó không vi phạm điều cấm và không trái đạo đức xã hội. Đây là nền tảng quan trọng nhất cho phiên họp trực tuyến.

Theo thực tiễn áp dụng, nếu các bên đã đồng ý hình thức trực tuyến, trong hợp đồng hoặc bằng văn bản sau khi phát sinh tranh chấp, thì việc tổ chức phiên họp qua video thường được xem là phù hợp với nguyên tắc này. Rủi ro lớn nhất xuất hiện khi chỉ một bên đồng ý.

Địa điểm giải quyết tranh chấp và nơi các thành viên Hội đồng họp

Theo khoản 1 Điều 11 Luật Trọng tài thương mại 2010, các bên có quyền thỏa thuận địa điểm giải quyết tranh chấp; nếu không thỏa thuận thì Hội đồng trọng tài quyết định. Địa điểm này có thể ở trong hoặc ngoài lãnh thổ Việt Nam.

Theo khoản 2 Điều 11 Luật Trọng tài thương mại 2010, trừ khi các bên có thỏa thuận khác, Hội đồng có thể tiến hành phiên họp tại địa điểm thích hợp để trao đổi giữa các thành viên, lấy lời khai của người làm chứng, tham vấn chuyên gia hoặc giám định. Có thể hiểu là pháp luật đã cho phép Hội đồng linh hoạt về nơi họp, nhưng chưa nói rõ đến không gian mạng.

Phiên họp và quyền tham dự của các bên

Theo khoản 1 Điều 55 Luật Trọng tài thương mại 2010, phiên họp giải quyết tranh chấp được tiến hành không công khai, trừ khi các bên có thỏa thuận khác. Tính không công khai là yêu cầu đáng chú ý nhất đối với phiên họp trực tuyến, vì đường truyền và nền tảng có thể bị ghi hình hoặc truy cập trái phép.

Điều 55 Luật Trọng tài thương mại 2010 cũng ghi nhận quyền của các bên tham dự trực tiếp hoặc thông qua người đại diện, quyền mời người làm chứng và người bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp. Từ “trực tiếp” trong ngữ cảnh này có thể được hiểu là tự mình tham dự, không nhất thiết phải hiện diện vật lý, nhưng điểm này chưa được văn bản nào xác nhận.

Giá trị của thông điệp dữ liệu và chứng cứ điện tử

Theo Điều 10 Luật Giao dịch điện tử 2023 (sửa đổi, bổ sung 2024, 2025), thông điệp dữ liệu được coi là bản gốc khi thông tin được bảo đảm toàn vẹn từ khi khởi tạo và có thể truy cập, sử dụng dưới dạng hoàn chỉnh. Theo Điều 11 cùng luật, giá trị làm chứng cứ được xác định dựa trên độ tin cậy của cách khởi tạo, gửi, nhận hoặc lưu trữ.

Điều này hỗ trợ việc sử dụng tài liệu điện tử, biên bản ghi hình và tin nhắn trao đổi làm chứng cứ trong tố tụng trọng tài, miễn là chứng minh được nguồn gốc và tính toàn vẹn.

Điều kiện để phiên họp trọng tài trực tuyến có giá trị pháp lý

Phiên họp trực tuyến thường được xem là hợp lệ khi có thỏa thuận hoặc quy tắc tố tụng cho phép, mọi bên được thông báo đầy đủ, có cơ hội trình bày như nhau và nội dung phiên họp được ghi nhận chính xác. Thiếu các yếu tố này, phán quyết có thể bị phản đối.

Từ các căn cứ trên, có thể hệ thống hóa các điều kiện thực tiễn sau:

• Có căn cứ cho hình thức trực tuyến: thỏa thuận trọng tài, thỏa thuận bổ sung của các bên hoặc quy tắc tố tụng của trung tâm trọng tài được các bên chọn áp dụng.
• Bảo đảm bình đẳng: theo khoản 3 Điều 4 Luật Trọng tài thương mại 2010, các bên bình đẳng về quyền và nghĩa vụ, Hội đồng có trách nhiệm tạo điều kiện để các bên thực hiện quyền của mình.
• Thông báo hợp lệ: thời gian, đường dẫn, mã truy cập và hướng dẫn kỹ thuật được gửi đến tất cả các bên trong thời hạn hợp lý.
• Bảo mật: nền tảng có kiểm soát người tham gia, không cho phép ghi hình ngoài sự cho phép của Hội đồng.
• Xác thực danh tính: người tham dự, nhân chứng và chuyên gia được kiểm tra danh tính ngay đầu phiên họp.
• Lưu trữ: biên bản phiên họp và bản ghi, nếu có, được lập và gửi cho các bên.

Trường hợp ngoại lệ: một bên không đồng ý hình thức trực tuyến

Khi một bên phản đối bằng văn bản và không có thỏa thuận hay quy tắc nào cho phép, việc tổ chức phiên họp trực tuyến có nguy cơ bị xem là trái thỏa thuận. Khoản 2 Điều 11 Luật Trọng tài thương mại 2010 cũng đặt ra giới hạn “trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác”.

Nếu quý khách là bên phản đối, nên nêu rõ lý do và đề nghị ghi vào biên bản ngay tại thời điểm Hội đồng quyết định, vì việc phản đối muộn có thể làm mất cơ sở viện dẫn sau này. Nếu quý khách là bên đề nghị, nên chuẩn bị phương án họp trực tiếp cho riêng người không thể tham dự trực tuyến để giảm rủi ro.

Quy trình tổ chức phiên họp trọng tài trực tuyến

Phiên họp trực tuyến an toàn về pháp lý cần được chuẩn bị theo trình tự rõ ràng, từ thống nhất hình thức đến lập biên bản. Quy trình dưới đây là khuyến nghị thực tiễn, không phải thủ tục bắt buộc, và cần điều chỉnh theo quy tắc của từng trung tâm.

• Thống nhất hình thức họp: Hội đồng lấy ý kiến các bên bằng văn bản về việc họp trực tuyến toàn bộ hoặc một phần, và ghi nhận ý kiến vào hồ sơ.
• Ban hành quyết định tổ chức: nêu rõ thời gian, nền tảng sử dụng, ngôn ngữ, người được tham dự, quy tắc bảo mật và phương án thay thế khi mất kết nối.
• Kiểm tra kỹ thuật trước phiên họp: tổ chức thử kết nối với từng bên, kể cả luật sư và nhân chứng, để phát hiện sớm sự cố đường truyền.
• Xác thực danh tính và cam kết bảo mật: yêu cầu người tham gia bật camera, xuất trình giấy tờ và cam kết không ghi hình, không để người khác ngồi cùng nếu chưa được Hội đồng cho phép.
• Tiến hành phiên họp: Hội đồng điều hành như phiên họp trực tiếp, bảo đảm thời gian trình bày công bằng, ghi nhận mọi sự cố kỹ thuật vào biên bản.
• Lấy lời khai nhân chứng, chuyên gia: kiểm tra để nhân chứng không bị người khác hướng dẫn, không có tài liệu ngoài phạm vi cho phép.
• Lập và gửi biên bản: biên bản được gửi cho các bên, cho phép các bên có ý kiến trong thời hạn nhất định trước khi ban hành phán quyết.

Trường hợp ngoại lệ: chứng cứ cần xem trực tiếp hoặc giám định

Theo khoản 2 Điều 11 Luật Trọng tài thương mại 2010, Hội đồng có thể tiến hành giám định hàng hóa, tài sản hoặc tài liệu tại địa điểm thích hợp. Với tranh chấp xây dựng, hàng hóa hoặc thiết bị, nhiều nội dung không thể kiểm tra đầy đủ qua màn hình.

Trong những vụ việc này, nên tách phiên họp thành hai phần: phần kiểm tra hiện trường hoặc giám định trực tiếp, và phần tranh luận trực tuyến. Cách làm này vừa tiết kiệm chi phí vừa giảm nguy cơ bên thua kiện cho rằng Hội đồng chưa xem xét đầy đủ chứng cứ.

Rủi ro bị hủy phán quyết và bị từ chối công nhận, thi hành

Rủi ro lớn nhất không nằm ở việc hình thức trực tuyến bị cấm, mà ở việc thủ tục không bảo đảm quyền của một bên. Khi đó, bên thua kiện có thể viện dẫn căn cứ thủ tục để đề nghị Tòa án hủy phán quyết hoặc phản đối việc công nhận, thi hành.

Theo điểm c khoản 2 Điều 68 Luật Trọng tài thương mại 2010, phán quyết có thể bị Tòa án hủy nếu thành phần Hội đồng hoặc thủ tục tố tụng trọng tài không phù hợp với thỏa thuận của các bên hoặc trái với quy định của Luật.

Đối với phán quyết nước ngoài, điểm b và điểm d khoản 1 Điều V Công ước New York 1958 cũng nêu căn cứ liên quan đến việc không được thông báo hợp lệ, không thể trình bày ý kiến, hoặc thủ tục không phù hợp thỏa thuận.

Bảng dưới đây giúp phân loại mức độ rủi ro theo tình huống thường gặp:

Trường hợp ngoại lệ: bên vắng mặt do sự cố kỹ thuật

Theo khoản 2 Điều 56 Luật Trọng tài thương mại 2010, khi bị đơn đã được triệu tập hợp lệ mà vắng mặt không có lý do chính đáng, Hội đồng vẫn tiếp tục giải quyết dựa trên tài liệu, chứng cứ hiện có. Sự cố đường truyền có thể là lý do chính đáng, nhưng cần được chứng minh.

Nếu quý khách bị mất kết nối trong phiên họp, nên lập tức thông báo cho Hội đồng và Thư ký bằng email, chụp lại màn hình lỗi và yêu cầu ghi nhận vào biên bản. Nếu quý khách là bên còn lại, nên đồng ý tạm hoãn để tránh bị xem là lợi dụng sự cố.

Nếu quý khách đang đối mặt với phán quyết trọng tài được ban hành sau phiên họp trực tuyến có dấu hiệu sai thủ tục, thời hạn nộp đơn yêu cầu hủy rất ngắn. Hãy gửi phán quyết, quy tắc tố tụng và biên bản phiên họp qua Email hoặc Zalo của Luật Long Phan PMT để được đánh giá sơ bộ căn cứ yêu cầu hủy.

Kinh nghiệm thực tế khi xử lý phiên họp trực tuyến

Qua các hồ sơ trọng tài đã tiếp nhận, các vấn đề phát sinh thường không đến từ quy định pháp luật mà từ khâu chuẩn bị: điều khoản trọng tài quá sơ sài, thiếu quy định về nền tảng và bảo mật, hoặc không ai ghi nhận sự cố kỹ thuật vào biên bản.

Một sai lầm phổ biến mà khách hàng thường gặp là chấp nhận họp trực tuyến bằng lời nói trong một cuộc trao đổi, rồi sau khi nhận phán quyết bất lợi mới phản đối hình thức này. Khi không có văn bản ghi nhận, việc chứng minh mình đã không đồng ý hoặc đã bị hạn chế quyền thường rất khó.

Trong thực tế xử lý các vụ việc tương tự, chúng tôi nhận thấy ba điểm Hội đồng và Tòa án thường quan tâm khi xem xét lại thủ tục:

• Các bên có được thông báo đúng thời hạn và đầy đủ thông tin kết nối hay không.
• Mỗi bên có thời gian trình bày, chất vấn tương đương nhau hay không.
• Sự cố kỹ thuật, nếu có, có được ghi vào biên bản và xử lý kịp thời hay không.

Một thói quen hữu ích là gửi trước cho Hội đồng và các bên một bản kế hoạch tổ chức phiên họp, trong đó nêu rõ nền tảng, phương án dự phòng khi mất kết nối và người liên hệ kỹ thuật. Việc này tốn không nhiều thời gian nhưng giúp giảm đáng kể tranh luận về thủ tục sau này.

Với doanh nghiệp là bên chủ động soạn hợp đồng, kinh nghiệm cho thấy chỉ một câu bổ sung về phiên họp trực tuyến trong điều khoản trọng tài đã đủ để tránh phần lớn tranh luận ở giai đoạn đầu của vụ việc.

Khoảng trống pháp lý và đề xuất luật hóa phiên họp trực tuyến

Luật Trọng tài thương mại 2010 chưa có quy định riêng về tố tụng trọng tài trực tuyến, trong khi thực tiễn đã đi trước luật. Luật hóa giúp thống nhất cách hiểu giữa trọng tài và Tòa án, đồng thời giảm rủi ro hủy phán quyết vì lý do thủ tục.

Tình trạng sửa đổi luật vẫn đang được thảo luận. Theo các bài nghiên cứu được đăng tải năm 2026, Luật Trọng tài thương mại 2010 vẫn đang được kiến nghị sửa đổi, trong đó có nội dung công nhận phiên họp trực tuyến, phương thức tống đạt điện tử và giá trị chứng cứ điện tử.

Những nội dung nên được luật hóa

Từ thực tiễn tư vấn, có thể đề xuất các nhóm nội dung sau khi sửa đổi luật:

• Ghi nhận rõ phiên họp trực tuyến là hình thức phiên họp hợp lệ, toàn bộ hoặc một phần, khi có thỏa thuận hoặc quy tắc tố tụng cho phép.
• Quy định cơ chế Hội đồng quyết định hình thức họp khi các bên không thỏa thuận, kèm điều kiện bảo đảm quyền bình đẳng và quyền trình bày.
• Làm rõ địa điểm giải quyết tranh chấp trong tố tụng trực tuyến, để phán quyết có nơi ban hành xác định.
• Quy định phương thức tống đạt, gửi tài liệu và ký điện tử trong tố tụng trọng tài.
• Nguyên tắc bảo mật, xác thực người tham gia và lưu trữ bản ghi phiên họp.
• Hướng dẫn xử lý sự cố kỹ thuật và hậu quả đối với việc vắng mặt do mất kết nối.

So sánh với phiên tòa trực tuyến của Tòa án

Tòa án đã có cơ sở pháp lý riêng cho xét xử trực tuyến thông qua Nghị quyết 33/2021/QH15 về tổ chức phiên tòa trực tuyến, trong khi tố tụng trọng tài chưa có quy định tương tự. Bảng dưới đây so sánh hai cơ chế:

Sự khác biệt này cho thấy phiên họp trọng tài trực tuyến đang vận hành dựa trên tính linh hoạt của cơ chế thỏa thuận, thay vì một hành lang pháp lý rõ ràng. Đây là lý do việc luật hóa cần được đặt ra, với yêu cầu bảo vệ quyền của bên yếu thế về công nghệ.

Quy tắc của trung tâm trọng tài trong giai đoạn chưa có luật

Trong lúc luật chưa sửa đổi, quy tắc tố tụng của trung tâm trọng tài đóng vai trò lấp khoảng trống. Quy tắc của Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam (VIAC) có hiệu lực từ ngày 01/7/2026 đã ghi nhận nền tảng VIAC eCase là phương tiện hợp lệ để nộp và trao đổi tài liệu.

Có thể hiểu là xu hướng số hóa tố tụng đang được các trung tâm chủ động áp dụng. Tuy vậy, quy tắc của trung tâm chỉ có giá trị ràng buộc với các bên đã chọn áp dụng chúng, nên không thay thế được quy định của luật đối với các tranh chấp giải quyết theo trọng tài vụ việc.

Câu hỏi thường gặp về phiên họp trọng tài trực tuyến

Các câu hỏi dưới đây phản ánh những thắc mắc doanh nghiệp thường đặt ra khi cân nhắc hoặc phải tham gia phiên họp trọng tài trực tuyến. Mỗi câu trả lời nêu căn cứ pháp lý để quý khách có thể đối chiếu và chuẩn bị phương án phù hợp với vụ việc của mình.

Kết luận

Phiên họp trọng tài trực tuyến hiện không bị pháp luật cấm, nhưng cũng chưa có quy định riêng, nên tính hợp pháp phụ thuộc vào thỏa thuận, quy tắc tố tụng và việc bảo đảm quyền bình đẳng của các bên. Doanh nghiệp nên quy định rõ hình thức họp trong điều khoản trọng tài và lưu đầy đủ chứng cứ về thủ tục. Về dài hạn, việc luật hóa phiên họp trực tuyến là cần thiết. Luật Long Phan PMT hỗ trợ doanh nghiệp soạn điều khoản trọng tài, đại diện tham gia tố tụng và đánh giá căn cứ yêu cầu hủy phán quyết. Quý khách có thể liên hệ hotline 1900636387 để được tư vấn cụ thể về hồ sơ của mình. Tham khảo thêm luật sư tham gia giải quyết tranh chấp bằng trọng tài thương mại của Luật Long Phan PMT.

Tags: công nhận và thi hành phán quyết trọng tài, Hội đồng trọng tài, họp trực tuyến giải quyết tranh chấp, Hủy phán quyết trọng tài, luật hóa tố tụng trọng tài, Thỏa thuận trọng tài, thông điệp dữ liệu làm chứng cứ, Tranh chấp thương mại quốc tế