Thủ tục yêu cầu tòa án hỗ trợ thu thập chứng cứ cho trọng tài 

Thủ tục yêu cầu tòa án hỗ trợ thu thập chứng cứ cho trọng tài là một cơ chế pháp lý quan trọng, đảm bảo quyền lợi của các bên khi tham gia tố tụng trọng tài nhưng gặp bế tắc trong việc tiếp cận các chứng cứ do bên thứ ba nắm giữ. Việc Tòa án, với tư cách là cơ quan quyền lực nhà nước, can thiệp vào quy trình này đòi hỏi phải tuân thủ các điều kiện và trình tự pháp lý nghiêm ngặt. Bài viết của Luật Long Phan PMT sẽ phân tích các điều kiện và trình tự thực hiện thủ tục yêu cầu tòa án hỗ trợ thu thập chứng cứ cho trọng tài.

Điều kiện để tòa án hỗ trợ thu thập chứng cứ cho trọng tài

Việc thu thập chứng cứ là nghĩa vụ và quyền cơ bản của các bên trong tố tụng trọng tài, được quy định tại Điều 46 Luật Trọng tài thương mại (TTTM) 2010, được hướng dẫn bởi Điều 11 Nghị quyết 01/2014/NQ-HĐTP. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, chứng cứ quan trọng lại do bên thứ ba (cơ quan, tổ chức, cá nhân khác) nắm giữ và họ từ chối cung cấp. Khi đó, thủ tục yêu cầu Tòa án hỗ trợ thu thập chứng cứ cho trọng tài trở thành một công cụ pháp lý để giải quyết bế tắc.

Để Tòa án chấp nhận yêu cầu hỗ trợ, các bên hoặc Hội đồng trọng tài (HĐTT) phải đáp ứng các điều kiện nghiêm ngặt theo quy định. Khoản 5 Điều 46 Luật TTTM 2010 nêu rõ, HĐTT hoặc các bên chỉ có thể gửi văn bản đề nghị Tòa án hỗ trợ khi đã áp dụng các biện pháp cần thiết để thu thập chứng cứ mà vẫn không thể tự mình thu thập được. 

Điều kiện này được cụ thể hóa thành ba yếu tố chính. Thứ nhất, phải chứng minh được sự tồn tại của một vụ tranh chấp đang được giải quyết trong một khuôn khổ tố tụng trọng tài hợp pháp. Thứ hai, bên yêu cầu (đương sự hoặc HĐTT) phải chứng minh rằng họ đã nỗ lực thực hiện các biện pháp cần thiết, ví dụ như gửi công văn yêu cầu, liên hệ trực tiếp, mà vẫn thất bại. Thứ ba, chứng cứ cần thu thập phải được xác định rõ ràng, cụ thể và phải xác định được chính xác tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, cá nhân đang quản lý, lưu giữ chứng cứ đó. Tòa án không hỗ trợ thu thập chứng cứ một cách chung chung, không xác định.

>>> Xem thêm: Thủ tục yêu cầu Tòa án thu thập chứng cứ vụ án dân sự

Hồ sơ yêu cầu Tòa án hỗ trợ thu thập chứng cứ cho Trọng tài

Việc chuẩn bị hồ sơ yêu cầu Tòa án hỗ trợ thu thập chứng cứ phải đảm bảo tính pháp lý và đầy đủ thông tin theo quy định. Hồ sơ này là cơ sở để Thẩm phán đánh giá các điều kiện đã phân tích tại Mục 1. Một hồ sơ thiếu sót hoặc không rõ ràng sẽ dẫn đến việc Tòa án từ chối hỗ trợ.

>>> Xem thêm: Quy định về thu thập chứng cư trong vụ kiện tại Trọng tài

Mẫu đơn và nơi tiếp nhận giải quyết

Về hình thức yêu cầu, khoản 5 Điều 46 Luật TTTM 2010 quy định HĐTT hoặc các bên gửi “văn bản đề nghị” đến Tòa án. Có hai phương thức chính.

• Thứ nhất, đương sự gửi đơn đề nghị HĐTT xem xét và HĐTT ban hành văn bản đề nghị Tòa án hỗ trợ (theo mẫu của trung tâm trọng tài thụ lý giải quyết tranh chấp).
• Thứ hai, đương sự tự mình gửi đơn yêu cầu Tòa án hỗ trợ thu thập, thường áp dụng mẫu số 01-VDS ban hành kèm kèm theo Nghị quyết 04/2018/NQ-HĐTP. 

Thành phần hồ sơ

Dù theo phương thức nào, văn bản đề nghị phải nêu rõ nội dung vụ việc, chứng cứ cần thu thập, lý do không tự thu thập được, và thông tin chi tiết của bên đang nắm giữ chứng cứ. Thành phần hồ sơ khuyến nghị Quý khách hàng cần chuẩn bị bao gồm:

• Bản sao Thỏa thuận trọng tài hoặc Điều khoản trọng tài (chứng minh thẩm quyền trọng tài).
• Bản sao Đơn khởi kiện trọng tài và các thông báo của Trung tâm trọng tài (chứng minh vụ việc đang diễn ra).
• Quyết định hoặc hướng dẫn của HĐTT (nếu có) về việc đề nghị Tòa án hỗ trợ.
• Chứng cứ về việc đã tự mình áp dụng biện pháp cần thiết nhưng không thu thập được (công văn yêu cầu, email, biên nhận, phản hồi từ chối…).

>>> Xem thêm: Quy định về ủy thác thu thập chứng cứ

Trình tự Tòa án hỗ trợ thu thập chứng cứ cho Trọng tài

Trình tự giải quyết tại Tòa án được quy định chi tiết, bảo đảm việc hỗ trợ diễn ra nhanh chóng và đúng pháp luật. Quá trình này bắt đầu từ việc tiếp nhận đơn và kết thúc khi Tòa án chuyển giao kết quả thu thập được. 

Tiếp nhận

Về thẩm quyền, căn cứ điểm d khoản 2 và khoản 3 Điều 7 Luật Tố tụng Thương mại 2010, được sửa đổi bởi Khoản 1 Điều 2 Luật Tổ chức Tòa án nhân dân sửa đổi 2025, Tòa án có thẩm quyền là Tòa án nơi có chứng cứ cần được thu thập. Trường hợp các bên có thỏa thuận khác, Tòa án có thể được lựa chọn theo khoản 1 Điều 7 Luật Tố tụng Thương mại 2010. Khi nộp hồ sơ, đương sự phải nộp lệ phí giải quyết việc dân sự. Mức lệ phí thực hiện theo quy định tại Nghị quyết 326/2016/UBTVQH14. Việc tuân thủ các quy định này đảm bảo hồ sơ được tiếp nhận hợp lệ và đúng thẩm quyền.

Thủ tục xử lý yêu cầu tại Tòa án

Quy trình xử lý tại Tòa án được quy định tại khoản 6 Điều 46 Luật TTTM 2010. Trong 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận văn bản đề nghị, Chánh án Tòa án phải phân công một Thẩm phán xem xét, giải quyết yêu cầu thu thập chứng cứ. Trong 05 ngày làm việc tiếp theo, Thẩm phán phải ra văn bản yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân đang lưu giữ cung cấp chứng cứ cho Tòa án và gửi văn bản này cho Viện kiểm sát cùng cấp. 

Bên đang quản lý, lưu giữ chứng cứ có trách nhiệm cung cấp đầy đủ, kịp thời chứng cứ theo yêu cầu của Tòa án trong 15 ngày kể từ ngày nhận yêu cầu. Nếu quá thời hạn mà không cung cấp, Tòa án sẽ thông báo cho HĐTT/bên yêu cầu biết và có văn bản yêu cầu cơ quan có thẩm quyền xử lý. Trong 05 ngày làm việc kể từ khi nhận được chứng cứ, Tòa án thông báo cho HĐTT, bên yêu cầu để tiến hành giao nhận chứng cứ. HĐTT sẽ tiếp tục tố tụng dựa trên chứng cứ đã được Tòa án hỗ trợ thu thập.

>>> Xem thêm: Yêu cầu Tòa án áp dụng BPKCTT trong tố tụng trọng tài

Dịch vụ luật sư tư vấn thủ tục yêu cầu Toà án hỗ trợ thu thập chứng cứ cho Trọng tài

Luật Long Phan PMT cung cấp dịch vụ pháp lý chuyên nghiệp liên quan đến thủ tục yêu cầu tòa án hỗ trợ thu thập chứng cứ cho trọng tài, bao gồm:

• Phân tích hồ sơ tranh chấp, đánh giá tính pháp lý của các chứng cứ hiện có và xác định các chứng cứ mấu chốt cần Tòa án hỗ trợ thu thập.
• Tư vấn chiến lược và hỗ trợ Quý khách hàng thực hiện các biện pháp “cần thiết” để tự thu thập chứng cứ, tạo lập cơ sở pháp lý vững chắc cho việc yêu cầu Tòa án hỗ trợ.
• Soạn thảo Đơn đề nghị Hội đồng trọng tài hoặc trực tiếp soạn thảo Văn bản đề nghị Tòa án hỗ trợ thu thập chứng cứ.
• Chuẩn bị và hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu kèm theo (Thỏa thuận trọng tài, Thông báo trọng tài, chứng cứ về nỗ lực thu thập…) một cách chặt chẽ.
• Đại diện Quý khách hàng nộp hồ sơ, thực hiện các thủ tục nộp lệ phí và làm việc trực tiếp với Tòa án nhân dân khu vực có thẩm quyền.

Các câu hỏi thường gặp (FAQ)

Dưới đây là phần giải đáp cho một số thắc mắc và vướng mắc thực tiễn phổ biến nhất liên quan đến thủ tục yêu cầu Tòa án hỗ trợ thu thập chứng cứ:

Lệ phí yêu cầu Tòa án hỗ trợ thu thập chứng cứ là bao nhiêu?

Theo quy định của pháp luật, khi yêu cầu Tòa án hỗ trợ thu thập chứng cứ, người yêu cầu phải nộp lệ phí tương ứng. Mức lệ phí áp dụng cho việc giải quyết vụ việc dân sự này là 800.000 đồng. Khoản lệ phí này được quy định chi tiết tại Danh mục lệ phí Tòa án ban hành kèm theo Nghị quyết 326/2016/UBTVQH14. Việc nộp lệ phí đảm bảo Tòa án thực hiện đầy đủ các thủ tục hỗ trợ thu thập chứng cứ theo yêu cầu.

Nên để Hội đồng trọng tài hay đương sự tự mình yêu cầu Tòa án hỗ trợ?

Mặc dù pháp luật cho phép cả Hội đồng trọng tài và đương sự tự mình yêu cầu Tòa án hỗ trợ, nhưng trên thực tiễn, lựa chọn của Hội đồng trọng tài thường hiệu quả hơn. Văn bản do HĐTT ban hành mang trọng lượng pháp lý cao và có tính thuyết phục hơn so với yêu cầu do đương sự tự nộp. Điều này xuất phát từ việc HĐTT được xem là cơ quan trung lập, khách quan trong quá trình xem xét tranh chấp. Khi HĐTT xác nhận tính cần thiết của chứng cứ, điều đó giúp Tòa án đánh giá nghiêm túc hơn về yêu cầu hỗ trợ. Như vậy, việc để Hội đồng trọng tài phát hành văn bản thường mang lại kết quả tích cực hơn cho quá trình tố tụng.

“Biện pháp cần thiết” (đã tự thu thập) cần được chứng minh cụ thể như thế nào?

“Biện pháp cần thiết” mà đương sự đã tự thu thập phải được chứng minh một cách cụ thể. Đương sự không chỉ trình bày bằng lời mà còn cần cung cấp bằng chứng vật chất. Những bằng chứng này phải đi kèm văn bản đề nghị chính thức. Ví dụ có thể là bản sao công văn đã gửi kèm dấu bưu điện hoặc xác nhận đã nhận. Ngoài ra, email trao đổi hoặc văn bản trả lời từ chối của bên thứ ba cũng được coi là minh chứng hợp lệ.

Bên thứ ba có thể từ chối cung cấp chứng cứ vì lý do bí mật kinh doanh không?

Bên thứ ba có thể từ chối cung cấp chứng cứ nếu có lý do chính đáng. Nếu họ chứng minh được tài liệu mà Tòa án yêu cầu thuộc bí mật kinh doanh, bí mật nghề nghiệp hoặc bí mật nhà nước, họ có quyền trình bày lý do này với Tòa án. Tòa án sẽ xem xét và đánh giá tính chính đáng của việc từ chối. Quyền này được quy định tại Khoản 3 Điều 106 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015. Như vậy, việc từ chối cung cấp chứng cứ phải dựa trên cơ sở pháp lý và được Tòa án chấp thuận.

Có thời hạn cuối cùng để nộp đơn yêu cầu Tòa án hỗ trợ không?

Luật không quy định thời hạn cụ thể để nộp đơn yêu cầu Tòa án hỗ trợ. Tuy nhiên, yêu cầu này cần được đưa ra trong quá trình tố tụng trọng tài. Điều này nhằm đảm bảo Tòa án có đủ thời gian để xem xét và xử lý. Đồng thời, HĐTT cũng cần thời gian để nghiên cứu chứng cứ được hỗ trợ. Do đó, việc nộp yêu cầu phải thực hiện sớm trước khi phiên họp giải quyết tranh chấp cuối cùng kết thúc.

Kết luận

Thủ tục yêu cầu Tòa án hỗ trợ thu thập chứng cứ là một công cụ pháp lý kỹ thuật, giúp các bên hợp pháp hóa nguồn chứng cứ quan trọng mà không thể tự tiếp cận. Việc tuân thủ chặt chẽ các điều kiện về hồ sơ và trình tự tại Tòa án nhân dân khu vực là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo thành công. Quý khách hàng cần hỗ trợ để tối ưu hóa quy trình và bảo vệ quyền lợi của mình trong tố tụng trọng tài, vui lòng liên hệ Luật Long Phan PMT qua Hotline 1900.63.63.87 để được tư vấn và đại diện thực hiện thủ tục.

Tags: Hội đồng trọng tài, Thu thập chứng cứ, Tố tụng trọng tài, Tòa án hỗ trợ thu thập chứng cứ, Tranh chấp thương mại, Trọng tài thương mại