Lưu trữ dữ liệu đám mây: Ảnh hưởng đến nghiệp vụ e-discovery

Lưu trữ dữ liệu đám mây đang trở thành giải pháp không thể thiếu trong thời đại số hóa toàn diện. Từ doanh nghiệp lớn đến cá nhân, việc sử dụng nền tảng đám mây giúp tối ưu chi phí, tăng cường bảo mật và nâng cao hiệu suất làm việc từ xa. Tuy nhiên, song hành cùng những tiện ích vượt trội là hàng loạt thách thức pháp lý và rủi ro liên quan đến quyền riêng tư, an toàn dữ liệu và trách nhiệm pháp lý trong trường hợp có sự cố xảy ra. Theo dõi bài viết dưới đây của Luật Long Phan PMT để nhìn nhận rõ về sự ảnh hưởng của lưu dữ liệu đám mây trong hoạt động thu thập dữ liệu trong tố tụng (e-discovery).

Lưu trữ dữ liệu đám mây được định nghĩa thế nào?
Lưu trữ dữ liệu đám mây được định nghĩa thế nào?

Nội Dung Bài Viết

Thu thập dữ liệu điện tử làm chứng cứ trong tố tụng dân sự/ trọng tài (E-discovery)

Trong bối cảnh chuyển đổi số, dữ liệu điện tử, bao gồm email, tài liệu lưu trữ trên nền tảng đám mây, lịch sử giao dịch điện tử, nhật ký hệ thống, bản sao lưu máy chủ,… ngày càng trở thành nguồn chứng cứ quan trọng trong giải quyết các tranh chấp dân sự và trọng tài thương mại. Tuy nhiên, để những dữ liệu này được Tòa án hoặc Hội đồng trọng tài chấp nhận làm chứng cứ, người cung cấp phải chứng minh dữ liệu đó đáp ứng đồng thời ba tiêu chí bắt buộc theo quy định tại Điều 93 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, bao gồm:

  • Tính hợp pháp: dữ liệu điện tử phải được thu thập đúng quy trình pháp lý, không xâm phạm quyền riêng tư hoặc dữ liệu cá nhân.
  • Tính khách quan: dữ liệu không bị can thiệp, chỉnh sửa hoặc tạo dựng sai lệch nhằm làm thay đổi bản chất sự việc.
  • Tính liên quan: nội dung của dữ liệu phải có mối liên hệ trực tiếp đến vụ việc đang giải quyết.

Đặc biệt, đối với dữ liệu lưu trữ trên đám mây, vốn có thể nằm ở nhiều máy chủ khác nhau, thậm chí ngoài lãnh thổ Việt Nam thì người thu thập cần đảm bảo thêm các điều kiện theo Luật Giao dịch điện tử 2023 và các văn bản hướng dẫn thi hành. Cụ thể Điều 11 Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định thông điệp dữ liệu điện tử có thể làm nguồn chứng cứ nếu:

  • Có thể xác minh được người tạo ra dữ liệu;
  • Bảo toàn toàn vẹn nội dung dữ liệu trong suốt quá trình lưu trữ, trích xuất, chuyển giao;
  • Dữ liệu phải được lưu giữ dưới dạng có thể truy cập và sử dụng lại được khi cần thiết, phù hợp với yêu cầu của thủ tục tố tụng.

Khi có nghi vấn về tính xác thực hoặc độ tin cậy của chứng cứ điện tử, đương sự có thể đề nghị Tòa án hoặc Hội đồng trọng tài thực hiện:

  • Nếu Tòa án đang thụ lý: đương sự có thể yêu cầu tòa án trưng cầu giám định theo thủ tục tại Điều 102 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015.
  • Nếu Trọng tài đang thụ lý:
  • Đương sự thể yêu cầu tòa án trưng cầu giám định theo thủ tục tại khoản 3 Điều 46 Luật Trọng tài Thương mại 2010.
  • Yêu cầu Hội đồng trọng tài chỉ định chuyên gia công nghệ thông tin (IT expert) hỗ trợ giải thích cấu trúc dữ liệu, nguồn gốc phát sinh, và tính xác thực trong môi trường số theo quy định tại khoản 4 Điều 46 Luật Trọng tài Thương mại 2010.

>>> Xem thêm: Chứng cứ điện tử trong tố tụng dân sự

Thu thập dữ liệu điện tử là chứng cứ trong thủ tục tố tụng
Thu thập dữ liệu điện tử là chứng cứ trong thủ tục tố tụng

Các ảnh hưởng của Lưu trữ dữ liệu đám mây (Cloud storage) đến nghiệp vụ e-discovery

Sự phổ biến của dịch vụ lưu trữ dữ liệu đám mây với các nhà cung cấp như Google Cloud, Amazon Web Services (AWS), Microsoft Azure… tuy mang lại tính linh hoạt và tiết kiệm chi phí cho tổ chức, nhưng đồng thời cũng tạo ra thách thức pháp lý và kỹ thuật đáng kể đối với nghiệp vụ e-discovery, đặc biệt trong các vụ kiện dân sự và tranh chấp trọng tài có yếu tố điện tử. Các ảnh hưởng điển hình như:

Dữ liệu phân tán, khó kiểm soát

Khác với hệ thống máy chủ nội bộ truyền thống, dữ liệu trên đám mây có thể được lưu trữ phân tán trên nhiều máy chủ tại nhiều quốc gia, theo mô hình multi-tenant (nhiều người dùng trên một hệ thống). Điều này gây khó khăn trong việc:

  • Xác định vị trí vật lý của dữ liệu;
  • Đảm bảo tính toàn vẹn khi trích xuất;
  • Quản lý phiên bản dữ liệu trong thời gian dài phục vụ tranh tụng.

Metadata dễ bị thay đổi nếu không thu thập đúng cách

Trong e-discovery, metadata (dữ liệu mô tả như thời gian tạo, sửa đổi, người dùng…) là yếu tố quan trọng để chứng minh tính nguyên bản và xác định trình tự sự kiện. Tuy nhiên, việc trích xuất từ đám mây không đúng quy trình (ví dụ: tải về mà không dùng phần mềm pháp lý chuyên dụng) có thể làm thay đổi metadata, khiến chứng cứ bị mất giá trị.

Rủi ro pháp lý xuyên biên giới (cross-border legal risk)

Dữ liệu đám mây thường được lưu trữ tại nhiều vùng địa lý khác nhau, điều này đặt ra vấn đề về:

  • Xung đột pháp luật giữa quốc gia nơi dữ liệu lưu trữ và nơi diễn ra tố tụng;
  • Hạn chế chuyển giao dữ liệu theo luật bảo vệ dữ liệu cá nhân (như GDPR của EU);
  • Yêu cầu cấp phép truy cập từ nhà cung cấp dịch vụ hạ tầng đám mây nước ngoài.

Các rào cản này có thể khiến thời gian và chi phí thực hiện e-discovery tăng cao, thậm chí dẫn đến việc không thể tiếp cận dữ liệu khi cần thiết.

Thời hiệu lưu trữ và xóa dữ liệu

Các nhà cung cấp dịch vụ đám mây thường cho phép người dùng thiết lập thời gian lưu trữ, tự động xóa dữ liệu hoặc ghi đè sau một khoảng thời gian. Trong khi đó, e-discovery lại yêu cầu bảo tồn dữ liệu nguyên trạng trong suốt thời gian tố tụng. Sự không đồng bộ về thời hiệu lưu trữ giữa bên sử dụng và nhà cung cấp có thể dẫn đến mất chứng cứ, gây bất lợi trong quá trình tranh tụng.

Quyền truy cập và kiểm soát dữ liệu

Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp không trực tiếp sở hữu hạ tầng lưu trữ mà chỉ là bên thuê bao dịch vụ đám mây. Điều này đặt ra rào cản về:

  • Khả năng truy xuất dữ liệu theo yêu cầu pháp lý;
  • Tranh chấp quyền kiểm soát dữ liệu giữa bên sử dụng và bên cung cấp;
  • Chậm trễ trong việc thực hiện yêu cầu bảo toàn hoặc trích xuất dữ liệu.

Tính bảo mật/ rò rỉ/ bán thông tin

Dữ liệu lưu trữ đám mây luôn đứng trước nguy cơ:

  • Rò rỉ dữ liệu do lỗi bảo mật hệ thống;
  • Tấn công mạng có chủ đích nhằm phá hoại hoặc đánh cắp thông tin;
  • Bị khai thác, chia sẻ hoặc bán trái phép bởi bên thứ ba hoặc chính nhà cung cấp dịch vụ.

Nếu các sự cố này xảy ra, không chỉ ảnh hưởng đến giá trị chứng cứ điện tử, mà còn kéo theo trách nhiệm pháp lý về bảo mật thông tin cá nhân, bí mật doanh nghiệp theo quy định tại Luật An ninh mạng, Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân và Bộ luật Dân sự.

Ảnh hưởng của lưu trữ đám mây đối với nghiệp vụ thu thập chứng cứ
Ảnh hưởng của lưu trữ đám mây đối với nghiệp vụ thu thập chứng cứ

Khuyến nghị của Luật sư khi Lưu trữ dữ liệu đám mây

Để tối ưu hiệu quả sử dụng dịch vụ lưu trữ dữ liệu đám mây mà vẫn đảm bảo an toàn pháp lý, đặc biệt trong bối cảnh dữ liệu ngày càng trở thành chứng cứ trọng yếu trong e-discovery, Luật sư của Long Phan PMT đưa ra một số khuyến nghị cụ thể như sau:

Thiết lập quy trình lưu trữ và kiểm soát dữ liệu trên cloud một cách rõ ràng, có thể kiểm chứng

  • Phân quyền truy cập chi tiết theo cấp độ người dùng (admin – kiểm soát toàn bộ, editor – được phép điều chỉnh, viewer – chỉ xem, ….);
  • Ghi nhận đầy đủ nhật ký truy cập (log access): bao gồm thời điểm, địa chỉ IP, ID người thực hiện thao tác, loại thay đổi;
  • Áp dụng cơ chế sao lưu (back-up) tự động và phục hồi dữ liệu theo thời gian thực để phòng ngừa mất mát chứng cứ;
  • Tách biệt dữ liệu gốc và dữ liệu truy xuất, tránh việc dữ liệu gốc bị can thiệp ngoài ý muốn hoặc không còn nguyên bản.

Việc thiết kế và duy trì hệ thống kiểm soát như trên giúp chứng minh được tính toàn vẹn và khách quan của dữ liệu nếu được dùng làm chứng cứ điện tử.

Kết hợp chuyên gia IT forensics từ giai đoạn đầu

Ngay từ khi triển khai hệ thống lưu trữ đám mây, doanh nghiệp nên phối hợp với chuyên gia điều tra kỹ thuật số (IT forensic) để:

  • Tư vấn định dạng lưu trữ phù hợp với yêu cầu tố tụng;
  • Hướng dẫn cách trích xuất, bảo toàn metadata;
  • Xây dựng quy trình sao lưu dữ liệu có thể sử dụng trong quá trình khám phá chứng cứ (e-discovery).

Việc này giúp giảm thiểu rủi ro mất giá trị pháp lý của dữ liệu khi xảy ra tranh chấp.

Lựa chọn nhà cung cấp cloud uy tín, kiểm soát quy trình và nên thử nghiệm trước khi triển khai chính thức

  • Ưu tiên các nhà cung cấp có trung tâm dữ liệu đặt tại Việt Nam hoặc quốc gia có pháp luật tương thích, giúp dễ dàng xử lý các yêu cầu pháp lý;
  • Soát xét chính sách bảo mật, quy trình xử lý sự cố và điều khoản hợp đồng dịch vụ (SLA) trước khi ký kết;
  • Thực hiện gói dùng thử hoặc triển khai thí điểm (pilot) để đánh giá tính ổn định, tốc độ phản hồi và khả năng tích hợp với hệ thống nội bộ;
  • Yêu cầu nhà cung cấp cam kết trách nhiệm khi xảy ra rủi ro dữ liệu, đặc biệt trong trường hợp tranh tụng hoặc thanh tra pháp lý.

Xây dựng cơ chế phản hồi, nghiệm thu và báo cáo định kỳ

  • Thiết lập quy trình báo cáo tự động về tình trạng lưu trữ, log truy cập và các cảnh báo liên quan đến truy xuất dữ liệu;
  • Có cơ chế phản hồi nội bộ và từ nhà cung cấp khi có sự cố hoặc thay đổi cấu hình dịch vụ;
  • Nghiệm thu hệ thống định kỳ với sự tham gia của bộ phận pháp lý, CNTT và quản trị rủi ro, nhằm đảm bảo dữ liệu luôn trong trạng thái có thể sử dụng làm chứng cứ khi cần thiết.

Câu hỏi liên quan (FAQs) về lưu trữ dữ liệu đám mây

Dưới đây là các câu hỏi liên quan (FAQs) về lưu trữ dữ liệu đám mây:

Lưu trữ dữ liệu đám mây có được công nhận là chứng cứ trong tố tụng không?

Có. Dữ liệu lưu trên đám mây có thể được công nhận là chứng cứ điện tử trong tố tụng dân sự hoặc trọng tài, nếu thỏa mãn các điều kiện: (i) được tạo ra và lưu trữ hợp pháp, (ii) đảm bảo tính toàn vẹn, không bị can thiệp chỉnh sửa, và (iii) có liên quan đến vụ việc. Việc chứng minh các yếu tố này cần có log truy cập, metadata gốc và quy trình bảo quản dữ liệu rõ ràng. Trường hợp cần thiết, đương sự có thể yêu cầu trưng cầu giám định hoặc mời chuyên gia IT để làm rõ tính xác thực dữ liệu.

Làm sao để bảo vệ dữ liệu đám mây không bị chỉnh sửa hoặc xóa trái phép?

Doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống phân quyền truy cập rõ ràng, dùng xác thực đa yếu tố (MFA), và ghi nhận đầy đủ nhật ký truy cập (log access) bao gồm thời gian, người dùng, địa chỉ IP và thao tác thực hiện. Ngoài ra, nên áp dụng chế độ sao lưu tự động và định kỳ để phục hồi dữ liệu nếu bị xóa nhầm hoặc bị tấn công mạng. Mỗi hành động can thiệp vào dữ liệu phải được ghi lại, làm căn cứ pháp lý khi cần chứng minh ai đã thao tác gì và lúc nào trên nền tảng cloud.

Nếu bên cung cấp cloud bị rò rỉ dữ liệu, ai chịu trách nhiệm?

Trách nhiệm tùy thuộc vào điều khoản hợp đồng dịch vụ (SLA) giữa bên sử dụng và nhà cung cấp. Nếu lỗi do nhà cung cấp không đảm bảo an ninh đúng cam kết, họ có thể chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại. Tuy nhiên, nếu người dùng không thực hiện các biện pháp bảo mật cơ bản (như cấp quyền sai, chia sẻ không kiểm soát), thì phần lỗi có thể thuộc về chính doanh nghiệp. Luật sư khuyến nghị xem kỹ điều khoản trách nhiệm pháp lý, giới hạn trách nhiệm và điều khoản bồi thường trong hợp đồng cloud.

Có cần chuyên gia IT khi xử lý dữ liệu đám mây làm chứng cứ không?

Có. Việc trưng cầu giám định chuyên gia IT hoặc chuyên gia điều tra kỹ thuật số (IT forensics) sẽ giúp giải thích cấu trúc file, truy xuất metadata và phát hiện hành vi chỉnh sửa. Đồng thời, sự tham gia của chuyên gia cũng giúp Tòa án hoặc Hội đồng trọng tài hiểu và đánh giá chính xác giá trị chứng cứ điện tử.

Dịch vụ luật sư tư vấn, giải quyết tranh chấp liên quan đến chứng cứ điện tử

Dưới đây là các hạng mục tư vấn, giải quyết tranh chấp liên quan đến chứng cứ điện tử:

  • Tư vấn tính pháp lý của chứng cứ điện tử trong tố tụng dân sự, hình sự, trọng tài.
  • Tư vấn xác minh tính hợp pháp, khách quan, liên quan của chứng cứ điện tử.
  • Soát xét hợp đồng dịch vụ lưu trữ dữ liệu (cloud) để phòng ngừa rủi ro pháp lý.
  • Đại diện khách hàng trong quá trình e-discovery hoặc đối chất tại Tòa án.
  • Tham gia đàm phán, hòa giải hoặc tranh tụng liên quan đến chứng cứ điện tử.

Kết luận

Trong bối cảnh công nghệ phát triển nhanh chóng, việc hiểu rõ các khía cạnh pháp lý liên quan đến lưu trữ dữ liệu đám mây là điều kiện tiên quyết để cá nhân và doanh nghiệp sử dụng công cụ này một cách an toàn và hiệu quả. Sự đồng hành của các luật sư sẽ là “lá chắn” giúp bạn vững vàng trước mọi rủi ro tiềm ẩn trong không gian mạng. Nhấc máy gọi ngay Luật Long Phan PMT tại hotline 1900.63.63.87 nếu quý độc giả đang tìm hiểu và cần tư vấn chuyên sâu hơn về nội dung này.

Tags: , , , ,

Luật sư điều hành Phan Mạnh Thăng

Thạc Sĩ – Luật Sư Phan Mạnh Thăng thành viên đoàn luật sư Tp.HCM. Founder Công ty luật Long Phan PMT. Chuyên tư vấn giải quyết các vấn đề về đất đai, hợp đồng thương mại ổn thỏa và nhanh nhất. 13 năm kinh nghiệm của mình, Luật sư đã giải quyết thành công nhiều yêu cầu pháp lý.

Lưu ý: Nội dung bài viết công khai tại website của Luật Long Phan PMT chỉ mang tính chất tham khảo về việc áp dụng quy định pháp luật. Tùy từng thời điểm, đối tượng và sự sửa đổi, bổ sung, thay thế của chính sách pháp luật, văn bản pháp lý mà nội dung tư vấn có thể sẽ không còn phù hợp với tình huống Quý khách đang gặp phải hoặc cần tham khảo ý kiến pháp lý. Trường hợp Quý khách cần ý kiến pháp lý cụ thể, chuyên sâu theo từng hồ sơ, vụ việc, vui lòng liên hệ với Chúng tôi qua các phương thức bên dưới. Với sự nhiệt tình và tận tâm, Chúng tôi tin rằng Luật Long Phan PMT sẽ là nơi hỗ trợ pháp lý đáng tin cậy của Quý khách hàng.

Để lại một bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

  Miễn Phí: 1900.63.63.87