Thủ tục ủy thác tư pháp trong vụ án dân sự có yếu tố nước ngoài 

Thủ tục ủy thác tư pháp trong vụ án dân sự có yếu tố nước ngoài là một quy trình pháp lý được tiến hành khi Tòa án Việt Nam cần thực hiện một hoặc một số hoạt động tố tụng ở nước ngoài. Hoạt động này nhằm đảm bảo việc thu thập chứng cứ, tống đạt văn bản, giấy tờ cho đương sự đang ở nước ngoài, từ đó bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên liên quan. Để hiểu rõ hơn về quy trình này, Luật Long Phan PMT sẽ phân tích chi tiết các khía cạnh pháp lý liên quan.

Các trường hợp cần ủy thác tư pháp trong vụ án dân sự có yếu tố nước ngoài

Thủ tục ủy thác tư pháp là một cơ chế cốt lõi trong hoạt động tương trợ tư pháp, được áp dụng khi Tòa án Việt Nam cần sự hỗ trợ của cơ quan có thẩm quyền nước ngoài để thực hiện các hành vi tố tụng. Một vụ việc dân sự được xác định là có yếu tố nước ngoài khi thuộc một trong các trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 464 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, bao gồm: 

• Có ít nhất một bên tham gia là cá nhân, cơ quan, tổ chức nước ngoài
• Các bên tham gia đều là công dân, cơ quan, tổ chức Việt Nam nhưng việc xác lập, thay đổi, thực hiện hoặc chấm dứt quan hệ ở nước ngoài
• Các bên tham gia đều là công dân, cơ quan, tổ chức Việt Nam nhưng đối tượng của quan hệ dân sự đó ở nước ngoài. 

Tuy nhiên, không phải mọi vụ án dân sự có yếu tố nước ngoài đều cần ủy thác tư pháp. Theo Điều 13 Luật Tương trợ tư pháp (TTTT) 2007, Tòa án sẽ tiến hành ủy thác tư pháp khi:

• Tống đạt giấy tờ, hồ sơ, tài liệu cho người đang ở nước được yêu cầu
• Triệu tập người làm chứng, người giám định đang ở nước được yêu cầu
• Thu thập, cung cấp chứng cứ ở nước được yêu cầu để giải quyết vụ việc dân sự tại Việt Nam
• Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Đương sự là người hoặc pháp nhân nước ngoài nhưng hiện đang cư trú hợp pháp tại Việt Nam không thuộc diện phải thực hiện thủ tục ủy thác tư pháp. Họ có thể trực tiếp tham gia tố tụng tại Tòa án Việt Nam.

>>> Xem thêm: Quy định về ủy thác thu thập chứng cứ

Cơ quan có thẩm quyền yêu cầu ủy thác tư pháp trong vụ án dân sự có yếu tố nước ngoài

Thẩm quyền yêu cầu ủy thác tư pháp ra nước ngoài được pháp luật Việt Nam quy định chặt chẽ nhằm đảm bảo tính chính danh và hiệu quả của hoạt động tương trợ tư pháp. 

Các cơ quan có thẩm quyền yêu cầu ủy thác tư pháp trong vụ án dân sự có yếu tố nước ngoài của Việt Nam bao gồm: 

• Tòa án nhân dân tối cao 
• Tòa án nhân dân cấp tỉnh
• Tòa án nhân dân khu vực
• Viện kiểm sát nhân dân tối cao
• Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh
• Viện kiểm sát nhân dân khu vực

Cơ sở pháp lý: Điều 10 TTLT số 12, Điều 68 Luật TTTP 2007, khoản 1 Điều 1 và điểm i khoản 11 Điều 2 Luật Tổ chức Tòa án nhân dân sửa đổi năm 2025, khoản 6 Điều 1 Luật Tổ chức Viện kiểm sát nhân dân sửa đổi năm 2025, khoản 5 Điều 5 Nghị quyết 01/2025/NQ-HĐTP.

Trình tự thủ tục thực hiện ủy thác tư pháp trong vụ án dân sự có yếu tố nước ngoài

Trình tự thực hiện thủ tục ủy thác tư pháp trong vụ án dân sự có yếu tố nước ngoài thực hiện theo quy định Điều 11, 13, 14 và 15 TTLT 12/2016/TTLT-BTP-BNG-TANDTC.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ ủy thác tư pháp

Cơ quan có thẩm quyền lập 03 bộ hồ sơ ủy theo quy định Điều 11 TTLT số 12:

• Văn bản yêu cầu thực hiện ủy thác tư pháp về dân sự được lập theo Mẫu số 01 ban hành kèm theo TTLT số 12.
• Văn bản ủy thác tư pháp theo Mẫu số 02A ban hành kèm theo TTLT này. Trường hợp ủy thác tư pháp tống đạt giấy tờ được thực hiện theo kênh chính của Công ước Tống đạt, văn bản ủy thác tư pháp được lập theo Mẫu số 02B ban hành kèm theo TTLT số 12.
• Giấy tờ khác theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền của nước được yêu cầu ủy thác (nếu có).
• Các giấy tờ, tài liệu khác phục vụ cho việc thực hiện ủy thác tư pháp theo đề nghị của cơ quan có thẩm quyền yêu cầu ủy thác tư pháp của Việt Nam.

Hồ sơ ủy thác tư pháp hợp lệ khi có đủ các điều kiện sau Điều 12 TTLT số 12:

• Hồ sơ ủy thác tư pháp đã được lập theo đúng quy định.
• Biên lai thu phí, lệ phí và giấy tờ xác nhận đã thanh toán chi phí thực tế cho cơ quan có thẩm quyền nước ngoài theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 7 hoặc biên lai thu tiền tạm ứng chi phí thực tế tại điểm b khoản 2 Điều 7 của TTLT số 12.

Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ tại Bộ Tư pháp

Bộ Tư pháp tiếp nhận, vào sổ hồ sơ ủy thác tư pháp và kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ trong thời hạn 10 ngày làm việc. Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ thì thực hiện một trong các thủ tục sau: 

• Chuyển hồ sơ qua kênh tống đạt chính theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước đó là thành viên.
• Chuyển hồ sơ cho Bộ Ngoại giao để chuyển qua đường ngoại giao trong trường hợp giữa Việt Nam và nước ngoài chưa ký kết điều ước quốc tế về tương trợ tư pháp trong lĩnh vực dân sự hoặc chưa thỏa thuận về áp dụng nguyên tắc có đi có lại.
• Tống đạt giấy tờ qua kênh ngoại giao gián tiếp, kênh lãnh sự gián tiếp theo đề nghị của cơ quan có thẩm quyền yêu cầu ủy thác tư pháp của Việt Nam hoặc trong trường hợp không thể chuyển qua kênh tống đạt chính.

Trường hợp hồ sơ ủy thác tư pháp không đầy đủ hoặc không hợp lệ, Bộ Tư pháp trả lại hồ sơ ủy thác tư pháp cho cơ quan đã gửi hồ sơ ủy thác tư pháp và nêu rõ lý do.

Bước 3: Tiếp nhận và chuyển hồ sơ tại Bộ Ngoại giao

Bộ Ngoại giao có trách nhiệm vào sổ hồ sơ ủy thác tư pháp Việt Nam và chuyển hồ sơ cho cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài. Thủ tục này phải thực hiện trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ từ Bộ Tư pháp chuyển đến.

Bước 4: Chuyển hồ sơ cho cơ quan có thẩm quyền nước ngoài

Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài vào sổ và chuyển hồ sơ ủy thác tư pháp cho cơ quan có thẩm quyền nước ngoài. Thủ tục này thực hiện trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ ủy thác tư pháp. 

Bước 5: Thông báo kết quả ủy thác tư pháp

Khi nhận được kết quả thực hiện ủy thác tư pháp, cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài ra văn bản thông báo kết quả và gửi tài liệu kèm theo (nếu có) về Bộ Ngoại giao trong 05 ngày làm việc. 

Bộ Ngoại giao chuyển văn bản thông báo và toàn bộ tài liệu nhận được cho Bộ Tư pháp. Thủ tục này thực hiện trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được kết quả. 

Bộ Tư pháp gửi văn bản thông báo kết quả thực hiện ủy thác tư pháp và tài liệu kèm theo (nếu có) cho cơ quan đã yêu cầu ủy thác tư pháp của Việt Nam. Thủ tục này thực hiện trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ từ Bộ Ngoại giao. 

>>> Xem thêm: Thủ tục tống đạt, thông báo văn bản tố tụng cho đương sự ở nước ngoài

Lệ phí ủy thác tư pháp trong vụ án dân sự có yếu tố nước ngoài

Khi thực hiện ủy thác tư pháp sẽ phát sinh nghĩa vụ tài chính bao gồm: lệ phí ủy thác và chi phí ủy thác. 

Căn cứ Điều 44 Nghị quyết 326/2016/UBTVQH14 thì chủ thể yêu cầu Tòa án giải quyết vụ việc dân sự làm phát sinh yêu cầu ủy thác tư pháp ra nước ngoài thì phải nộp tiền lệ phí ủy thác tư pháp ra nước ngoài. Mức lệ phí là 200.000 đồng. 

Đối với chi phí ủy thác tư pháp, các chủ thể có nghĩa vụ chịu chi phí ủy thác tư pháp trong vụ án dân sự được quy định tại Điều 153 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015. Căn cứ khoản 3 Điều 6 TTLT số 12 thì chi phí ủy thác tư pháp bao gồm phí, lệ phí và chi phí thực tế phát sinh khi thực hiện ủy thác tư pháp. Đồng  thời, căn cứ Điều 63 Pháp lệnh chi phí tố tụng 2024 thì chi phí ủy thác tư pháp bao gồm:

• Chi phí dịch thuật, công chứng, chứng thực hồ sơ ủy thác tư pháp, thông báo kết quả thực hiện của nước được ủy thác tư pháp;
• Chi phí tống đạt hồ sơ ủy thác tư pháp ở nước ngoài;
• Chi phí thu thập, cung cấp chứng cứ ở nước ngoài;
• Chi phí theo quy định của pháp luật Việt Nam và pháp luật của quốc gia liên quan (nếu có) ngoài chi phí quy định tại các điểm a, b và c khoản này.

Hướng xử lý của Tòa án khi đợi kết quả ủy thác tư pháp trong vụ án dân sự có yếu tố nước ngoài

Quá trình ủy thác tư pháp ra nước ngoài thường mất nhiều thời gian do phụ thuộc vào hệ thống pháp luật và thủ tục hành chính của quốc gia khác. Điều này có thể khiến thời hạn chuẩn bị xét xử theo quy định của Bộ luật Tố tụng dân sự kết thúc mà Tòa án vẫn chưa nhận được kết quả. 

Căn cứ vào điểm đ khoản 1 Điều 214 Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015, Tòa án sẽ ra quyết định tạm đình chỉ giải quyết vụ án dân sự khi cần đợi kết quả thực hiện ủy thác tư pháp. 

Quyết định tạm đình chỉ phải được gửi cho các đương sự, cơ quan, tổ chức, cá nhân khởi kiện và Viện kiểm sát cùng cấp trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày ra quyết định.

Sau khi nhận được kết quả ủy thác tư pháp, Tòa án ra quyết định tiếp tục giải quyết vụ án trong thời hạn 03 ngày làm việc.

Cơ sở pháp lý: Điều 214, 216 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015.

>>> Xem thêm Tư vấn thủ tục kháng cáo quyết định tạm đình chỉ giải quyết vụ việc dân sự

Dịch vụ luật sư tư vấn, tham gia giải quyết vụ án dân sự có yếu tố nước ngoài

Luật sư chuyên nghiệp tại Luật Long Phan PMT cung cấp dịch vụ toàn diện cho Quý khách hàng về thủ tục ủy thác tư pháp trong vụ án dân sự có yếu tố nước ngoài. Dịch vụ của chúng tôi bao gồm:

• Tư vấn thủ tục khởi kiện vụ án dân sự có yếu tố nước ngoài. 
• Hướng dẫn, soạn thảo hồ sơ khởi kiện, phản tố, yêu cầu độc lập, ý kiến,…
• Tư vấn yêu cầu áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời, thực hiện thủ tục tố tụng khác.
• Tư vấn về các trường hợp thực hiện thủ tục ủy thác tư pháp, đánh giá tính khả thi của việc yêu cầu ủy thác.
• Tư vấn các loại tài liệu, chứng cứ cần thu thập để chứng minh cho yêu cầu của khách hàng.
• Đại diện khách hàng thực hiện việc thương lượng, hòa giải trước khi khởi kiện.
• Đại diện bảo vệ quyền lợi của đương sự trong vụ án dân sự.

Các câu hỏi thường gặp (FAQ) về thủ tục ủy thác tư pháp trong vụ án dân sự có yếu tố nước ngoài

Dưới đây là các câu hỏi thường gặp về thủ tục ủy thác tư pháp trong vụ án dân sự có yếu tố nước ngoài, giúp Quý khách hàng nắm rõ hơn quy trình này.

Hồ sơ ủy thác tư pháp bị từ chối xử lý thì làm thế nào?

Khi hồ sơ bị từ chối, cơ quan nước ngoài sẽ thông báo lý do cụ thể. Cơ quan Việt Nam có thể bổ sung, chỉnh sửa hồ sơ theo yêu cầu và gửi lại. Trường hợp từ chối do vi phạm chủ quyền, trật tự công cộng của nước tiếp nhận, có thể xem xét chuyển sang phương thức khác như tống đạt qua kênh ngoại giao hoặc lãnh sự (khoản 2 Điều 13 TTLT 12/2016/TTLT-BTP-BNG-TANDTC).

Ngôn ngữ nào được sử dụng trong hồ sơ ủy thác tư pháp?

Hồ sơ phải được dịch sang ngôn ngữ được quy định trong điều ước quốc tế (trường hợp giữa Việt Nam và nước ngoài đã có điều ước quốc tế) hoặc dịch ra ngôn ngữ của nước được yêu cầu tương trợ tư pháp hoặc một ngôn ngữ khác mà nước được yêu cầu chấp nhận (Điều 5 Luật TTTP 2007). Trường hợp không xác định được ngôn ngữ, Bộ Ngoại giao sẽ liên hệ với phía nước ngoài để xác định trong thời hạn 3 ngày làm việc (khoản 3 Điều 11 TTLT 12/2016/TTLT-BTP-BNG-TANDTC).

Thủ tục có khác biệt gì khi ủy thác với nước có điều ước và không có điều ước?

Với nước có điều ước tương trợ tư pháp, hồ sơ được gửi trực tiếp qua kênh tống đạt chính, thời gian xử lý nhanh hơn và chi phí thấp hơn. Với nước chưa có điều ước, hồ sơ phải qua đường ngoại giao, thời gian dài hơn và có thể bị từ chối nếu không phù hợp với pháp luật nước tiếp nhận (khoản 1 Điều 13 TTLT 12/2016/TTLT-BTP-BNG-TANDTC).

Kết luận

Thủ tục ủy thác tư pháp trong vụ án dân sự có yếu tố nước ngoài đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc về pháp luật tố tụng và quy trình làm việc của các cơ quan nhà nước. Bất kỳ sai sót nào trong quá trình chuẩn bị hồ sơ hay thực hiện thủ tục đều có thể dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại, gây kéo dài thời gian và ảnh hưởng đến quyền lợi của đương sự. Để đảm bảo quy trình diễn ra chính xác, nhanh chóng, Quý khách hàng vui lòng liên hệ với Luật Long Phan PMT qua hotline 1900.63.63.87 để được tư vấn và hỗ trợ chuyên nghiệp.

Tags: lệ phí ủy thác tư pháp, thu thập chứng cứ ở nước ngoài, tống đạt giấy tờ ra nước ngoài, tương trợ tư pháp, ủy thác tư pháp, vụ án dân sự có yếu tố nước ngoài