Tranh chấp đất đai khi một bên cố tình không cung cấp hồ sơ

Tranh chấp đất đai khi một bên cố tình không cung cấp hồ sơ là rào cản lớn khiến quá trình giải quyết vụ án bị đình trệ và gây bất lợi trực tiếp cho quyền lợi của đương sự yếu thế. Để xử lý tình trạng này, người khởi kiện cần chủ động đánh giá giá trị chứng minh của các tài liệu còn thiếu và tìm kiếm các nguồn cung cấp thay thế từ cơ quan nhà nước. Bài viết này sẽ tập trung phân tích các phương án pháp lý thực tế để bảo vệ bên bị che giấu hồ sơ. Dưới đây là những hướng dẫn chi tiết từ đội ngũ luật sư của Luật Long Phan PMT.

Xác định hồ sơ do bên tranh chấp không cung cấp do cơ quan nào ban hành?

Xác định chính xác cơ quan ban hành hoặc lưu trữ hồ sơ bị che giấu để bên bị yếu thế có thể tự mình hoặc yêu cầu cơ quan có thẩm quyền thu thập lại chứng cứ. Trong tranh chấp đất đai, hầu hết các giấy tờ quan trọng như sổ đỏ, bản đồ địa chính hay hồ sơ cấp giấy chứng nhận đều được lưu tại các cơ quan quản lý nhà nước. 

Phân nhóm hồ sơ theo cơ quan quản lý hành chính và chuyên môn

Đa phần các tài liệu chứng minh quyền sử dụng đất không chỉ tồn tại dưới dạng bản gốc do cá nhân nắm giữ mà luôn có bản lưu tại hệ thống cơ quan đăng ký. Cụ thể:

• Cơ quan đăng ký đất đai và Nông nghiệp Môi trường: Các tài liệu về nguồn gốc tạo lập (hồ sơ cấp GCNQSDĐ lần đầu), quá trình biến động (chuyển nhượng, tặng cho, thừa kế) và hiện trạng sử dụng đất (sơ đồ vị trí, biên bản xác định ranh giới) thường do Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Sở Nông Nghiệp và Môi trường lưu trữ. Theo Điều 12 của Luật Đất đai 2024, Nhà nước đại diện chủ sở hữu và thống nhất quản lý, do đó mọi biến động về đất đai đều phải được ghi nhận trong hồ sơ địa chính.
• Ủy ban nhân dân các cấp: UBND xã, phường là nơi lưu giữ các sổ mục kê, sổ địa chính qua các thời kỳ, cũng như các biên bản hòa giải tại cơ sở. Đây là nguồn tài liệu cực kỳ quan trọng để chứng minh quá trình sử dụng đất liên tục và ổn định của đương sự.

Ngoài các cơ quan hành chính, chứng cứ đất đai còn có thể được tìm thấy tại:

• Tổ chức hành nghề công chứng: Đối với các giao dịch mua bán, tặng cho đất đai, hợp đồng phải được công chứng hoặc chứng thực theo quy định tại điểm a khoản 3 Điều 27 Luật Đất đai 2024. Nếu một bên giấu bản chính hợp đồng, bên còn lại có thể liên hệ văn phòng công chứng nơi thực hiện giao dịch để xin cấp bản sao từ hồ sơ lưu trữ.
• Người làm chứng và các bên liên quan: Trong trường hợp giao dịch chỉ lập bằng giấy tay (chưa qua công chứng), cần xác định những người chứng kiến hoặc người soạn thảo hồ sơ đó. Sự xác nhận của họ có giá trị thay thế nhất định khi tài liệu gốc bị tiêu hủy hoặc che giấu.

Việc xác định cơ quan ban hành hồ sơ giúp đương sự chuyển từ thế bị động sang chủ động. Theo đó, nếu bên đối tụng che giấu hồ sơ, người bị che giấu có thể trích lục tài liệu, thay vì chờ đợi sự hợp tác từ bên tranh chấp đang cố tình che giấu thông tin.

Quyền yêu cầu cơ quan đăng ký đất đai cung cấp thông tin

Mọi cá nhân, tổ chức có quyền tiếp cận và yêu cầu cơ quan đăng ký đất đai cung cấp dữ liệu đất đai nhằm phục vụ việc giải quyết tranh chấp theo đúng trình tự pháp luật. Việc khai thác dữ liệu được thực hiện thông qua thủ tục hành chính công khai, có quy trình tiếp nhận, xử lý và thời hạn giải quyết rõ ràng.

Căn cứ khoản 2 Điều 2 Quyết định 441/QĐ-BNNMT ngày 02/02/2026, người dân có quyền yêu cầu cung cấp các thông tin liên quan đến Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, bao gồm thông tin về tình trạng pháp lý, biến động, chủ sử dụng và các dữ liệu liên quan khác được lưu trữ trong hệ thống hồ sơ địa chính.

Theo Điều 59 Nghị định 101/2024/NĐ-CP, pháp luật quy định đa dạng các hình thức khai thác và sử dụng dữ liệu đất đai nhằm tạo thuận lợi tối đa cho người dân. Cụ thể, người yêu cầu có thể khai thác thông tin thông qua:

• Hình thức trực tuyến trên Cổng thông tin đất đai quốc gia, Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công của Bộ Nông nghiệp và Môi trường hoặc Cổng dịch vụ công cấp tỉnh; 
• Dịch vụ tin nhắn SMS, hệ thống web service và API; 
• Các ứng dụng, tiện ích được phát triển từ cơ sở dữ liệu quốc gia về đất đai theo quy định. 
• Ngoài ra, người dân cũng có thể trực tiếp nộp yêu cầu tại trụ sở cơ quan cung cấp dữ liệu đất đai hoặc Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính, cũng như các hình thức hợp pháp khác theo quy định của pháp luật.

Bên cạnh đó, Quyết định 2304/QĐ-BNNMT ngày 23/6/2025 của Bộ Nông nghiệp và Môi trường tiếp tục hoàn thiện quy trình tiếp nhận và phản hồi thông tin, đảm bảo việc cung cấp dữ liệu được thực hiện thống nhất và có kiểm soát. Khi thực hiện thủ tục hành chính với mã thủ tục 1.012789, đương sự cần nộp phiếu yêu cầu cung cấp dữ liệu tại Văn phòng đăng ký đất đai. Sau khi tiếp nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan này có trách nhiệm xem xét, trích xuất và cung cấp thông tin trong thời hạn luật định. Trường hợp từ chối cung cấp, cơ quan phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do, qua đó tạo cơ sở để người yêu cầu có thể khiếu nại hoặc thực hiện các bước pháp lý tiếp theo nếu cần thiết.

Nhìn từ góc độ thực tiễn, việc chủ động yêu cầu cung cấp dữ liệu đất đai không chỉ giúp làm rõ lịch sử pháp lý của thửa đất mà còn tạo nguồn chứng cứ có giá trị cao trong quá trình giải quyết tranh chấp, đặc biệt khi tài liệu gốc đang bị một bên kiểm soát hoặc che giấu. Đây là công cụ pháp lý quan trọng giúp cân bằng vị thế chứng minh giữa các bên trong quan hệ tranh chấp.

>> Xem thêm: Thủ tục giải quyết tranh chấp đất đai thuộc thẩm quyền của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Môi trường

Quyền yêu cầu tòa án thu thập chứng cứ, hồ sơ

Quyền yêu cầu Tòa án thu thập chứng cứ là giải pháp cuối cùng và hiệu quả nhất khi đương sự đã tự mình áp dụng mọi biện pháp nhưng vẫn không thể có được hồ sơ cần thiết. Tuy nhiên, Tòa án không có nghĩa vụ mặc nhiên đi thu thập thay cho người dân. Căn cứ khoản 4 Điều 15 Luật Tổ chức Tòa án nhân dân 2024, Tòa án hỗ trợ đương sự thu thập chứng cứ bằng việc ra quyết định yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân đang lưu giữ cung cấp tài liệu. Để kích hoạt quyền này, đương sự phải:

• Làm đơn yêu cầu thu thập chứng cứ nêu rõ tài liệu cần thu thập và lý do không thể tự thu thập.
• Chứng minh đã áp dụng các biện pháp cần thiết (như đã gửi văn bản yêu cầu bên kia cung cấp, đã đi trích lục tại Văn phòng đăng ký đất đai nhưng bị từ chối hoặc không được phản hồi).
• Chỉ rõ địa chỉ, cơ quan đang lưu giữ hồ sơ mà Tòa án cần can thiệp.

Khi Tòa án ra quyết định yêu cầu cung cấp chứng cứ, các cơ quan, tổ chức đang nắm giữ hồ sơ (như Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Ngân hàng) có trách nhiệm phải thực hiện. Nếu bên tranh chấp đang giữ bản gốc hồ sơ nhưng cố tình không giao nộp theo yêu cầu của Tòa án, họ có thể phải chịu hậu quả pháp lý theo quy định tại khoản 3 Điều 106 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015, bao gồm việc bị xử phạt hành chính hoặc bị Tòa án căn cứ vào các chứng cứ hiện có khác để phán quyết.

>> Xem thêm: Thủ tục yêu cầu Tòa án thu thập chứng cứ vụ án dân sự

Tiến hành thu thập các chứng cứ gián tiếp để chứng minh yêu cầu, bảo vệ quyền lợi

Sử dụng chứng cứ gián tiếp nhằm xây dựng một chuỗi mắt xích để chứng minh sự tồn tại của các tài liệu đang bị che giấu. Khi các hồ sơ trực tiếp như hợp đồng hay giấy chứng nhận bị đối phương giữ, các tình tiết phụ, các giao dịch liên quan sẽ trở thành căn cứ quan trọng để Hội đồng xét xử xem xét và kết luận về nội dung tranh chấp.Trong trường hợp một hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất bằng giấy tay bị bên bán che giấu để đòi lại đất, bên mua cần thu thập:

• Chứng từ tài chính: Biên nhận thu tiền, sao kê ngân hàng hoặc các giấy tờ vay mượn tiền để trả cho việc mua đất. Những tài liệu này gián tiếp xác nhận sự tồn tại của một giao dịch chuyển đổi tài sản.
• Dữ liệu điện tử: Các đoạn tin nhắn trao đổi qua Zalo, Messenger, Email về việc thỏa thuận giá cả, thời gian giao đất. Theo khoản 3 Điều 95 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015, thông điệp dữ liệu được thể hiện dưới hình thức điện tử được coi là nguồn chứng cứ.
• Hồ sơ thực hiện nghĩa vụ tài chính: Biên lai nộp thuế đất hàng năm, hóa đơn điện nước mang tên người đang sử dụng đất. Việc nộp thuế ổn định trong thời gian dài là bằng chứng gián tiếp mạnh mẽ cho việc sử dụng đất hợp pháp.

Giá trị của chứng cứ gián tiếp không nằm ở tính đơn lẻ mà nằm ở sự logic. Nếu bên bị kiện khẳng định không có việc bán đất, nhưng bên khởi kiện đưa ra được hình ảnh xây dựng nhà không bị phản đối, biên bản bàn giao mốc giới có chữ ký và các tin nhắn hứa hẹn sang tên, thì Tòa án hoàn toàn có cơ sở để bác bỏ lập luận của bên bị kiện.

>> Xem thêm: Các hoạt động thu thập chứng cứ khi giải quyết tranh chấp đất đai

Đề nghị triệu tập nhân chứng, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan

Theo quy định tại Điều 91 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015, đương sự có nghĩa vụ đưa ra chứng cứ để chứng minh yêu cầu của mình là có căn cứ. Trong trường hợp tài liệu bị đối phương giữ, đương sự có quyền yêu cầu Tòa án triệu tập người làm chứng theo quy định tại Điều 77, Điều 99 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015 để khai báo về các tình tiết liên quan đến vụ việc mà họ biết được.

Người làm chứng có thể là:

• Các hộ dân liền kề và Trưởng thôn/Tổ trưởng dân phố: Đây là những chủ thể nắm rõ nhất về ranh giới thực tế, thời điểm bắt đầu sử dụng đất và tính ổn định của việc sử dụng đất. Lời khai của họ có giá trị chứng minh việc có hay không có sự chiếm hữu, sử dụng thực tế của nguyên đơn/bị đơn, từ đó phản bác lại các luận điểm sai sự thật của bên đang che giấu hồ sơ.
• Cán bộ địa chính hoặc Lãnh đạo UBND cấp xã qua các thời kỳ: Những cá nhân này, dù đã nghỉ hưu hay chuyển công tác, là người trực tiếp thực hiện việc đo đạc, lập sổ mục kê hoặc chứng kiến việc giao đất, cấp đất tại thời điểm lịch sử. Lời khai của họ về quy trình cấp đất, nguồn gốc đất là chứng cứ quan trọng để Tòa án xem xét tính hợp pháp của quyền sử dụng đất, đặc biệt trong bối cảnh hồ sơ giấy tờ hiện tại không đầy đủ.

Đương sự cần đề nghị Tòa án đưa Văn phòng Đăng ký đất đai hoặc Ủy ban nhân dân cấp (cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận) vào tham gia tố tụng với tư cách là Người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan theo quy định tại khoản 4 Điều 68 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015.

• Khi tham gia tố tụng, các cơ quan này có nghĩa vụ cung cấp tài liệu, chứng cứ theo yêu cầu của Tòa án. Mặc dù bên tranh chấp có thể che giấu bản chính Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc Hợp đồng chuyển nhượng, nhưng tại Văn phòng Đăng ký đất đai luôn lưu trữ Hồ sơ địa chính (bao gồm Sổ địa chính, hồ sơ cấp giấy chứng nhận ban đầu, hồ sơ biến động đất đai).
• Thông qua việc tham gia của đại diện Văn phòng Đăng ký đất đai, Tòa án sẽ thu thập được các bản sao lục, trích lục từ hồ sơ gốc. Các tài liệu này có giá trị pháp lý chứng minh nguồn gốc, chủ sở hữu và các biến động của thửa đất, thay thế hoàn toàn cho các giấy tờ mà bên kia cố tình không giao nộp. Đồng thời, cơ quan này cũng sẽ có văn bản giải trình về trình tự, thủ tục cấp giấy, giúp Tòa án xác định Giấy chứng nhận đó được cấp đúng hay sai quy định pháp luật.

Dịch vụ luật sư tư vấn giải quyết tranh chấp đất đai khi một bên cố tình không cung cấp hồ sơ

Việc một bên cố tình che giấu, không cung cấp hồ sơ pháp lý (như Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, Hợp đồng, Di chúc…) nhằm gây khó khăn và kéo dài thời gian giải quyết tranh chấp. Luật Long Phan PMT cung cấp các hạng mục công việc dịch vụ pháp lý liên quan sau:

• Tư vấn xác định các loại tài liệu thay thế có giá trị chứng minh tương đương (như Sổ mục kê, Sổ địa chính, Biên lai thuế) để hoàn thiện hồ sơ khởi kiện ban đầu.
• Hướng dẫn khách hàng liên hệ Văn phòng Đăng ký đất đai hoặc UBND cấp xã để xin trích lục hồ sơ địa chính, trích lục biến động đất đai và các giấy tờ gốc đang được lưu trữ tại cơ quan quản lý.
• Hướng dẫn liên hệ với Tổ chức hành nghề công chứng hoặc UBND để sao lục các Hợp đồng chuyển nhượng, Văn bản khai nhận di sản thừa kế đã từng được chứng thực trước đây.
• Thực hiện các biện pháp tố tụng để buộc giao nộp chứng cứ:
  • Soạn thảo Đơn yêu cầu Tòa án thu thập chứng cứ hoặc Đơn yêu cầu Tòa án buộc bên đang giữ tài liệu phải giao nộp cho Tòa án theo quy định của Bộ luật Tố tụng Dân sự.
  • Đại diện tham gia các buổi làm việc, hòa giải để yêu cầu đối phương công khai hồ sơ gốc, ghi nhận sự việc vào biên bản làm căn cứ chứng minh hành vi cản trở của họ.
  • Yêu cầu Tòa án ra Quyết định xem xét, thẩm định tại chỗ để xác lập hiện trạng sử dụng đất thực tế, tạo lập chứng cứ mới độc lập với các giấy tờ đang bị che giấu.
• Tham gia tranh tụng và xử lý tình huống tại Tòa án:
  • Xây dựng luận cứ tranh tụng dựa trên các chứng cứ đã trích lục được, chứng minh nguồn gốc đất và quá trình sử dụng hợp pháp của khách hàng bất chấp việc thiếu hồ sơ gốc.
  • Yêu cầu Tòa án trưng cầu giám định nếu đối phương đưa ra các bản sao (photocopy) có dấu hiệu cắt ghép, giả mạo mà không chịu xuất trình bản chính để đối chiếu.
  • Bảo vệ quyền lợi khách hàng trong trường hợp Tòa án tạm đình chỉ vụ án do thiếu chứng cứ, kiên quyết khiếu nại để vụ án được tiếp tục giải quyết theo đúng trình tự pháp luật.

Câu hỏi thường gặp (FAQs) về hướng giải quyết tranh chấp đất đai khi một bên cố tình không cung cấp hồ sơ

Dưới đây là những giải đáp cho các câu hỏi thường gặp nhất giúp Quý khách định hướng xử lý tình huống này một cách an toàn và đúng luật.

Cơ quan đăng ký đất đai từ chối cung cấp thông tin thì phải làm gì?

Quý khách cần yêu cầu họ trả lời bằng văn bản nêu rõ lý do từ chối được quy định tại khoản 2 Điều 28 Luật Tiếp cận thông tin 2016, đây là bằng chứng quan trọng để Quý khách chứng minh với Tòa án rằng mình đã nỗ lực tự thu thập nhưng không thành từ đó làm căn cứ yêu cầu Tòa án hỗ trợ thu thập tài liệu, chứng cứ theo khoản 4 Điều 15 Luật Tổ chức Tòa án nhân dân 2024.

Có quyền được sao chụp tài liệu, chứng cứ do bên kia nộp cho Tòa án không?

Theo khoản 8 Điều 70 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 đã ghi nhận quyền của Quý khách đó là “ Được biết, ghi chép, sao chụp tài liệu, chứng cứ do đương sự khác xuất trình hoặc do Tòa án thu thập, trừ tài liệu, chứng cứ quy định tại khoản 2 Điều 109 của Bộ luật này.”. Quý khách hoàn toàn có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết quyền lợi cho bản thân mình.

Như vậy, theo quy định của pháp luật, Quý khách được phép ghi chép, sao chụp tài liệu, chứng cứ có trong hồ sơ vụ án. Tuy nhiên những tài liệu, chứng cứ đó phải liên quan đến vụ án mà mình tham gia. Trước khi sao chụp hồ sơ, Quý khách cần phải liên hệ, làm đơn yêu cầu tới Tòa án để Tòa án (cụ thể là thẩm phán giải quyết vụ án) chấp thuận đề nghị của mình. Đơn hoặc văn bản yêu cầu phải ghi cụ thể các tên tài liệu, chứng cứ mà mình cần ghi chép, sao chụp.

Hợp đồng mua bán đất viết tay không công chứng có được Tòa án chấp nhận không?

Theo khoản 3 Điều 27 Luật Đất đai 2024, hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất phải được công chứng hoặc chứng thực. Hợp đồng viết tay không công chứng vi phạm về hình thức và có thể bị tuyên vô hiệu theo Điều 129 Bộ luật Dân sự 2015. Tuy nhiên, Tòa án có thể công nhận giao dịch nếu một hoặc các bên đã thực hiện ít nhất hai phần ba nghĩa vụ trong hợp đồng theo khoản 2 Điều 129 Bộ luật Dân sự 2015. Do đó, chứng cứ về việc đã thanh toán tiền và đã nhận đất có ý nghĩa quyết định trong tình huống này.

Tin nhắn và email có được công nhận là chứng cứ không?

Có. Dữ liệu điện tử là nguồn chứng cứ hợp pháp nếu được thu thập đúng quy định và xác định được tính toàn vẹn, nguồn gốc theo Điều 95 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015.

Những loại chứng cứ nào được coi là hợp pháp?

Chứng cứ phải được thu thập từ hợp pháp, khách quan và liên quan đến vụ án; phải xuất phát từ các nguồn chứng cứ theo quy định tại Điều 93, 94 BLTTDS 2015.

Kết luận

Tranh chấp đất đai khi một bên cố tình không cung cấp hồ sơ không phải là bế tắc pháp lý nếu Quý khách hàng áp dụng đúng chiến lược thu thập chứng cứ. Việc yêu cầu cơ quan đăng ký đất đai cung cấp thông tin theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP, đề nghị Tòa án hỗ trợ thu thập chứng cứ, xây dựng hệ thống chứng cứ gián tiếp và triệu tập nhân chứng tạo thành chiến lược toàn diện bảo vệ quyền lợi của Quý khách hàng. Luật Long Phan PMT với đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm trong dịch vụ luật sư tranh chấp đất đai cam kết đồng hành bảo vệ quyền lợi hợp pháp của Quý khách. Liên hệ ngay Hotline 1900636387 để nhận tư vấn chi tiết và xây dựng phương án pháp lý cụ thể cho tình huống tranh chấp của Quý khách.

Tags: Che giấu hồ sơ đất đai, Giải quyết tranh chấp đất đai​, Khởi kiện tranh chấp đất đai, Mua bán đất giấy tay, Thu thập chứng cứ đất đai, Trích lục hồ sơ địa chính, Yêu cầu Tòa án thu thập chứng cứ